Enterprise Content Management aus der Cloud

ECM: Cloud-Speicher und lokale Systeme sicher verbinden

Matthias Kunisch ist Geschäftsführer der forcont business technology GmbH.
Klassische Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) lassen sich nicht einfach eins zu eins in die Cloud übertragen. Denn die herkömmlichen ECM-Konzepte erfassen, speichern, verwalten und archivieren Informationen meist stationär als On-Premise-Installation. Die Lösung: Schnittstellen, die beide Welten zusammenführen.

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) dienen der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen - größtenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tun sie sicher, nachvollziehbar, compliancegerecht - und meist stationär als On-Premise-Installation. Der schnelle und einfache Onlineaustausch gehört nicht zu den Stärken dieser ECM-Systeme. Das führt dazu, dass Mitarbeiter Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste à la Dropbox nutzen, die ursprünglich für den Consumer-Bereich bestimmt sind - innerhalb des Unternehmens aber auch für den Austausch mit Geschäftspartnern.

Dabei nehmen sie auch ohne großes Zögern Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien in Kauf, weil eine produktive Teamarbeit im Prozess eben immer häufiger eine hohe Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit erfordert. Eigenschaften, die sich nicht in erster Linie mit den klassischen, komplexen ECM-Anwendungen verbinden lassen, sehr wohl aber mit modernem Cloud Computing.

Heutige ECM-Anwendungen sind für die statische On-Premise-Welt konzipiert. Sie sind groß, monolithisch und meist ziemlich kompliziert. Kein Wunder, denn sie wurden entwickelt, um sämtliche im Unternehmen entstehenden Inhalte zu verwalten. Dieses Entwicklungsziel führte dazu, dass sie an stärker ganzheitlichen Unternehmensprozessen orientiert sind. So fehlt im Allgemeinen die Möglichkeit, Dokumente einfach aus einer Anwendung heraus mit Geschäftspartnern zu teilen.

Der Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern per E-Mail kann sich aber mitunter als sehr mühselig, kompliziert und fehleranfällig erweisen. Es entsteht häufig ein Dschungel aus mangelhaft versionierten Dokumenten, deren Aktualität und Bearbeitungsstatus nicht mehr nachvollziehbar ist. Außerdem werden die Inhalte so unnötig dupliziert und über etliche dezentrale Speicher gestreut.

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