Wir verwenden ein selbstentwickeltes EDV-Dokumentationssystem. Es ist benutzerorientiert aufgebaut und dient den folgenden Zielgruppen:

- Operating und Dispatching,

- Analyse und Programmierung,

- Fachabteilung,

- Externe Kontrollstelle.

Subsysteme der Dokumentation sind

a) Ablaufplan pro Jobstream mit In-/ Output, File-Belegung, Sicherungsprozeduren, Funktion pro Jobstep;

b) Modulverzeichnis - Verwendungsnachweis aller Datenelemente, Recordversionen, Subroutinen, Tabellen, Programme, Jobstreams und Fachgebiete;

c) Verzeichnis aller

c1) Recordmakros

c2) Codes

c3) Datenelemente, in formeller sowie materieller Hinsicht;

d) Programmbeschreibung;

e) Benutzerhandbuch;

f) RZ-Aktivitätsstatistik.

Die Subsysteme a, c, d und e werden manuell, b, c1 und f maschinell erstellt und verwaltet.

Geringere Ausfallraten

Bei Übergabe eines Jobs in die Produktion kontrolliert eine zentrale EDV-interne Stelle die Vollständigkeit und Richtigkeit der Jobunterlagen a, b, c1 und c3. Bei Mängeln erfolgt Abweisung. Die Verwaltung der Dokumentation erfolgt teilweise zentral durch die gleiche Stelle. Die wichtigsten Dokumente sind doppelt vorhanden und werden aus Sicherheitsgründen getrennt aufbewahrt.

Durch den Zwang zur genauen und richtigen Dokumentation der Jobunterlagen haben wir eine geringere Ausfallrate sowie eine schnellere Reaktionszeit bei Ausfällen in der EDV-Produktion erreicht. Dank des Module-Verzeichnisses können wir heute sämtliche Querverbindungen überschauen - angefangen von der Ebene des Datenelementes bis zum Sachgebiet. Bei Änderungen von Datenelementen, Records etc. ein sehr wertvolles Instrument.

Applikationen leben länger

Schwachpunkte in bezug auf die Qualität sowie die Aktualität des Inhaltes sind das Codeverzeichnis, die Programmbeschreibung sowie das Benutzerhandbuch. Hierbei sind wir noch auf der Suche nach einer Lösung, bei der alle Änderungen zwingend, wenn möglich computerunterstützt ausgeführt werden.

Wir sind der Meinung, daß - bedingt durch Änderungen der Umwelt sowie Erhöhung des Dienstleistungsgrades - die Lebensdauer unserer EDV-Applikationen so beeinflußt wird, daß es ab einer bestimmten Änderungsrate betriebswirtschaftlich vernünftiger ist, einen Jobstep oder -Stream neu zu erstellen. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine vollständige und aktuelle Programmbeschreibung, wenn dies personenunabhängig geschehen soll. Es ist in höchstem Maße gefährlich, wenn das notwendige Wissen hierzu von einer bestimmten Person gehalten wird.

Wir sind überzeugt, daß den Kosten einer guten und praxisgerechten Dokumentation verdeckte "Einsparungen" von Suchaufwand, Leerlauf und Frustrationen entgegenstellen. Daraus resultieren nicht meßbare Verbesserungen der Produktivität sowie der zwischenmenschlichen Beziehungen.

Informationen: Egon W. Talmon-Gros ist Leiter Systemanalyse/ Programmierung, Philips AG, Zürich/ Schweiz.