Enterprise Content Management

ECM-Auswahl - eigenes System oder im ERP integriertes Modul

16.04.2013 | von Volker Feist
Wer eine Lösung für das Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise Dokumenten Management sucht, muss sich vorher genau überlegen, ob er ein Spezialsystem benötigt, oder ob nicht auch im ERP integrierte Funktionen für die eigenen Anforderungen ausreichen.
Aufbau ERP-System mit verschiedenen Modulen.
Aufbau ERP-System mit verschiedenen Modulen.
Foto: Trovarit AG

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) erfüllen heute eine Vielzahl von Aufgaben in Unternehmen. Um diese Aufgaben zu erledigen, stehen den Anwendern verschiedene Module zur Verfügung wie zum Beispiel die FiBu (Finanzbuchhaltung) oder das PDM/PLM (Product Data Management / Product Lifecycle Management). Diese genannten Funktionsbausteine sind häufig in ihrer Anwendung auf bestimmte Fachbereiche begrenzt. Auch ein Modul mit Dokumenten-Funktionen gehört meist zu einem ERP-System, jedoch wird dieser Baustein im Gegensatz zu den meisten anderen ERP-Modulen in der Regel unternehmensweit angewendet.

Aufbau ECM/DMS-Lösung als zentrale Ablage für alle Applikationen.
Aufbau ECM/DMS-Lösung als zentrale Ablage für alle Applikationen.
Foto: Trovarit AG

Auf der anderen Seite werden die Daten im Unternehmen abteilungs- beziehungsweise funktionsübergreifend benötigt. Diese sind miteinander verknüpft und können im jeweiligen Kontext zusammen verwendet werden. Beispielsweise werden die Adressdaten des Kunden im CRM-Modul (Customer Relationship Management) und die Daten des Auftragsabwicklungs-Moduls zusammen auf einer Ausgangsrechnung im Versand-Modul benötigt.

Aufbau ECM/DMS & ERP als parallele Systeme.
Aufbau ECM/DMS & ERP als parallele Systeme.
Foto: Trovarit AG

Genauso wie mit den Daten des ERP-Systems verhält es sich auch mit Dokumenten. Egal, ob es sich um eingehende Dokumente oder um ausgehende, die vom ERP-System selbst erzeugt werden, handelt - die Dokumente aller Applikationen sollen und müssen unternehmensweit verfügbar sein. Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise Dokumenten Management Systeme (DMS) haben demnach einen vergleichbar unternehmensweiten Charakter wie ERP.

Angebotsspektrum Ablage / Archiv inkl. Records Management.
Angebotsspektrum Ablage / Archiv inkl. Records Management.
Foto: Trovarit AG

Die Prozesse rund um die Verarbeitung von Geschäftsdaten und Dokumenten aller Bereiche aus beiden Systemen laufen somit parallel und ergänzen sich gegenseitig. Nicht selten bieten ERP-Hersteller inzwischen DMS-Module als integrierte Lösung in ihren ERP-Systemen an und können damit Funktionen wie beispielsweise das Archivieren von oder das Suchen in Dokumenten ERP-seitig abdecken. Ein Beispiel für das Angebotsspektrum von den ECM/DMS- und ERP-Spezialisten im ECM-Bereich "Ablage / Archiv inkl. Records Management" als integrierte Lösung. Damit stellt sich für die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen allerdings die Frage, ob eine zusätzliche ECM/DMS-Lösung überhaupt noch einen Mehrwert bietet.

Folgende Aspekte sollten bei einer Entscheidung hinsichtlich dieser Frage berücksichtigt werden:

  1. DMS-Module von ERP-Systemen bieten häufig einen geringeren Umfang an Funktionen als spezialisierte ECM/DMS-Lösungen.

  2. ECM/DMS-Systeme sind technisch auf die Verwaltung von und die Suche in umfangreichen Dokumentenmengen hin optimiert. Bei ERP-Systemen ist das nicht notwendigerweise der Fall, was bei der Indexierung und Suche zu deutlichen Einbußen in der Performance führen kann.

  3. Funktionen des Input- und Output-Managements (NCI Texterkennung, Formularbearbeitung etc.) werden in ERP-Systemen noch recht selten angeboten. Umfassende ECM/DMS-Lösungen hingegen bieten diese Funktionen meist integriert an.

  4. Wie für alle Daten ist auch für Dokumente eine zentrale und redundanzfreie Haltung erstrebenswert. ECM/DMS-Systeme sind von Grund auf darauf ausgelegt, dies zu ermöglichen. Ein einzelnes Dokument lässt sich somit gleichzeitig verschiedenen Ordnern, zum Beispiel Vertrieb, Entwicklung, Planung, zuordnen, ohne durch mehrfache Ablage zu Inkonsistenzen zu führen.

  5. ECM/DMS-Lösungen können in der Regel unterschiedlichste Dokumentenformate handhaben und konvertieren, so dass beispielsweise auch CAD-Zeichnungen in Bereichen außerhalb der Entwicklung weiter genutzt werden können. Mit der Formatvielfalt haben ERP-Lösungen manchmal Schwierigkeiten.

  6. Obwohl mit dem Einsatz eines ECM/DMS-Systems neben der gegebenenfalls bestehenden ERP-Lösung zunächst eine neue Schnittstelle entsteht, lässt sich in vielen Fällen die gesamte IT-Landschaft einfacher und überschaubarer gestalten. Die Schnittstellen zwischen ERP- und ECM/DMS-Lösungen sind meist standardisiert und sehr leistungsfähig. Darüber hinaus können viele weitere Schnittstellen zum Beispiel zu E-Mail, CAD, File-Ablage eingespart oder deutlich einfacher dargestellt werden.

Ist nun das entsprechende Modul im ERP-System ausreichend oder sollte sich das Unternehmen ein separates ECM/DMS-System anschaffen? Eine pauschale Antwort auf diese Frage lässt sich nicht geben. Letztlich hängt es von den zu unterstützenden Dokumentationsaufgaben, deren Häufigkeit, Umfang und Vernetzung ab. Eine individuelle Analyse der Geschäfts- und Dokumentenprozesse kann Klarheit in dieser Frage bringen. Allgemein lässt sich jedoch festhalten, dass mit der Unternehmensgröße das Dokumentenvolumen und die Komplexität der Prozesse steigen. Damit erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass eine spezifische ECM/DMS-Lösung sinnvoll für ein Unternehmen ist.

ECM/DMS ist im Allgemeinen selbst modular aufgebaut, so dass man "klein" anfangen und später das System erweitern kann. Häufig sind Archivierung und Capturing (Scannen und Erfassung von Papierdokumenten) ein geeigneter Startpunkt. Das hat den Vorteil, dass sich mit der Zeit nicht große Mengen an Papier anhäufen und eine Investitionssicherheit durch die Ausbaufähigkeit gegeben ist, wenn weitere Unternehmensprozesse optimiert werden sollen.

Die Auswahl eines geeigneten ECM/DMS ist unter den Gesichtspunkten Projekt-Kosten, Tragweite und Komplexität zu sehen. Eine Begleitung im Auswahlprojekt durch eine fachliche Beratung kann deshalb kurz- und langfristig Kosten sparen. (mb)

Stammdaten-Management braucht Ordnung

IT-Abteilungen begehen regelmäßig dieselben Projekt-Management-Fehler. Kein Wunder, dass nur ein Drittel aller Vorhaben erfolgreich ist.Weitere Informationen zum Beispiel zu den Unterschieden zwischen ECM und DMS finden Sie unter http://www.trovarit.com/ecm-dms/kompetenz-in-ecm-dms.html.

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