Der Alltag: Prozesse ohne E-Mails
Die Anzahl intern verschickter E-Mails sagt noch nichts über den Erfolg des Programms aus. Eine geringere Zahl ist kein Selbstzweck. Ein Wandel ist nur erfolgt, wenn die Alternativen zum Geschäftserfolg beitragen:
Ein Kunde erhält schneller eine Antwort auf seine Frage,
interne Informationen verbreiten sich schneller,
Experten für ein Projekt finden schneller zueinander.
Ein Beispiel ist eine Kundenzufriedenheitsabfrage, bei der die Ergebnisse der Befragung über eine zentrale Planungs- und Ergebnisliste im Intranet ausgewertet werden. Dadurch sank das E-Mail-Volumen im Vergleich zu ähnlichen Projekten auf 22 Prozent. Statt zahlreichen Benachrichtigungen, Terminhinweisen und Feedback an mehrere Verteiler stehen zentrale Listen, Pläne und Aufgaben im Projektbereich zur Verfügung. Nur Rückfragen oder Ergänzungen zu den abgelegten Ergebnissen wurden per E-Mail geklärt. So entstand auch ein zentraler Speicherort für die Ergebnisse aus den Befragungen, es gab keine Redundanzen mit verteilten Speicherorten.
- Digital-Experte
Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager". - Änderungen kommunizieren
Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert. - Zeitfresser identifizieren
Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen. - Zeitfenster nutzen
Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten. - Zweiter Grundsatz
E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt. - Erster Grundsatz
Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.
Unternehmensweite Zusammenarbeit über eine Plattform braucht eine kritische Masse: Mitarbeiter müssen überzeugt sein, dass E-Mails nicht das effizienteste Arbeitsmittel sind. Eine gemeinsame Dokumentenablage oder Instant Messaging zu nutzen, kostet dabei weniger Überwindung als in einem ESN aktiv zu werden. So sind manche Kollegen immer noch am besten über Telefon oder Kurznachricht zu erreichen. Erst der Hinweis, sich doch bitte ein interessantes Posting in der Projekt-Community anzusehen, lockt zögerliche Kollegen über das Login-Feld hinaus in das ESN. Die benutzerfreundliche Umgebung, technisch reibungslose Nutzung und spannende Inhalte entscheiden über den Erfolg eines ESN.
Unternehmensinternen Prozesse werden ohne E-Mail aufgesetzt, um den Mitarbeitern zu zeigen, dass selbst geschäftskritische Abläufe auf diese Weise funktionieren. Jeder Prozess wurde anhand eines Reifegrad-Modells untersucht, der anzeigt, wie die E-Mail genutzt wird: Prozesse mit E-Mails wurden als weniger effizient entlarvt im Vergleich zu solchen, die darauf verzichteten. Dabei war jeder Prozessverantwortliche dafür zuständig, die E-Mail aus seinem Einsatzbereich zu entfernen.
Foto: Atos