Ratgeber Dokumenten-Management

ECM-Systeme auf dem Prüfstand

19.03.2008
Von  und


Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.


Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management (ECM) am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition, Prozessmanagement und Software-Auswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent.

ECM-System verbirgt sich im Windows Explorer

Um Anwendern so weit wie möglich ihre gewohnte Arbeitsweise zu belassen, haben die ECM-Hersteller ferner Optionen geschaffen, ihre Produkte in den "Windows Explorer" des Windows-Betriebssystems zu integrieren. Über das WebDAV-Protokoll können so die Anwendung als (zusätzliches) Laufwerk dargestellt und Dateien entsprechend abgelegt werden, über eingebundene .dlls (Bibliotheken) lassen sich die Funktionen erweitern. Der Anwender merkt nur bei der Suche oder dem Erscheinen einer Verschlagwortungsmaske, dass er es mit einem ECM-System zu tun hat. Für mehr Komfort, insbesondere für Außendienstmitarbeiter, soll die Offline-Fähigkeit des Systems sorgen. Hier zeigte der Test, dass sich die Produkte im Implementierungsaufwand sowie in den Funktionen für Suchen, Ändern und Ergänzen von Inhalten im Offline-Modus unterscheiden.

Was die Produkte unterscheidet

Zwar sprechen ECM-Hersteller heute lieber von Lösungen als über einzelne Features, dennoch findet sich in den getesteten Produkten eine Reihe Besonderheiten oder Stärken. Hier eine Auswahl:

Ceyoniq: Sämtliche Funktionen für die Abbildung dokumentenzentrierter Prozesse sind in einem Produkt vereint. Stärken liegen ferner im Sicherheitskonzept (digitale Signatur, Archivierung und Beweispflicht), den Recherche-Funktionen und der Entwicklung von Add-ins.

COI: Gute Integration in andere Anwendungen, verständliche Dokumentation, bedienerfreundliche Clients.

D.velop: Vollständiges ECM-System mit guten Web-Funktionen, Komponenten für Text Mining, standardmäßig vorhandene Akten erleichtern die Bedienung.

Easy Software: Neue Produktlinie "Easy Enterprise" mit leistungsfähigerer Server-Architektur für DMS und Archivierung, Anwendungsintegration und Web-Client. Umfassendes Administrationskonzept und Benutzerverwaltung, umfangreiche Möglichkeiten für die Integration mit Groupware und Web-Content-Management.

ELO Digital Office: Viele Funktionen zur Dokumentenbearbeitung und -archivierung lassen sich mit einem Fenster nutzen, Optimierungsfunktionen beim Scannen, leistungsfähige Skriptsprache, gute Teamfunktionen (Ablage, Indizierung).

Hummingbird: Umfangreiches DMS mit identischen Funktionen für Browser, Windows Explorer und Outlook, ausgeprägte Collaboration- sowie Business-Intelligence-Funktionen, einheitliche Datenbasis für Dokumente und Text Mining.

Hyperwave: Infrastruktur für Dokumenten- und Content-Management, Recherche, Workflow, E-Learning und Groupware, starke SAP-R/3-Integration, flexibel erweiterbare Architektur, Unterstützung zahlreicher Dokumentenformate, ausgereifte Administration.

IBM: IBM Content Manager als Speicher unterschiedlichster Objekte (Text, Bilder, Audio-, Videodateien, Druckdaten), zahlreiche Hard-und Softwareprodukte für DMS, um viele spezialisierte Client-Anwendungen und Workflow-Funktionen erweiterbar, standardmäßige Integration mit "Lotus Workplace Web Content Management".

IBM/Filenet: Konzepte wie "Zero Click", "Active Content" und "Point in Progress Collaboration" sind etwas Besonderes. Erweiterbares prozessgetriebenes ECM, das ein ereignisabhängiges und regelbasierendes Verarbeiten von Content unterstützt, Client rein Browser-basierend.

Open Text: Breites Leistungsspektrum für Dokumenten-, Records- und Wissens-, Prozess- und Skills-Management sowie Archivierung, leistungsfähiger Server (Load Balancing, Clustering etc.), viele Funktionen für den Web-Client, umfassendes Web-Content-Management.

Optimal Systems: Zahlreiche Funktionen für die Definition und Überwachung von Workflows, daten- und funktionsbezogene Rechteverwaltung.

Saperion: Integriertes Softwarepaket, spezielles Tool für die Gestaltung und Integration von Masken, mächtige Capturing/Text-Mining-Lösung.

SER Solutions: Besonders gute Client-Funktionen sowie solche für die Dokumentenverarbeitung, Postkorb und Workflow-Verwaltung, intelligente, fehler-tolerante Suche, umfangreiche Rechtevergabe, sehr gute Dokumentation.

Windream: Mit dem "Virtual File System" existiert eine im Markt einzigartige Integration des ECM-Systems in das PC-Betriebssystem, kein eigener Client nötig, aber vorhanden, funktionsreiches Archiv und integriertes hierarchisches Speicher-Management.