Kollaboratives Projekt-Management

Ein paar Social-Media-Funktionen reichen nicht

Als President Central Europe lenkt Helmut Heptner (49) seit März 2012 die strategischen Geschicke von Comindware, einem Software-Pionier für adaptives Business Prozess Management sowie kollaboratives Projekt-Management, in den Ländern Deutschland, Österreich und der Schweiz. Er hat eine ganz konkrete Vorstellung davon, wie die Technologien Wissensarbeit unterstützen sollen, anstatt sie zu behindern. Dazu berät er Anwenderunternehmen, die ihre IT-Prozesse agiler und anpassungsfähiger gestalten möchten.
Wenn Projekte scheitern, liegt das nach wie vor an mangelnder Kommunikation. Kollaborative Software verspricht Besserung, doch Technik alleine löst das Problem nicht.

Zugegeben, durch den Einzug von Social-Collaboration-Funktionen in das klassische Projekt-Management verändert sich vieles zum Besseren: virtuelle Team Räume machen spontanes und schnelles Abstimmen im Team zum Kinderspiel, und mit aktuellen Informationen zum Projektstatus halten sich die Beteiligten jetzt besser auf dem Laufenden. Davon profitieren auch Projektleiter, die nun nicht mehr mühselig dem letzten Statusreport hinterher laufen müssen. Das Resultat ist mehr Transparenz und weniger Zeitaufwand und Kosten.

Social Collaboration betont weiche Faktoren

Auch helfen die Mechanismen von Social Collaboration dabei, das Bewusstsein für die weichen Faktoren eines Projekts zu schärfen. Damit meine ich vor allem gegenseitige Wertschätzung, Anerkennung oder auch unmittelbares Feedback an Projektkollegen direkt an Ort und Stelle. Ad-hoc mehr Entscheidungsspielräume in einem Projekt zu erhalten, weil man sich in diesem Thema einfach am besten auskennt, hat auch damit zu tun. Immer noch orientieren sich ja viele Entscheider bei der Beurteilung einer guten Projekt-Management-Software an den harten Faktoren, die sich auf Programm-Features beispielsweise Gantt-Charts oder spezielle Reporting-Funktionen beziehen (siehe aktuelle TechConsult-Studie "Projekt- und Wissensmanagement im Wandel").

Keine Frage, Basisfunktionen, die die Durchführung von Projekten überhaupt erst ermöglichen, sind notwendig. Das sollte aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass sich damit allein kein Projekterfolg einstellen wird.

Kommunikative Hürden bei der Projektplanung-, Umsetzung und Steuerung können nur abgebaut werden, wenn es eine gemeinsame Wertebasis gibt und diese bis auf die Projektebene durchschlägt. So können Social-Media-Funktionen bestenfalls den Austausch unterstützen, sie aber nicht komplett ersetzen. Deutlich wird das an virtuellen Projekt-Foren oder Gamifikation-Modulen, wie folgendes Beispiel verdeutlicht:

Der Projektleiter braucht einen bestimmten Mitarbeiter aufgrund dessen Fähigkeiten im Projektteam. Im Laufe der Umsetzung wird deutlich, welchen großen Beitrag dieser Mitarbeiter auf das Projekt einzahlt. Der Projektleiter möchte ihn dafür loben, um seine Leistung entsprechend anzuerkennen. Mittels Gamifikation-Funktion wird die Spitzenleistung auch für die anderen sichtbar, was den betreffenden Mitarbeiter natürlich zusätzlich motiviert. Das wiederum wirkt sich auf den gesamten Projekterfolg aus.

Erst wenn wir lernen, kollaborative Projekte auf Basis von weichen, intuitiven Faktoren zu steuern, anstatt sie als rein technische Herausforderung zu begreifen, werden sie gelingen. Social Media Funktionen eignen sich dazu, die Projektabläufe sinnvoll zu unterstützen- nicht mehr aber auch nicht weniger. (jha)