Enterprise File Sync and Share (EFSS) stellt die Synchronisierung (File Sync) und den Austausch (Share) von Dokumenten und Dateien in Unternehmen und über die Unternehmensgrenzen hinaus sicher.Der immense Bedarf an entsprechenden Lösungen lässt sich leicht belegen: Information-Worker müssen mit mobilen Endgeräten nicht nur auf ihre Daten zugreifen können. Vielmehr stehen sie ständig in Kontakt mit Kollegen sowie mit externen Partnern, Lieferanten oder Kunden. Dieser kooperative Austausch verläuft sowohl bilateral als auch innerhalb von wechselnden Arbeitsgruppen, die innerhalb eines Unternehmens sowie unternehmensübergreifend tätig sind.

"Um Dokumente sicher und zuverlässig teilen zu können, muss die Lösung die Informationen auf den verschiedenen Devices der beteiligten und berechtigten Personen bereitstellen, führt Dieter Steiner, CEO der SSP Europe GmbH, Hersteller von EFSS-Lösungen, aus. Außerdem müsse das Produkt genau regeln, was der Empfänger damit tun darf - beispielsweise Lesen, Verändern, Löschen, Kommentieren oder Weiterleiten.

Doch wie funktioniert die Synchronisierung bei EFSS? Im Prinzip ist sie nichts anderes als das organisierte Ablegen von Dateien an bestimmten Speicherorten. Dabei stellt die Sync-Software sicher, dass der Nutzer auf allen hierzu berechtigten Geräten die jeweils aktuelle Version eines Dokuments verfügbar hat. Somit können die aktuellen Dateien automatisch in den Ordner der berechtigten, lokalen Devices gespeichert, online bearbeitet oder zur Bearbeitung heruntergeladen werden.

Nachteile bisheriger Lösungen

Ohne EFSS-Lösungen müssten Dokumente weiterhin per E-Mail versendet oder auf einem FTP-Server bereitgestellt werden. Gerade Letzteres wäre wesentlich aufwändiger, da es eine Reihe zwingend erforderlicher Administrations- und Sicherheitsaufgaben nach sich zieht, die sich beim Einsatz einer EFSS-Lösung leicht vermeiden ließen.

Auch der Einsatz von ungesicherten E-Mail-Anhängen - etwa um auch Empfängern außerhalb des Unternehmens Dokumente zugänglich zu machen - führt unweigerlich zu zahlreichen Problemen: Wenn mit mehreren Personen geteilt wird, entstehen sehr schnell E-Mail-Kaskaden, an deren Ende niemand mehr sicher weiß, welche Version eines Dokuments oder einer Datei die aktuellste ist. Hinzu kommt, dass größere Dateien aufgrund der Speicherbegrenzungen der meisten Postfächer praktisch nicht per E-Mail austauschbar sind.

Zudem besteht die Gefahr, dass beim Versenden von E-Mails mit unverschlüsseltem Anhang die Empfänger willkürlich damit verfahren und sensible Informationen leicht missbrauchen können. Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge können leicht ausgespäht werden. Auch kommen E-Mails nicht immer an oder landen versehentlich in Spam-Filtern.

Anforderungen der Unternehmen an EFSS

Dagegen können Mitarbeiter mit EFSS ohne großen Aufwand Files versenden und empfangen. Diese Schnelligkeit und Bequemlichkeit macht selbst Consumer-orientierte Services wie Dropbox trotz aller Sicherheitsbedenken auch für professionelle Nutzer attraktiv. Die Zahlen sprechen für sich: 2012 benutzten laut Forrester bereits 22 Prozent der Information-Worker Cloud-basierende File Sync and Share Dienste wie Dropbox, Sugar Sync und andere. Und 70 Prozent der Dropbox-Nutzer gaben in der Forrester-Umfrage an, dass sie den Dienst sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen.

Doch was für private User eine echte Erleichterung ist, muss sich für Unternehmen schon allein aus Sicherheits- und Compliance-Gründen verbieten. Die meist kostenfreien File Sync and Share Services im Consumer-Bereich sind werbefinanziert und fordern von App-Nutzern beispielsweise den Zugriff auf Kalender- und Kontaktinformationen sowie auf Dateien und WLAN-Verbindungsinformationen.

Darüber hinaus verzichten diese Dienste häufig auf die Verschlüsselung der zu synchronisierenden Daten auf dem Weg zur Cloud, und sie verschlüsseln standardmäßig die Nutzerinhalte auch dann nicht, wenn sie in ihrem Cloud-Speicher abgelegt sind. Was ganz besonders bedenklich ist: Der Nutzer weiß bei den meisten Diensten gar nicht, in welchem Land die Rechenzentren stehen, in denen seine Dokumente gespeichert werden. Das heißt der Nutzer - und damit das Unternehmen - hat keine Informationen darüber, welcher Gesetzgebung der File Sync and Share Dienstleister unterliegt und ob er im Zweifelsfall den nationalen Behörden Einblick in die dort gespeicherten Daten geben muss.

Außerdem sollte es nicht dazu kommen, dass das Unternehmen beziehungsweise die IT-Abteilung nicht weiß, mit welchen Personen die Mitarbeiter welche Dokumente und Dateien teilen. Gerade in regulierten Branchen wie in der Telekommunikation, im Gesundheitswesen oder im Sicherheitsbereich kann dies schon aus Compliance-Gründen nicht toleriert werden. Deshalb ist ein fein justierbares Rechte- und Benutzerkonzept unverzichtbar. Denn damit kann ein Unternehmen genau regeln, welcher Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunde Zugang zu bestimmten Datenräumen und sensiblen Informationen erhält.

Eine EFSS-Lösung macht jedoch keinen Sinn, wenn sie sich nicht rasch und ohne Komplikationen in den Arbeitsprozess eines Unternehmens integrieren lässt. Vorteilhaft ist es deshalb, wenn jederzeit kumulative Zugriffsmöglichkeiten über Mobile Apps, den Desktop-Client, das Web-Interface und ein Add-In für Outlook bestehen. Letzteres trägt auch zur Entlastung der E-Mail-Serverumgebung bei, da speicherintensive Dateien nicht länger versendet werden müssen. Sie können vielmehr über das Add-In hochgeladen und komfortabel mittels eines Download-Links freigegeben werden. Gerade diese Flexibilität, kombiniert mit einfacher Bedienung, erleichtert den Beschäftigten die tägliche Arbeit und steigert im Ergebnis die Zufriedenheit.

Für einige Unternehmen ist es ferner wichtig, dass die EFSS-Lösung ein individuelles Branding erlaubt. Auf diese Weise lässt sich EFSS nahtlos in das Corporate Design des Unternehmens integrieren und vermittelt auch nach außen ein Bild der Geschlossenheit.

Das Thema Datensicherheit erfordert im Umfeld zunehmender digitaler Wirtschaftsspionage auf allen Ebenen der Speicherung und innerhalb der Transferkanäle ausreichende Verschlüsselungsmechanismen sowie Revisionssicherheit. Standardisierte und beschriebene Schnittstellen zu bereits vorhandenen Infrastrukturen und Softwarelösungen sowie eine Integration in Authentisierungssysteme erleichtern darüber hinaus das Setup.

Mehr Effizienz beim Handling von Daten

Der praktische und finanzielle Nutzen einer professionellen File Sync and Share Lösung zeigt sich bei jedem Mitarbeiter an jedem einzelnen Arbeitstag: Eine automatische Synchronisierung führt dazu, dass auf jedem Gerät die aktuelle Version des jeweiligen Dokuments verfügbar ist. Das erspart Mitarbeitern nicht nur die mühsame Kontrolle, sondern oftmals auch die zeitraubende Suche nach der aktuellsten Version, was die Arbeitsabläufe merklich verschlankt - ein bedeutsamer Zuwachs an Effizienz und messbarer Produktivitätsgewinn für das Unternehmen.