ECM-Lösung des Jahres

ECM-Award 2012 kürt innovative Projekte in Unternehmen

Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
Am 23.10.2012 ist es soweit: In insgesamt drei Kategorien wird der ECM-Award verliehen. In der Kategorie "Innovative Projektumsetzung" werden herausragende Leistungen im ECM-Bereich gekürt.

Der Bewertung durch die unabhängige Jury stellen sich in diesem Jahr insgesamt 11 Unternehmen, die innerhalb der letzten 12 Monate besonders innovative ECM-Projekte mit einem beachtlichen quantitativen wie auch qualitativen Nutzen umgesetzt haben.

Enterprise Content Management als Chance erkennen

Foto: PENTADOC AG

Dabei entspricht diese Art der innovativen Projektumsetzung leider keineswegs dem Alltag, wie erst kürzlich auch Analysten von Pentadoc Radar in einer Marktuntersuchung feststellten. Ein Großteil der bundesweiten ECM-Projekte wird immer noch aus der Not heraus bzw. auf eine ganz bestimmte aktuelle Anforderung ausgerichtet umgesetzt. Hierbei blicken viele Unternehmen immer noch vorrangig auf die Technik und anstatt den Fokus auf die notwendige Unternehmensstrategie zu legen. Und der Blick in die Praxis belegt: Wer ECM als ganzheitliche Strategie versteht und umsetzt, der erreicht nicht nur kurzfriste Notlösungen, sondern in der Regel auch Innovation.

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Entscheidend für erfolgreiche ECM-Lösungen ist es, dass diese für die Anwender und ihre Bedürfnisse geschaffen werden. Pentadoc hat den ECM-Award in Deutschland gemeinsam mit der Computerwoche und der Landesmesse Stuttgart initiiert, um bewusst zu machen, dass ECM kein reines Technologie-Thema ist. Ob elektronischer Rechnungseingang, Aktenverwaltung oder Projektarbeit in internationalen Teams - immer muss in diesen Projekten der Anwender im Mittelpunkt stehen. Und das bedeutet zuhören, die Sprache der Fachabteilungen sprechen, in ihren Abläufen denken - oder einfach gesagt: Menschen und Wissen miteinander zu vernetzen. Über den Erfolg solcher Projekte entscheidet einzig die Anwenderzufriedenheit. Als Anwender können Sie mit Ihrer Stimme in zwei Kategorien des ECM-Award zur Entscheidung beitragen:

  • ECM-Lösung des Jahres 2012

  • ECM-Hersteller des Jahres 2012

Stimmen Sie mit beim ECM-Award 2012


Der ECM-Award 2012

Die Jury für den ECM-Award setzt sich aus anerkannten und unabhängigen Experten aus Wissenschaft und Praxis zusammen. Mitglieder der Jury sind:

  • Martin Bayer, COMPUTERWOCHE, IDG Business Media GmbH

  • Dr. Jens Bücking, e/s/b Rechtsanwälte

  • Willi Engel, BITKOM e. V.

  • Petra Greiffenhagen, VOI e. V.

  • Meinolf Gröpper, VDMA, Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V.

  • Prof. Dr. Michael Koch, Universität der Bundeswehr München

  • Stephan Kunkel, DAK-Gesundheit

  • Guido Schmitz, Pentadoc AG

Der Sieger des ECM-Award wird am 23.10.2012 im Rahmen der DMS Expo in Stuttgart gekürt. Folgende Einreichungen sind in der Kategorie "Innovative Projektumsetzung" für den ECM-Award 2012 zur Bewertung eingegangen:

AREVA NP GmbH

Lösungslieferant: EASY SOFTWARE AG

Projektbezeichnung: eArchiv

Kurzbeschreibung: Die AREVA NP GmbH plante die Einführung der revisionssicheren Archivierung technischer Dokumente sowie die Übernahme von SAP-Ausgangsdokumenten über einen Zeitraum von bis zu 90 Jahren. Dabei sollte das ECM-System als autarke Einheit auch ohne Add-ons alle gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen. Im Projekt wurden Server- und Systemkomponenten durch Individualentwicklung erstellt und ein System zur Erfüllung aller vielfältigen gesetzlichen Anforderungen geschaffen.

EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co.KG

Lösungslieferant: OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Projektbezeichnung: Innovative, fachbereichsübergreifende Lösung für Sitzungsmanagement, basierend auf der Lösungsplattform OS|ECM

Kurzbeschreibung: In der EDEKA Minden-Hannover finden wöchentlich Sitzungen auf Managementebene statt, welche über Tagesordnungspunkte (TOP) einzelnen Unternehmensbereichen entscheiden. Die Organisation der Sitzungen bedeutet einen hohen Aufwand, da jeder ständige Sitzungsteilnehmer eine vollständige Agenda mit allen TOPs und Sitzungsgäste individuelle Agenden zu einzelnen TOPs benötigen. Ähnlich anspruchsvoll stellten sich die Dokumentation der Ergebnisse und die Zusammenstellung des Protokolls dar. Es wurde eine Lösung entwickelt, die die Organisation und Dokumentation optimiert und die Zusammenarbeit aller Beteiligten deutlich verbessert hat. Die Sitzungsvorbereitung erfolgt nun in einem zentralen, zugriffsgeschützten Planungsbereich.

Flughafen München GmbH

Lösungslieferant: ELO Digital Office GmbH / HOLME & Co, Consulting & Solutions GmbH

Projektbezeichnung: Einführung eines neuen Enterprise Content Management Systems (ECM)

Kurzbeschreibung: Das schon vorhandene Dokumentenmanagementsystem der Flughafen München GmbH wurde durch ein neues ECM System mit integriertem Webzugriff abgelöst. Dabei wurden die bestehenden Daten und Strukturen in das neue ECM System übernommen. Eine besondere Herausforderung dabei war die komplette und vollständige Migration der bisherigen Funktionen, Schnittstellen, Strukturen und Daten, die Lauffähigkeit unter den Plattformen Linux (RedHat), Windows und Sun Solaris, die Hochverfügbarkeit und Sicherheit sowie die Übernahme von ca. 4 Millionen Dokumenten aus dem Altsystem.

GRZ IT Center Linz GmbH

Lösungslieferant: windream GmbH

Projektbezeichnung: Implementierung der windream Proxy-Server Technologie als Infrastrukturkomponente für die vom GRZ IT Center Linz für die Filialen der Raiffeisenbanken Österreich/Tirol entwickelten Anwendungen.

Kurzbeschreibung: Die Implementierung des windream ECM-Systems im GRZ IT Center Linz für die Raiffeisenbanken Oberösterreich und Tirol war geprägt durch die Zielsetzung, ein zentrales ECM System für die vom GRZ entwickelten Anwendungen auf Basis der windream Proxy-Server-Technologie als Infrastrukturkomponente zu schaffen, in dem geschäftskritische Daten sicher aufbewahrt und von jeder Bankstelle zu jeder Zeit abgerufen werden können. Als besondere Herausforderung stellten sich die zum Teil noch schmalbandigen Netzleitungen in Österreich dar. Die windream Proxy-Server wurden speziell dazu entwickelt, den Datenaustausch - insbesondere über schmalbandige Netzleitungen - zu beschleunigen sowie eine vollkommen transparente Umgebung für alle Bankstellen zu schaffen.

Hapag-Lloyd Kreuzfahrten GmbH

Lösungslieferant: nextevolution AG

Projektbezeichnung: SCIP - Service and Customer Information Portal

Kurzbeschreibung: Hapag-Lloyd Kreuzfahrten hat in Zusammenarbeit mit nextevolution ein neuartiges Customer Relation Management-System auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems entwickelt. Dabei wurde die Ansätze des Enterprise Content Management größtenteils umgesetzt und eine neue Dimension der Informationsdarstellung am Point of Sale geschaffen. Das bisher bestehende System wurde dabei vollständig abgelöst und um wichtige, bisher nicht implementierte Punkte (z.B. E-Mail-Integration) erweitert. Die zuliefernden Systeme (Buchungssystem, Vertriebsdatenbank und das System zur Erstellung der Reiseunterlagen für die Gäste) wurden komplett eingebunden. Hierbei wurden auch bisherige Gaps (vortages-aktuell) durch Real-Time-Zugriffe auf die relevanten Daten korrigiert.

HUK-COBURG-Allgemeine Versicherung AG

Lösungslieferant: SAPERION AG

Projektbezeichnung: Einführung einer digitalen Personalakte bei HUK-COBURG

Kurzbeschreibung: HUK-COBURG hat zur Modernisierung und Effizienzsteigerung im Personalbereich die elektronische Personalakte eingeführt. Hierbei stand besonders die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Optimierung von Arbeitsprozessen im Vordergrund. Wichtige Voraussetzung war die nahtlose Integration zum Personalsystem perbit-insight sowie eine Anbindung an die aktuelle Gehaltsabrechnung von ADP. Ausgehend von der physischen Verwaltung der Personalakten werden im Rahmen des Projekts u. a. ca. 8.500 aktive Akten in die digitale Lösung überführt, so dass insbesondere die hohe und schnelle Verfügbarkeit der Personalakten sichergestellt ist.

SCHWARZMEER UND OSTSEE Versicherungs Aktiengesellschaft SOVAG

Lösungslieferant: macros Reply GmbH

Projektbezeichnung: Ganzheitliche Geschäftsprozess-Unterstützung vom
Posteingang bis zum Postausgang bei der SOVAG

Kuzbeschreibung: Der international tätige Maklerversicherer mit Fokus auf Osteuropa, SCHWARZMEER UND OSTSEE Versicherungs Aktiengesellschaft SOVAG, hat sich zur Optimierung seiner Geschäftsprozesse in der Sachbearbeitung für die Branchenlösung InsuranceSuite der macros Reply GmbH entschieden. Nach nur sechs Monaten war das skalierbare System für die erste Sparte, Kfz, bereits produktiv im Einsatz. Es folgte eine Roll out auf alle anderen Bereiche. Seit dem konnte die Produktivität in der Sachbearbeitung durch den schnellen Zugriff auf neue Vorgänge und standardisierte Akten mit Vertrags- und Kundensicht signifikant gesteigert werden. Die SOVAG profitiert durch bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber ihren Kunden, Maklern und Anspruchstellern sowie durch die jederzeitige Transparenz bezogen auf etwaige Rückstände, Bearbeitungsmengen und Auslastungen.

Die Schweizerische Post

Lösungslieferant: Top Image Systems Deutschland GmbH

Projektbezeichnung: Automatisierte Klassifikation und Erkennung von Poststücken

Kurzbeschreibung: Umgesetzt wurde eine Lösung zur automatisierten Erkennung und Klassifikation von Poststücken im Echtzeitbetrieb. Anforderung an die Plattform ist hier die Paketadresse des Empfängers innerhalb kürzester Zeit zu lokalisieren, die Adressdaten vollständig zu extrahieren und diese, auch unter Zuhilfenahme intelligenter Suchtechnologien und offshore Validierungen mit den Stammdaten der Post abzugleichen. Parallel dazu erfolgt die Lesung der Datamatrix basierter Frankiermerkmale. Dies ermöglicht eine Optimierung der Touren sowie neue Services für die Kunden, wie zum Beispiel Pick Post - um Pakete dort abzuholen, wo man will.

SSC Services GmbH

Lösungslieferant: Fabasoft AG

Projektbezeichnung: Internationales Datenmanagement in der Cloud - Zertifikatsmanagement in einem internationalen Unternehmen

Kurzbeschreibung: Zielsetzung war die Einführung einer Plattform für die Abwicklung firmenübergreifender Geschäftsprozesse mit Lieferanten und Zulieferern. Herstellerzertifikate für Komponenten wie Autoreifen, welche zuvor über unsichere Systeme mit hohem Zeitaufwand und hoher Fehleranfälligkeit übermittelt werden mussten, werden nun über die Cloud verwaltet, bearbeitet und freigegeben. Alle beteiligten Unternehmen haben weltweit aktuelle und bestätigte Dokumente im Zugriff. Dieses Zertifikatsmanagement bringt erhebliche Kostenvorteile für die beteiligten Partnerunternehmen. Als Cloud-Lösung sofort global verfügbar, führt die Anwendung zu einer messbaren Qualitätsverbesserung und zu verkürzten Durchlaufzeiten. Der Automobilproduzent senkt damit das Risiko, dass in seinen Autos nicht zertifizierte Teile verbaut werden.

Steinbeis Papier GmbH

Lösungslieferant: SER Solutions Deutschland GmbH


Projektbezeichnung: Einführung eines intelligenten E-Mail-Managements bei Steinbeis Papier - DOXiS4 Intelligent Contenxt Control (ICC) integriert Informationen aus E-Mails in den Kontext der Auftragsbearbeitung in SAP

Kurzbeschreibung: Der Hersteller von grafischen Recyclingpapieren Steinbeis Papier hat die E-Mail-Kommunikation in seine Geschäftsprozesse integriert. Die SER-Software DOXiS4 Intelligent Context Control (ICC) analysiert alle E-Mails, ermittelt den Kontext und verknüpft sie mit dem dazugehörenden Geschäftsfall in SAP. Nach der automatischen Verschlagwortung, werden sie revisionssicher und GDPdU-konform im SER-Archiv abgelegt. Die Lösung nutzen die Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Versand und Finanzbuchhaltung. Als Besonderheit gilt die über ICC gewährleistete 1-Klick-Zuordnung von E-Mails zu
Geschäftsprozessen.

Swisscom (Schweiz) AG

Lösungslieferant: Legodo AG

Projektbezeichnung: eSignature - effiziente Vertragsprozesse am Point of Sale

Kurzbeschreibung: Das Ziel, Formulare zu digitalisieren, vom Kunden in elektronischer Form unterschrieben zu erhalten und elektronisch zu archivieren, wurde im Projekt eSignature mit der legodo Customer Communication Suite umgesetzt. Dabei werden sämtliche Formulare digital erzeugt und dem Kunden zur digitalen Unterschrift an PCs mit Signatur-Pads oder Tablet PCs angeboten. Die Unterschrift wird durch den Kunden in dafür vorgesehenen Feldern aufgebracht. Nach einer zusätzlichen Bestätigung und Sichtkontrolle der Unterschrift auf dem Dokument wird der Vorgang abgeschlossen. Die sog. einfache elektronische Signatur sichert die Integrität des Dokuments gegen Veränderungen, gewährleistet die Authentizität und stellt außerdem die Rechtsgültigkeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher. Die Vertragsdaten werden elektronisch in die anschließenden betriebswirtschaftlichen Abläufe des Unternehmens integriert. Hiermit wird eine vollständige Digitalisierung des Vertragsprozess am Point of Sales erreicht. (mhr)