Einarbeitungsprobleme eines neuen EDV-Leiters

Bekanntlich ist die Fluktuation im Organisations- und EDV-Bereich recht groß, so daß sich eine Vielzahl von EDV-Führungskräften mit dem Problem der Einarbeitung in ihren neuen Wirkungskreis auseinandersetzen müssen.

Im folgenden seien einige wesentliche Probleme genannt, die man bei seiner eigenen persönlichen Einarbeitung berücksichtigen sollte. Dabei scheint es außerordentlich sinnvoll, hierfür die eigene Sekretärin (sofern vorhanden) einzusetzen, um sich von dieser Arbeit zu entlasten. Man kann auch sogar so weit gehen, daß man sich diese Angaben schon vor Dienstantritt zusammenstellen läßt.

Checkliste zur Einarbeitung

1. Glücklich kann sich derjenige Vorgesetzte preisen, welcher gleitende Arbeitszeit in seinem Hause vorfindet, denn er hat kein wesentliches Problem in der Erfassung der Anwesenheiten seiner Mitarbeiter, ansonsten darf er sich durch interne Vorschriften durchwühlen.

2. Bei Spesenabrechnungen sollte man überprüfen, wer unterschreiben darf, wie abgerechnet wird, wie die Reisen bewilligt werden, wie die Auszahlung erfolgt und welche sonstigen Gepflogenheiten sich vielleicht eingeschlichen haben. Hier darf man mitunter auf größere Überraschungen rechnen. Zudem sollte man sich um die Abrechnung der eigenen Trennungsentschädigung kümmern und klären, wie etwa Reisekosten von Bewerbern vergütet werden.

3. Das Verfahren der Postabwicklung sollte man genau unter die Lupe nehmen. Wie erfolgt der Eingang (zentral oder an die einzelnen Mitarbeiter direkt), wie wird der Eingang registriert und wie erfolgt der Ausgang? Damit hängt natürlich direkt die Frage einer internen Unterschriftsregelung zusammen.

4. Die Einrichtung einer zuverlässigen Wiedervorlage führt allen Mitarbeitern klar vor Augen, daß man auf Termine streng achtet. Der damit zusammenhängende Verwaltungsaufwand ist zudem gering.

5. Ein eigenes Kapitel für sich ist der EDV-interne Zeitschriftenverteiler. Hier lohnen sich mitunter einige Forschungsarbeiten. Selbst wenn manche Zeitschriften scheinbar umsonst ins Haus kommen, sollte man sich die Mühe machen, hier eine gewisse Ordnung zu schaffen.

6. Wer schreibt für die Mitarbeiter der Organisation und EDV? Sofern ein zentrales Schreibzimmer vorhanden ist, sollte man die geltenden Normen klären und sich tatkräftig dafür einsetzen, daß sich alle Organisatoren und Programmierer grundsätzlich dieser Einrichtung bedienen. Natürlich ist dies ein Gewöhnungsprozeß, eigene Schreibmaschinen der Programmierung und/oder Organisation sollte man jedoch nicht dulden. Auch Textverarbeitungsdamen sind in der Lage, nach einer gewissen Einarbeitungsphase statt Kobold eben Cobol zu schreiben. Hier wirkt ein Verzeichnis häufig vorkommender Fachausdrücke vielfach Wunder.

7. Ein Formularnummernverzeichnis ist oft eine Fundgrube besonderer Art für die Reorganisation bestehender Abläufe. Also mache man sich die Mühe, hier einen Blick hineinzuwerfen. Ähnlich steht es hier mit dem Kostenstellenplan oder einem Strukturtelefonbuch.

8. Überstunden sind in jedem EDV-Bereich anzutreffen. Man sollte zumindest relativ rasch klären, wer Überstunden genehmigt und wer Überstunden bezahlt erhält.

9. Kleinigkeiten wie Personaleinkauf, Büromaterial in ausreichender Menge, neuester Terminkalender etc. sollten ebenfalls nicht vergessen werden.

10. Sofern es einen gültigen Organisationsplan des Unternehmens oder des eigenen Bereichs gibt, nehme man sich möglichst die Zeit zum gründlichen Studium dieser Unterlagen.

11. Das Studium der einzelnen Personalakten aller unterstellten Mitarbeiter (zumindest derjenigen, die einem direkt unterstehen), gehört zum selbstverständlichen Programm eines jeden EDV-Leiters.