Über Jahre gewachsene IT-Landschaften führen oft dazu, dass kein übergreifender Blick auf die eigentlich zu unterstützenden Geschäftsprozesse mehr möglich ist. Dieser Herausforderung musste sich auch der Unternehmensbereich "Brief" der Deutschen Post World Net stellen: Die bestehende IT war teilweise nicht mehr in der Lage, alle Geschäftsprozesse voll abzubilden. So entwickelte die Post etwa ein modernes System zur Vertriebsunterstützung, dem allerdings keine konsistente Datenbasis zur Verfügung stand. Auch sorgten viele Insellösungen für eine kaum mehr zu beherrschende Schnittstellen-Komplexität.
Ausrichtung an den Geschäftsprozessen
"Wir haben gesehen, dass es sehr aufwändig und teuer ist, unsere bestehende IT-Landschaft weiter so aufzubauen, wie wir das in der Vergangenheit gemacht haben", erläutert Uwe Bath aus dem Bereich IT-Strategien "Brief". Weder die Kosten noch die Funktionalität der IT seien geeignet gewesen, die Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft sicherzustellen. Es galt, zwei Probleme zu lösen: Erstens mussten die IT-Funktionen exakt an den Geschäftsprozessen ausgerichtet werden, zweitens sollte die neue Architektur durch reduzierte Schnittstellen einfacher und kostengünstiger zu betreiben sein.
Dazu musste zuerst Klarheit über die Prozesse herrschen, die technisch unterstützt werden sollten. Unter der Führung der Fachabteilungen nahm ein Projektteam deswegen zunächst eine Bestandsaufnahme der Abläufe im Unternehmen vor und definierte dort, wo es notwendig war, neue Zielprozesse. Dabei standen besonders die Marketing- und Vertriebsbereiche im Vordergrund. Zur Unterstützung wurde die Unternehmensberatung McKinsey mit ins Boot geholt. Das Projekt war in den ersten Phasen rein fachlich getrieben und wurde vom Topmanagement mit viel Einsatz verfolgt. Oberstes Prinzip der Planung war eine klare Trennung zwischen den Anforderungen des Geschäfts und der Frage, wie sich diese auf der IT-Seite abbilden lassen.
Im nächsten Schritt wurde aus den neu definierten Prozessen die zur Unterstützung notwendigen funktionalen IT-Anforderungen abgeleitet. Daraus entwickelte das Projektteam eine Struktur, die Aufschluss gibt, wie IT-Projekte künftig zugeschnitten sein müssen. Dabei wurde noch nicht über technische Details verhandelt, betont Bath, es sei im Wesentlichen um Gruppierung und Strukturierung der Funktionen, also um einen "Generalbebauungsplan" der künftigen Anwendungslandschaft gegangen. "Das ist für uns eine wichtige Zwischenschicht zwischen den Prozessen und der IT-Sicht."
Als Grundprinzip der neuen IT wurden Services festgelegt. Diese beschreiben Funktionalitäten und Daten, die einzelne Applikationen untereinander austauschen. So sollte der Schnittstellen-Dschungel auf einen überschaubaren und festen Satz von Leistungsbeziehungen reduziert werden. Von der dadurch erzielten Modularität erwarteten die Verantwortlichen geringere Redundanzen, niedrigere Kosten sowie höhere Flexibilität der Systeme.
Um die modulare Architektur verwirklichen zu können, benötigte das Konzept eine zentrale Infrastruktur, an die alle Komponenten und Applikationen angeschlossen werden können. Dazu implementierte die Deutsche Post den Service-Backbone, einen EAI-(Enterprise-Application-Integration-)Layer. Dieser sollte die allgemeine Schnittstelle bilden, die den Serviceaustausch zwischen allen Systemen ermöglicht und es erlaubt, neue Applikationen schnell in die IT-Landschaft zu integrieren.
Keine proprietären Lösungen
Nachdem die neue IT-Architektur funktional auf dem Papier feststand, ermittelte das Projektteam in einer Machbarkeitsstudie die erforderlichen Basistechnologien. Die Entscheidung fiel gegen proprietäre Lösungen und zugunsten offener Standards wie XML (Extensible Markup Language) und Enterprise Javabeans (EJB). Das System sollte aus dezentralen, lose gekoppelten Komponenten bestehen. Wo sich die Möglichkeit bot, wollte die Post am Markt verfügbare Standardprodukte einsetzen.
Mit diesen Ergebnissen ging die IT-Abteilung zusätzlich in eine externe Revision, bei der von verschiedenen Seiten die Architektur überprüft wurde. "Wir unterstellten einfach, wir seien betriebsblind", erläutert der Leiter des Projekts Service-Backbone, Michael Herr, die Gründe. Die externe Prüfung brachte einige Anregungen, die in das Konzept einflossen.
Im Sommer 2001 begann die eigentliche Implementierung des Service-Backbones. Dazu wurden die Post-Tochter DP IT-Solutions GmbH und der Integrator SPM Technologies GmbH aus Berlin hinzugezogen. Um den geforderten Serviceansatz zu realisieren, baute das Projektteam die Integrationsplattform in drei Schichten auf: einem LDAP-Verzeichnisdienst, einem Web-Server für XML-Schemas und HTTP sowie einem Message-Queuing-System für den asynchronen Datentransport. Der modulare und standardkonforme Ansatz erlaubt einen Best-of-Breed-Mix mit kommerziellen Produkten wie der Message-Queuing-Lösung "MQ Series" von IBM und Open-Source-Produkten wie dem XML-Parser "Xerces" der Apache Software Foundation.
Netzlast klein halten
Da in einem großen Konzern wie der Post erhebliche Datenvolumina anfallen, galt es, die Netzlast möglichst gering zu halten. Deswegen überprüft das System vor dem Transport zunächst, ob die Daten mit der hinterlegten Schnittstellen-Beschreibung übereinstimmen. Die Validierung kann sowohl beim Servicegeber als auch beim Servicenehmer erfolgen. "Wenn ein Service fachlich und technisch mit einem XML-Schema beschrieben ist, aber das verschickte Dokument nicht mit dem Schema übereinstimmt, wird es nicht transportiert", erläutert Herr. Solche Nachrichten sortiert das System einfach aus. Ein Exception Handler bestimmt, wie mit dem fehlerhaften Dokument weiter vorgegangen wird. Darüber hinaus nutzt die EAI-Lösung Datenkomprimierung, um die Netzlast weiter zu senken. Die für die Komprimierung benötigte Zeit sei deutlich geringer als der Zeitverlust, der durch große Datenmengen entsteht, beteuert Herr.
Am 3. Dezember 2001 um 6.30 Uhr wurden die Schalter umgelegt und der Service-Backbone in Betrieb genommen. Insgesamt zeigen sich Bath und Herr mit der Lösung sehr zufrieden. Stolz betont Letzterer: "Bis zum heutigen Tag ist das System noch keine Sekunde ausgefallen." Auch hätte sich der modulare Aufbau und das strikte Einhalten offener Standards bewährt. In der neuesten Version der EAI-Plattform, die in Kürze ausgerollt werden soll, ersetzten die IT-Mitarbeiter den bislang benutzten Web-Server "Iplanet" von Sun Microsystems durch den Open-Source-Server "Tomcat" von Apache. Der Austausch sei ohne große Schwierigkeiten möglich gewesen, berichtet Herr.
Der Aufbau der neuen IT-Architektur lässt der Deutschen Post nun Raum für künftige Entwicklungen. Ein möglicher Schritt sind Web-Services: Da die nun eingeführten Technologien dem Web-Service-Modell bereits sehr nahe kommen, wäre dieser Schritt zumindest aus reiner IT-Sicht nicht schwierig. So orientiert sich schon jetzt der Service-Backbone für den synchronen Datentransport über HTTP am Soap-(Simple-Object-Access-Protocol-)Standard. Herr kann sich Web-Services allerdings eher in der Kommunikation mit Großkunden vorstellen denn als Technologie für den internen Datentransfer: "Im Innenverhältnis muss man sich fragen, ob uns das einen Mehrwert bietet." Aber auch im Kontakt zu den A-Kunden müsse der Geschäftsnutzen für die Fachabteilungen durch Web-Services klar erkennbar sein. Nur der Technologie zuliebe werde die Post dieses Modell nicht einführen.
Eine grundlegende Erfahrung aus dem Service-Backbone-Projekt ist, dass sich Open-Source-Software durchaus für den Einsatz im Konzern eignet. "Wir sind erstaunt, wie gut die Qualität der Open-Source-Produkte ist", bekennt Herr. Neben den günstigeren Lizenzkosten spiele dabei vor allem eine Rolle, dass die von der Post benötigten IT-Merkmale mit quelloffener Software oft wesentlich schneller zu implementieren seien. Quelloffene Software wird künftig wahrscheinlich verstärkt in der Post-IT zum Einsatz kommen.
Auch Unternehmensbereichs-CIO Johannes Helbig zeigt sich mit dem Ergebnis des Architekturprojekts zufrieden, das in der IT-Strategie des Unternehmens eine zentrale Bedeutung einnimmt: Die Deutsche Post ziele auf kleine und schnelle Projekte ab, die innerhalb von drei bis sechs Monaten realisierbar seien, erläutert Helbig. Der EAI-Layer helfe dem Unternehmensbereich Brief, diese Strategie umzusetzen, und mindere damit das Risiko bei IT-Entwicklungen. "Durch lange Laufzeiten besteht die Gefahr, dass sich die eigene strategische Ausrichtung in der Zwischenzeit verändert. Mit zunehmender Größe steigt das Misserfolgsrisiko dramatisch", gibt der IT-Chef zu bedenken. Um die Forderung nach schnellen Projekten durchzusetzen, sei ein System wie der Service-Backbone nötig, mit dem sich ein Schnittstellen-Dschungel und Insellösungen verhindern lassen.
Zudem ist Helbig zuversichtlich, dass sich das Projekt rechnet: "EAI-Experten gehen meist davon aus, dass sich so ein Projekt allein durch die geringeren Kosten für Schnittstellen-Entwicklung und -pflege innerhalb von zwölf Monaten amortisiert." Viel entscheidender sei jedoch die Möglichkeit, neue Applikationen deutlich schneller zu implementieren und damit auch früher im Geschäft nutz- und gewinnbringend einsetzen zu können. Die gestiegenen Anforderungen in der IT, mit den Budgets effektiv zu wirtschaften, sprechen aus Helbigs Sicht ebenfalls für die neue Architektur: "Gerade in Zeiten knapper Budgets ist es sinnvoll, Tools an der Hand zu haben, die einem dabei helfen, strukturiert und redundanzfrei vorzugehen."
Das Unternehmen
Die Deutsche Post AG ist mit einem Umsatz von über 33 Milliarden Euro in 2001 einer der weltweit größten Logistikdienstleister. Innerhalb des Konzerns sind im Unternehmensbereich Brief die Geschäftsfelder Briefkommunikation, Direkt-Marketing und Pressedistribution zusammengefasst. Der Bereich weist für 2001 einen Umsatz von 11,7 Milliarden Euro aus und erreicht mit seiner Infrastruktur von rund 13000 Filialen und 140000 Briefkästen mehr als 39 Millionen Haushalte und drei Millionen Geschäftskunden in Deutschland.