Führungstipp

Effektiveres Zeitmanagement

"Wie kann ich meine Zeit besser nutzen? Als Führungskraft suche ich oft nach einer Balance zwischen Mitarbeiterführung, Strategiearbeit und operationellem Geschäft."

Roeland C. Schaart, zertifizierter Business Coach und Vorstandsmitglied der International Coach Federation, weiß Rat auf die Frage einer Führungskraft eines großen IT-Dienstleisters.

Roeland Schaart, zertifizierter Business Coach: "Führungskräfte, die konzentriert ohne Störung arbeiten, können bis zu 50 Prozent ihrer Zeit einsparen."
Roeland Schaart, zertifizierter Business Coach: "Führungskräfte, die konzentriert ohne Störung arbeiten, können bis zu 50 Prozent ihrer Zeit einsparen."
Foto: Roeland Schaart

"Viele Führungskräfte handhaben das Prinzip der offenen Tür, beklagen dann aber, dass sie ihre Aufgaben nicht gezielt erledigen können. Vor diesem Hintergrund ist jedem sicher der Satz bekannt: ‚Haben Sie eine Minute Zeit für mich?‘ Ein ‚Ja‘ kann jedoch wertvolle Zeit kosten. Ich rate Führungskräften deshalb, nur einmal pro Tag Fragen der Mitarbeiter zu beantworten, zum Beispiel für den Zeitraum einer Stunde. Und das auch nur dann, wenn die Fragen nicht im regelmäßigem Team-Meeting besprochen werden können.

Die Bürotür schließen

Eine weitere zeitsparende Option ist, die Bürotür zu schließen, was dann bedeutet: Bitte nicht stören! (Ausnahme bei einer Eskalation). Führungskräfte, die konzentriert ohne Störung arbeiten, können nämlich bis zu 50 Prozent ihrer Zeit einsparen. Positiver Nebeneffekt ist außerdem, dass Mitarbeiter auch lernen, sich selbst besser zu organisieren und zu entwickeln, indem sie sich der Herausforderung annehmen und Probleme in eigner Regie lösen.

Sie kennen wahrscheinlich das Eisenhower-Prinzip, das Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Ebenen gliedert. Eine erweiterte Sichtweise ist, uns nur auf wichtige und noch nicht dringende Aufgaben zu konzentrieren - also die Ebene der Erfüllung. Die meisten arbeiten jedoch an wichtigen und dringenden Aufgaben - der Ebene der Forderung - und werden als Konsequenz extern gesteuert. Sobald wir uns hauptsächlich auf die Aufgaben konzentrieren, die nicht wichtig und nicht dringend sind, bewegen wir uns in der Ebene der Ablenkung. Auch die Ebene der Irreführung hält uns davon ab, das zu tun, was wirklich wichtig ist.

Als letzte Idee sollten die Führungskraft und auch ihre Mitarbeiter akzeptieren, dass nicht alles erledigt werden kann. Konzentrieren Sie sich mit 20 Prozent der Zeit auf die Hauptthemen und erledigen Sie damit 80 Prozent, wie es das Pareto-Modell besagt." (pg)

Weitere Führungstipps: