Ratgeber Dokumenten-Management

ECM-Systeme auf dem Prüfstand

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management (ECM) am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition, Prozessmanagement und Software-Auswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent.
Software Enterprise-Content-Management muss zu den Nutzergruppen passen. So gibt es für die Wahl und Ausgestaltung der Clients heute viele Optionen. Was die Hersteller im Einzelnen bieten, zeigt jetzt eine aktuelle Studie.

Anwendungen für Enterprise-Content-Management (ECM) oder klassisch: Dokumenten-Management sollen die Vorgangsbearbeitung in Unternehmen vereinfachen. Doch oft stehen Benutzer solchen Produkten skeptisch oder ablehnend gegenüber, weil bei der Einführung versäumt wurde, über ihre Funktionen und Vorteile aufzuklären. Fachabteilungen fürchten daher oft, dass ECM-Software die tägliche Arbeit komplizierter macht. Zwar wünschen sie sich bessere Dokumentenprozesse, aber bestehende Arbeitsweisen sollen sich nicht ändern. Am besten (und bequemsten) wäre es für sie, die ECM-Lösung würde alle benötigten Workflow-Funktionen über höchstens drei Buttons zur Verfügung stellen und auch noch ohne eigene Benutzeroberfläche auskommen.

Hersteller werben mit Lösungen statt Funktionen

Solche Ansprüche stellen Projektleiter und Anbieter vor große Herausforderungen und haben in der Praxis zu zwei grundlegenden Lösungsansätzen geführt: Automatismen und Vorlagen sowie an den Anforderungen der Nutzer ausgerichtete Clients. Wie diese Basiskonzepte sich weiterentwickelt haben, zeigt jetzt die Barc-Studie "Software Evaluation Enterprise Content Management". Danach kann ein ECM-System bei Anwendern vor allem durch Informationsbündelung, übergreifende Suche, Vorlagenverwaltung und Workflows gegenüber der bisherigen Vorgangsbearbeitung punkten. Der Einarbeitungsaufwand muss aber in einem angemessenen Verhältnis zur Nutzung stehen. Zudem werben Hersteller von ECM-Software heute lieber mit Lösungen als mit einzelnen Funktionen ihrer Produkte, da diese so oder so ähnlich auch der Wettbewerber verspricht. Dennoch findet sich eine Reihe von Besonderheiten in den Angeboten.

Neben Prozess- und Dokumenten-Templates ist derzeit in Projekten die Auswahl an Clients entscheidend. So richten sich klassische Fat Clients für ECM an Benutzer, die vorrangig Dokumente verwalten müssen. Dabei stehen heute zu installierende Desktop-Clients oder beinahe funktionsgleiche Web-Clients zur Auswahl. Über ein Customizing können die benötigten Funktionen ausgewählt und am Bildschirm angeordnet werden, abgestimmt auf die Belange des einzelnen Sachbearbeiters. Informations-Abonnements und Event-gesteuerte Automatismen erweitern zugleich die klassischen Postkorbfunktionen solcher Clients. Teilweise bieten auch Partner Speziallösungen für Branchen oder bestimmte Aufgabengebiete an.