Von Martin Böhn* und CW-Redakteur Sascha Alexander

Anwendungen für Enterprise Content Management (ECM) oder klassisch: Dokumenten-Management sollen die Vorgangsbearbeitung in Unternehmen vereinfachen. Doch oft stehen Benutzer solchen Produkten skeptisch oder ablehnend gegenüber, weil bei der Einführung versäumt wurde, über ihre Funktionen und vorteile aufzuklären. Fachabteilungen fürchten daher oft, dass ECM-Software die tägliche Arbeit komplizierter macht. Zwar wünschen sie sich bessere Dokumentenprozesse, aber bestehende Arbeitsweisen sollen sich nicht ändern. Am besten (und bequemsten) wäre es für sie, die ECM-Lösung würde alle benötigten Workflow-Funktionen über höchstens drei Buttons zur Verfügung stellen und auch noch ohne eigene Benutzeroberfläche auskommen.

Lösungen statt Funktionen

Solche Ansprüche stellen Projektleiter und Anbieter vor große Herausforderungen und haben in der Praxis zu zwei grundlegenden Lösungsansätzen geführt: Automatismen und Vorlagen sowie an den Anforderungen der Nutzer ausgerichtete Clients. Wie diese Basiskonzepte sich weiterentwickelt haben, zeigt jetzt die Barc-Studie "Software Evaluation Enterprise Content Management". Danach kann ein ECM-System bei Anwendern vor allem durch Informationsbündelung, übergreifende Suche, Vorlagenverwaltung und Workflows gegenüber der bisherigen Vorgangsbearbeitung punkten. Der Einarbeitungsaufwand muss aber in einem angemessenen Verhältnis zur Nutzung stehen. Zudem werben Hersteller von ECM-Software heute lieber mit Lösungen als mit einzelnen Funktionen ihrer Produkte, da diese so oder so ähnlich auch der Wettbewerber verspricht. Dennoch findet sich eine Reihe von Besonderheiten in den Angeboten (siehe "Was die Produkte unterscheidet).

Fat Client oder Portal?

Neben Prozess- und Dokumenten-Templates ist heute in Projekten die Auswahl an Clients entscheidend (siehe die Tabelle "Wie ECM-Systeme die tägliche Arbeit unterstützen"). ECM-Hersteller haben zwar meist noch einen favorisierten Client im Portfolio, doch müssen sie immer mehr dem Druck der Anwender nachgeben und Clients für unterschiedliche Arbeitsweisen anbieten. So richten sich klassische Fat Clients für ECM an Benutzer, die vorrangig Dokumente verwalten müssen. Dabei stehen heute zu installierende Desktop-Clients oder beinahe funktionsgleiche Web-Clients zur Auswahl. Über ein Customizing können die benötigten Funktionen ausgewählt und am Bildschirm angeordnet werden, abgestimmt auf die Belange des einzelnen Sachbearbeiters. Informations-Abonnements und Event-gesteuerte Automatismen erweitern zugleich die klassischen Postkorbfunktionen solcher Clients. Teilweise bieten auch Partner Speziallösungen für Branchen oder bestimmte Aufgabengebiete an.

Andererseits gibt es viele Anwendergruppen, die dokumentbezogene Funktionen selten oder gar benötigen. Ein zentraler virtueller Arbeitsplatz als Teil einer Portallösung ist in diesen Fällen die bessere Wahl. Für die dazu notwendige Integration des ECM-Systems in die Portalumgebung unterstützen die Hersteller heute den Java-Portlet-Standard JSR 168 oder setzen auf den Microsoft Sharepoint Portal Server oder das SAP Netweaver Portal.

Dokumente wie bisher verwalten - nur besser

Die Arbeit mit Dokumenten wird von Unternehmen oft als eine Ergänzung zur bisherigen Verwaltungstätigkeit gesehen. ECM-Funktionen müssen sich daher mit den vorhandenen Fachanwendungen vertragen. Wo das gelingt, können Sachbearbeiter beispielsweise zu einem Buchungssatz in einem ERP-System den entsprechenden Beleg aus dem ECM-System betrachten. Voraussetzung ist aber, dass ECM-Produkte neben Standardschnittstellen auch ausgereifte Entwicklungsumgebungen für die Anwendungsintegration bieten, da es in vielen Unternehmen auch proprietäre Software gibt. Zudem steht heute mit Web-Services eine weitere Kopplungs- und Entwicklungsvariante zur Wahl. Sie werden derzeit auch als ein Integrationsmechanismus für den Aufbau Service-orientierter Architekturen beworben. Für ECM-Hersteller bedeutet es einen hohen Aufwand, Kunden die diversen Schnittstellen bereitzustellen.

Um Anwendern so weit wie möglich ihre gewohnte Arbeitsweise zu belassen, haben die ECM-Hersteller auch Optionen geschaffen, ihre Produkte in den "Windows Explorer" des Windows-Betriebssystems zu integrieren. Über das WebDAV-Protokoll können so die Anwendung als (zusätzliches) Laufwerk dargestellt und Dateien entsprechend abgelegt werden, über eingebundene .dlls (Bibliotheken) lassen sich die Funktionen erweitern. Der Anwender merkt nur bei der Suche oder dem Erscheinen einer Verschlagwortungsmaske, dass er es mit einem ECM-System zu tun hat. Für mehr Komfort insbesondere für Außendienstmitarbeiter soll zudem die Offline-Fähigkeit des Systems sorgen. Hier zeigte der Test, dass sich die Produkte im Implementierungsaufwand sowie in den Funktionen für Suchen, Ändern und Ergänzen von Inhalten im Offline-Modus unterscheiden.

Konkurrenz durch SAP und Microsoft

Eine besondere Herausforderung stellt für die etablierten ECM-Anbieter der Umgang mit SAP und Microsoft dar. Traditionell war die Ablage von Informationen aus Office und R/3 eine grundlegende Aufgabe von ECM-Systemen. Die Zuständigkeiten waren klar verteilt zwischen Dokumentenquelle einerseits und System zur Verwaltung und Ablage andererseits. Doch mittlerweile bieten SAP mit "Records Management" und "Easy DM" sowie Microsoft mit dem "Microsoft Office Sharepoint Server" (MOSS) Funktionen an, die direkt mit den ECM-Systemen konkurrieren. Sowohl die Produkte von SAP als auch von Microsoft sind zwar für Anwender ausgelegt, die einen Großteil ihrer Arbeitszeit in den jeweiligen Systemen verbringen - dies trifft aber auf ein großes Kundensegment zu. Mit den "Basisfunktionen" kann hier kein Projekt mehr gewonnen werden.

Die meisten ECM-Anbieter versuchen auf diese Bedrohung zu reagieren, indem sie ihre Angebote möglichst nahtlos in bestehende oder geplante SAP- und MOSS-Umgebungen integrieren beziehungsweise durch Zusatzfunktionen ergänzen. Typische Erweiterungen für den MOSS sind Funktionen zur Erfassung von Papierdokumenten und zur (langfristigen) Speicherung der Dokumente. Als Benutzeroberflächen dienen in solchen kombinierten Lösungen zumeist das Sharepoint Portal oder Produkte der Office Suite. Wollen andererseits ECM-Anbieter Microsoft bei Ausschreibungen nicht nur ergänzen, sondern ausstechen, müssen sie künftig vor allem auf dem Gebiet der Workflows, Suche und Zusammenarbeit (Collaboration) einen deutlichen Mehrwert gegenüber dem neuen Rivalen vorweisen können. Dazu werden ebenfalls tiefe Integrationen zumindest in Word, Excel und Outlook angeboten sowie die Funktionen als Webpart in Sharepoint-Umgebungen bereitgestellt.

Bezüglich der SAP-Anbindung müssen ECM-Systeme deren Suchmechanismen wie den "Document Finder" und "T-Rex" unterstützen. Zudem streben die Anbieter eine Integration in das Netweaver-Portal an, um auch hier als Ergänzung zum SAP-System Kunden zu gewinnen. Allein eine Zertifizierung der "Archivelink"- Schnittstelle der SAP zur Auslagerung der Dokumente und zur Unterstützung der frühen oder späten Erfassung von Eingangsdokumenten reicht nicht mehr, um sich vom Wettbewerb zu differenzieren.

Wer hat die Dokumente benutzt?

Mit der Umstellung auf die digitale Vorgangsbearbeitung fordern Anwender auch umfassende Funktionen, um die Dokumentenverwendung zu analysieren. Diese sollen neben der dokumentenbezogenen Betrachtung insbesondere über Historieneinträge auch Vorgänge auswerten helfen. Alle ECM-Produkte bieten eine Versionierung der Workflows, damit die Benutzer auch nach längerer Zeit noch die Hintergründe der Prozessabarbeitung nachvollziehen können. Doch bei den Analysefunktionen unterscheiden sich die Angebote stark. So erlauben einige Hersteller neben einem vergangenheitsorientierten Reporting auch eine Echtzeitüberwachung der laufenden Prozesse. Unter dem Schlagwort Business Activity Monitoring werden zudem Dashboards angeboten, die Führungskräften Informationen über den aktuellen Bearbeitungsstand einzelner Prozesse anzeigen und Eingriffsmöglichkeiten bereitstellen. Seit dem letzten Jahr haben sich aber viele ECM-Systeme in puncto Ergebnisdarstellung weiterentwickelt. Statt Transaktionslisten sind nun grafische Elemente wie Balken- und Kuchendiagramme in den Berichten zu sehen. Individuelle Analysen können Anwender entweder direkt im Werkzeug vorgeben oder die Informationen in Excel oder einem klassischen Auswertungswerkzeug wie beispielsweise "Crystal Reports" importieren. (as)

*Martin Böhn ist Senior Analyst beim Business Application Research Center (Barc) in Würzburg.