1. Entwickeln Sie einen strategischen Ansatz
Friedbert Schuh: Der Erfolg von hochkomplexen, standort- und funktionsübergreifenden Implementierungen liegt in der Fokussierung auf die Beweggründe für die einzelnen Schritte. Alle Faktoren müssen von der obersten Führungsebene bis zu den einzelnen Mitarbeitern bekannt sein und unterstützt werden, so dass das gesamte Unternehmen hinter den Zielsetzungen steht und diese verfolgt.
2. Stimmen Sie die Projektziele auf die Unternehmensziele ab
FS: Selten handelt es sich bei solchen Projekten um reine Software-Implementierungen. Die meisten Projekte haben einen erheblichen Stellenwert und wirken sich auf die Geschäftsabläufe auf der Führungsebene eines Unternehmens aus. Es ist entscheidend, dass das Projekt sorgfältig auf ein Unternehmen abgestimmt und angemessen priorisiert wird.
3. Setzen Sie realistische Zeitvorgaben
FS: Obwohl man dazu neigt, Vorhaben so rasch wie möglich abschließen zu wollen, kann vorschnelles Handeln zu erheblichen Spannungen und Problemen führen. Von Anfang an müssen realistische Erwartungen definiert und dann während des Projekts beibehalten werden, um eine planmäßige und durchgehend erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen.
4. Statten Sie das Projekt mit geeigneten Ressourcen aus
FS: Die Projektteams konzentrieren sich darauf, die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens abzubilden und im Unternehmen eine Akzeptanz für die zugewiesenen Ressourcen zu schaffen. Denn wenn die Prozessverantwortlichen nicht akzeptiert werden, ist es sehr schwierig, eine Akzeptanz für das Projekt selbst zu erreichen.
5. Setzen Sie funktionsübergreifende Teams ein
FS: Bei einer abgeschotteten Arbeitsweise ohne Schnittstellen im Team besteht die Gefahr, dass das Unternehmen funktionelle Probleme zu spät erkennt, da das Team im Vorfeld des Projekts nicht ausreichend zusammengearbeitet hat. Um das zu vermeiden, muss das Projektteam von Projektbeginn an die gesamte Struktur des betreffenden Systems verstehen.
6. Richten Sie die Systementwicklungen an den Prozessen aus
FS: Hier geht es um die Fokussierung auf die endgültigen Zielsetzungen. Es kommt darauf an, dass das Projekt auf diese Zielsetzungen ausgerichtet ist und alle Beteiligten bereit sind, die Kompromisse einzugehen, die funktionsübergreifend notwendig sein könnten.
7. Beseitigen Sie Ersatzprozesse
FS: Unternehmen entwickeln eine Vielzahl von Prozessen, die ganz ähnliche oder gleiche Aufgaben übernehmen, weil Unternehmen durch veraltete Systeme bei der Änderung ihrer Vorgehensweisen eingeschränkt sind. Grund ist das fehlende Verständnis der auf strategischer Ebene verfügbaren Möglichkeiten, da die Prozessverantwortlichen nur auf operativer Ebene tätig sind. Eine Zusammenfassung aller dieser Systeme zu einem einzigen Prozess kann zu einer Vereinfachung der Abläufe und somit des gesamten Geschäfts führen.
8. Setzen Sie Parameter zur Erfolgsmessung ein
FS: Das Scheitern eines Projekts lässt sich oft darauf zurückzuführen, dass die Ergebnisse der Implementierung nicht gemessen wurden. Häufigste Ursache hierfür ist die nicht erfolgte Festlegung von Benchmarks zu Beginn eines Projekts, die dann als Grundlage für die Arbeiten sowie für die Messung der Endergebnisse dienen. Zur Messung des Projekterfolgs müssen vor allem maximale und minimale KPIs zu Beginn und am Schluss definiert werden.
9. Steuern Sie aktiv die Veränderungen
FS: Solche Projekte können erhebliche Veränderungen für alle Bereiche eines Unternehmens mit sich bringen. Wenn Erwartungen, Sorgen sowie die fehlende Akzeptanz durch die Benutzer nicht angemessen berücksichtigt werden, kann dies das gesamte Projektergebnis zerreiben, obwohl die Implementierung erfolgreich ist.