E-Shop und ERP integrieren

Dr. Klaus Manhart hat an der LMU München Logik/Wissenschaftstheorie studiert. Seit 1999 ist er freier Fachautor für IT und Wissenschaft und seit 2005 Lehrbeauftragter an der Uni München für Computersimulation. Schwerpunkte im Bereich IT-Journalismus sind Internet, Business-Computing, Linux und Mobilanwendungen.
Ein entscheidender Faktor im Online-Handel ist die enge Integration von Shop-System und Warenwirtschaft über ein ERP-System. Damit beide problemlos harmonieren, gilt es für mittelständische Betriebe ein paar wichtige Basics zu beachten.

Ein erfolgreicher Online-Handel lebt sowohl von einer guten Webshop-Präsenz als auch von schlanken und effektiven internen Prozessen. Für ersteres ist ein Online-Shop-System zuständig, für letzteres für gewöhnlich ein ERP-System. Beide sollten perfekt miteinander harmonieren.

Bei Standard-Prozessen wie zum Beispiel bei der Bezahlung per Vorkasse wird jedem deutlich, wie die Systeme zusammen agieren müssen. Mit dem Abschicken des Warenkorbs wird im ERP-System ein Vertriebsauftrag generiert, der für die weitere Verarbeitung gestoppt wird, bis das Rechnungswesen den Zahlungseingang vermeldet. Nach Zahlungseingang werden die Folgeprozesse angestoßen und der Endkunde wird benachrichtigt - entweder über den Shop oder über das ERP-System.

An dem Beispiel wird deutlich: Das A und O ist, dass die beiden Welten - Shop und ERP-System - quasi funktionell verschmelzen. Grundlage hierfür ist, dass diese beiden Systeme die gleiche Sprache sprechen, also auf der gleichen technischen Basis wie beispielsweise Java oder .net agieren.

Wer macht welchen Job?

Das Wichtigste ist, dass sowohl die benötigten Daten, als auch die benötigen Funktionalitäten nur EINMAL vorliegen und sich beide Systeme daraus oder davon bedienen. Daten doppelt vorzuhalten, würde nur Probleme verursachen, und Funktionalitäten doppelt zu halten wäre ineffizient.

Die zweite Regel ist, dass jedes System die Aufgaben übernimmt, die es am besten kann. So ist zum Beispiel das ERP-System prädestiniert dafür, die Verfügbarkeit der Artikel zu prüfen und die Konditionsfindung vorzunehmen. Der Shop wiederum ist für die Präsentation der Artikel im Internet verantwortlich und hält somit den Content und die Bilder parat. Wenn jetzt beide Systeme auf gleicher technischer Ebene kommunizieren können, hat man die ideale Voraussetzung für einen Geschäftsbetrieb im B2B-Bereich.

Damit die Kommunikation zwischen den Systemen reibungslos funktioniert, sollten wichtige betriebswirtschaftliche Funktionen für den Webshop über Webservices abrufbar sein. Als Beispiel sei hier die Artikelverfügbarkeit und die Konditionsfindung genannt. Die Anbindung über Web-Services ist heute State of the Art. Bei manchen Systemen ist auch noch eine zusätzliche Kommunikation über Corba möglich. Der Java-Standard Corba unterstützt verteilte Anwendungen, die plattformübergreifend, also unabhängig von Sprache und Betriebssystem, sind.

Was Mittelständler beachten sollten

Mittelständische Betriebe sollten sich zunächst einmal über die technischen und funktionalen Anforderungen für ihr Online-Business klar werden. Der Erfolg hängt dann aber entscheidend davon ab, ob man für das Online-Geschäft einen professionellen Partner für sein Vorhaben zur Seite hat. Experten empfehlen daher Entscheidungsträgern, sich entsprechende Referenzen aus diesem Bereich - vielleicht sogar eigenständig - zu suchen. Google hilft!

Grundsätzlich ist zu bedenken, dass Technik nicht alles ist: Ein Schritt in die Online-Welt ist bei weitem nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Projekt. Das Regelwerk, also auch die marketingtechnischen Gepflogenheiten, unterliegen anderen Gesetzen als im klassischen stationären Handel. Hier sollte man sich deshalb einen Partner suchen, der einen davor bewahrt, in jede Falle zu laufen, in der schon andere gelandet sind.

Software-Einführung: Methoden im Check
Software-Einführung: Methoden im Check
Foto: COMARCH

Was es außerdem unbedingt zu beachten gilt: Online-Projekte werden nach neuen Einführungsmethoden aufgesetzt - also nicht klassisch nach Lasten- und Pflichtenheft, sondern nach der Prototypmethode oder sogar Business SCRUM, einem ausgefeilten Vorgehensmodell der Softwaretechnik.

Wie lässt sich Datensicherheit garantieren?

Ein wesentlicher Punkt in der heutigen Zeit ist die Datensicherheit, die bei keinem Projekt vernachlässigt werden darf. Da mit dem Webshop und dem ERP-Programm zwei separate Systeme zum Einsatz kommen, besitzen beide auch eigene Datenbanken und müssen miteinander kommunizieren. Wer auf einen hohen Sicherheitsstandard Wert legt, sollte bereits bei diesem internen Austausch die relevanten Informationen verschlüsseln.

Ein weiterer Gesichtspunkt ist, in welchem Rechenzentrum die Systeme betrieben werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die entsprechenden Sicherheitsstandards, die über entsprechende Zertifikate testiert sein sollten, umgesetzt werden.

Das Shopsystem von Comarch bietet nach Angaben des Anbieters die Voraussetzungen für die Umsetzung dieser Vorgaben. Demnach ist Comarch eine eigenständige Anwendung mit eigener Datenbank und wird als Cloud-Lösung in einem der sichersten Data Center betrieben. Die Schnittstelle zwischen dem Shopsystem und ERP sorgt dafür, dass nur die relevanten Informationen gemäß den Einstellungen regelmäßig und natürlich verschlüsselt ausgetauscht werden.

Comarch ist als Dienstleister auch bei der Umsetzung des Online-Business behilflich. Das Ziel ist es aber, den Kunden in die Lage zu versetzen, diese Aufgaben selbst zu übernehmen. Die praxisorientierte Dokumentation der Schnittstellen unterstützt dabei.

Comarch ERP in der Praxis

Welche Pluspunkte Comarch ERP in der Praxis bietet, zeigt das Beispiel des Textildiscounters KiK. Der Fashion-Händler erweiterte kürzlich sein bestehendes Filialnetz von mehr als 3.250 Standorten um einen Online-Shop (www.kik24.de). Für die Umsetzung des Shops hat KiK24 einen separaten Logistikstandort aufgebaut, an dem sämtliche Prozesse mit dem Comarch-System ERP Enterprise abgebildet werden.

Die Implementierung erfolgte zügig: Von der Vertragsunterzeichnung bis zum produktiven Einsatz vergingen nur fünf Monate. "Wir konnten unsere Software in so kurzer Zeit inklusive sämtlicher Scanner-Prozesse einführen, da unser System äußerst flexibel und anpassbar ist", sagt Uwe Rese, Projektleiter bei Comarch.

Im Live-Betrieb zeigte die Lösung, dass sie aufgrund der hohen Skalierbarkeit sehr große Bestellvolumen verarbeiten kann. Arbeiteten zu Beginn 25 Mitarbeiter bei KiK24 mit Comarch ERP, sind es mittlerweile 70. Dabei wird die komplette Lagerlogistik bei KiK auch mit dem Comarch-System abgewickelt.

Über Multi-Channel-Sales ließen sich mit der Lösung sämtliche Online-Shops schnell und tief integriert anbinden. Auch einer internationalen Ausweitung steht nichts im Wege: Durch die MultiSite-Struktur ist die geplante Internationalisierung in weitere Länder bereits vorbereitet. Die leichte und schnelle Vernetzung mit Geschäftspartnern ist ein weiterer Pluspunkt des ERP-Systems. Das war mit ein wesentlicher Grund, warum sich vor einigen Jahren auch Online-Händler wie Zalando oder Blume2000.de für die Software von Comarch entschieden. Weitere Fallbeispiele, Videos und Meinungen zu Comarch ERP finden Sie auf der Website www.wir-sprechen-kundisch.de.