Platz 3 - Mittelstand

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Mit Prozesslandkarten zeigte Jürgen Thoma, wie sich die IT von Haufe ordnen lässt.

Am Anfang stand eine vertraute Situation: Die IT-Landschaft der Haufe Mediengruppe hatte sich unkoordiniert entwickelt und ließ die Kosten für Wartung und Integration in die Höhe steigen. Zugleich bestand der Wunsch, sich stärker mit Lieferanten und Kunden zu vernetzen.

Die bis dato oft auf "Quick wins" abzielenden IT-Projekte mussten daher laut IT-Leiter Jürgen Thoma dringend einem systematischen Vorgehen hin zu einer konsistenten Architektur mit flexiblen und durchgängigen Geschäftsprozessen weichen.

Thoma und sein Team mussten sich zunächst einen Überblick über den Bestand, die Kosten und die geplanten Investitionen der Anwendungen verschaffen. Die Ergebnisse erfassten sie in einem Architektur Management-System und diskutierten sie mit dem Vorstand.

Kernprozesse im Fokus

Früh im Projekt wurde klar, dass die Hardware und Software neben dem IT-Personal den größten Kostenblock bildete. Die Vorteile eines übergreifenden Enterprise-Architecture-Managements waren anfangs schwerer zu vermitteln. Dies änderte sich, als die Analyse der IT-Architektur und ihrer Prozesse und Anwendungen in den Vordergrund rückte. Um die komplexen Zusammenhänge übersichtlich darzustellen, entschied sich Thoma für ein Modellierungswerkzeug. Mit ihm wurden "Architecture Maps" sowie "Business Views" erarbeitet, welche die Kernprozesse deutlich präsentierten.

BPM eine Nummer zu groß

"Dieses Vorgehen brachte im Projekt den Durchbruch", denn nun waren Vorstand und Fachbereiche bereit, mit der IT über Anwendungen, Prozesse, Konsolidierung und Weiterentwicklung der IT zu diskutieren. Ein umfassendes Business-Process-Management (BPM) war dabei aber nicht das Ziel: "BPM wäre für einen Mittelständer wie uns mit Kanonen auf Spatzen zu schießen", begründet Thoma. Statt endloser "Prozesstapeten" wollte er die wesentlichen Prozessschritte grafisch aufbereiten und mit den dahinterliegenden Systemen verbinden.

Return on Investment

Rund 18 Monate nach Projektstart kann Thoma eine erste stolze Bilanz ziehen: Allein durch Einsparungen von Lizenzen und Wartungsverträgen, sinkende interne Aufwendungen für die IT sowie die Konsolidierung der Systemschnittstellen auf SAP Netweaver wurde ein Return on Investment von über 500 Prozent erreicht. Und die Einsparungen sollen in der kommenden Zeit weiter steigen, erwartet der Manager. So sind bisher noch nicht alle abgeleiteten Maßnahmen umgesetzt. Die neu entstehende Architektur verheißt durch flexiblere Prozesse mit weniger Schnittstellen noch nicht abschätzbare Kostensenkungen in der Zukunft. Heute schon existiert das "Zielfoto" der Architektur, die Haufe in fünf Jahren erreichen möchte. Hierzu hat die IT eine Liste von Handlungsempfehlungen verfasst. Zudem hatte die IT unabhängig von diesen Aktivitäten in den vergangenen Jahren mit einer Standardisierung von Kernanwendungen begonnen.

Vorlage für alle Nutzer

Dank dem systematischen, auf Geschäftsprozesse ausgerichteten Vorgehen beim Umbau der IT-Landschaft der Haufe Mediengruppe existiert heute eine gemeinsame Vorlage für alle Beteiligten und Nutzer. Ohne die Unterstützung des Vorstands hätte die IT aber nie die nötige Neuausrichtung der Architektur in Angriff nehmen können: "Viele Kollegen haben heute den Business View für ihren Bereich in den Unterlagen dabei, wenn es um die zukünftige Gestaltung von Geschäftsprozessen geht."

Jürgen Thoma (42), Haufe Mediengruppe

Position: IT-Leiter.

Branche: Medien (1100 Mitarbeiter).

Ein CIO muss ...die IT-Strategie und "Quick Wins" intelligent ausbalancieren.

Er liest gerade ...Nicholas Carr: "The big Switch".

Lieblingsfach ...in der Schule: Geschichte.

Wichtigstes Projekt: Haufe Solution Map.

Beschreibung: Einführung eines Enterprise-Architecture-Managements.

Projektbereiche: IT-Governance, IT-Architektur, Konsolidierung Anwendungsentwicklung.

Kernprodukte: Aris IT Architect.

Zeitrahmen: Anfang 2007 bis heute.

Projektmitarbeiter: drei (IT-Mitarbeiter gesamt: 30).

Projektbudget: 100 000 Euro (IT-Budget allgemein: zirka sieben Millionen Euro).