ECM-Markt wächst

ECM für die ganze Vielfalt der Prozesse

01.05.2013
Uwe Küll ist freier Journalist in München.
Informationen schneller finden, Dokumente sicher archivieren, Abläufe effizienter gestalten - die Möglichkeiten von Enterprise-Content-Management sind reichhaltig.

Enterprise-Content-Management beschäftigt die Unternehmen. Nach Erkenntnissen der Analysten von Pierre Audoin Consultants (PAC) ist das Wachstum im Markt für ECM-Dienstleistungen im jährlichen Durchschnitt des Zeitraums 2011 bis 2015 fast doppelt so hoch wie im Segment Finanzbuchhaltung. Und der ECM-Software-Markt wächst im gleichen Zeitraum gar dreimal schneller als das Fibu-Geschäft. Frank Niemann, bei PAC verantwortlich für den Bereich Software, kommentiert dieses Phänomen so: "Natürlich haben wir es hier mit unterschiedlichen Größenordnungen zu tun, was die installierte Basis betrifft, doch der Vergleich belegt deutlich das wachsende Interesse der Unternehmen an ECM." Hauptgründe für diese Entwicklung sind die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die wachsende Bedeutung von unstrukturierten Daten. Parallel dazu hat sich der Begriff des digitalen Dokuments gewandelt. Neben eingescannten Schriftstücken auf Papier geht es heute auch um E-Mails, Textdateien, Tabellen, Formulare und andere - auch bildhafte - elektronische Informationsträger unterschiedlichster Formate und Inhalte.

Nicht die Firmengröße entscheidet über den Bedarf an ECM.
Nicht die Firmengröße entscheidet über den Bedarf an ECM.
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Als wichtigste Trends hat PAC im Rahmen einer aktuellen Untersuchung eine effiziente Suche, die elektronische Akte, Business-Process-Management, Compliance und Big Data ausgemacht. Zwar kamen die Befragten aus Unternehmen mit mindestens 1000 Mitarbeitern, doch aus anderen Studien und zahlreichen Gesprächen mit mittelständischen Anwendern weiß Softwareexperte Niemann, dass diese Punkte - in unterschiedlicher Ausprägung - auch die IT- und Business-Entscheider im Mittelstand beschäftigen: "Nicht die Größe entscheidet über den Bedarf an ECM, sondern das Lösungspotenzial der Technologie für die Geschäftsabläufe des Unternehmens." Ohnehin ist ECM schon lange kein Thema mehr nur für Großfirmen. Auch für den Mittelstand gibt es bezahlbare und leistungsfähige ECM-Lösungen.

Allerdings, so Niemann, fehle es häufig an einer klaren Strategie: "Angefangen wird da, wo der Druck am größten ist. Das kann der Auftragserfassungs- und -bearbeitungsprozess sein, die Buchhaltung oder auch die E-Mail-Archivierung." Und manchmal kommt der Anstoß zur Beschäftigung mit ECM gar vom Dienstleister, der die Multifunktionsgeräte für Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen wartet. Denn die großen Druckerhersteller sind angesichts des Trends, Papier, wenn möglich, zu vermeiden, längst dazu übergegangen, ihren Kunden auch Lösungen für das Management von elektronischen Dokumenten anzubieten. Ohne strategisches Vorgehen in enger Abstimmung der IT mit allen Fachabteilungen ist jedoch schnell eine Entscheidung gefallen, die sich spätestens dann als "zweitbeste" entpuppt, wenn in unterschiedlichen Abteilungen unterschiedliche Systeme eingesetzt und damit Prozesse behindert werden.

ECM ist kein Selbstläufer

ERP-Systeme decken immer öfter manche Basisanforderungen ab.
ERP-Systeme decken immer öfter manche Basisanforderungen ab.
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Unternehmen sind deshalb gut beraten, das Thema Enterprise-Content-Management nicht auf einen Anwendungsbereich begrenzt zu betrachten, sondern an den Erfordernissen der Geschäftsprozesse auszurichten. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Nicht für jede ECM-typische Funktion ist der Einsatz einer ECM-Lösung erforderlich, so Niemann: "Manche Basisanforderungen an das Dokumenten-Management, einen Teilbereich des Enterprise-Content-Managements, werden heute von immer mehr ERP-Produkten mit abgedeckt - sei es durch Eigenentwicklungen des Herstellers oder durch Partnerlösungen." Gerade mittelständische Firmen müssen nicht immer ein umfassendes ECM-System implementieren. Sie sind oft mit kleineren Lösungen, die auf vorhandenen Systemen aufsetzen, bestens versorgt. Niemann erklärt: "Das ist vor allem deshalb wichtig, weil ein ECM-System in der Regel nicht einfach wie ein Textverarbeitungsprogramm installiert wird und dann von selber läuft. Einrichtung und Anpassung sind nötig - und sie sind umso teurer, je komplexer das System ist."