Die Beschaffung von IT-Equipment hat sich in den vergangenen Jahren zu einem eigenen Wirtschaftszweig entwickelt. Wesentliches Merkmal komplexer IT-Projekte ist das "Bundling", das heißt die Verknüpfung von Hardware, Software und Dienstleistungen zu einer Gesamtlösung für den Kunden.

Der hohen Komplexität solcher Projekte, an denen typischerweise verschiedene Dienstleister und Zulieferer sowie Transportunternehmen beteiligt sind, steht zumeist eine manuelle Planung und Koordination mit konventionellen Mitteln gegenüber. Dies führt zu einem hohen Aufwand in diesen beiden Bereichen. Typische Änderungen, zum Beispiel wegen neuer Kundenwünsche oder technischer Änderungen, können häufig nur verzögert berücksichtigt werden.

Über die zentrale Web-Applikation "E-Rollout" werden heute alle Arbeitsschritte des Dienstleisters Siemens ITS und seiner Partner abgebildet. Alle am Projekt beteiligten internen und externen Partner planen, arbeiten und kommunizieren über ein einziges Projekt-Tool miteinander. So werden Planung und Projektsteuerung vereinfacht, Koordination und Logistik verbessert, redundante Datenhaltung vermieden, die Projektbearbeitungszeiten verkürzt und die Prozesskosten nachhaltig gesenkt.

Planung, Lieferung und InstallationSiemens ITS bietet als Dienstleister die Komplettausstattung von Unternehmen mit Hard- und Software an. Dazu gehört auch die komplette Netzwerk-Infrastruktur inklusive aller damit verbundenen Dienstleistungen. Neben dem Hauptgeschäft der Neuausstattung - einschließlich Rücknahme der Altsysteme - sind aber auch Sonderfälle möglich. Beispiele hierfür sind reine Software-Installationen oder die Auslieferung von Sondergeräten wie beispielsweise Geldautomaten. Unter "Rollout" versteht Siemens ITS die Synchronisation aller Prozessschritte bei der Planung, Lieferung und Installation von Hardware, Software und Dienstleistungen bis zur Inbetriebnahme.

Die hier am Beispiel der IT-Beschaffung beschriebene Problematik hat drei charakteristische Hauptkomponenten:

-Mangelnde Transparenz, verbunden mit einem verzögerten Informationsaustausch,

-fehlende Planungsfunktionalität, um denBedarf des Kunden, die Versorgung mit Material und die Bereitstellung der notwendigen Kapazität im Bereich des Customizing Centers, der Techniker und der Transportunternehmen zu planen sowie

-unzureichende Workflow-Steuerung, um die Abarbeitung der Prozesskette (Begehung - Beschaffung - Customizing - Transport - Installation) zu koordinieren.

Vielfach redundante DatenerfassungDarüber hinaus waren weitere Aspekte zu berücksichtigen. Bisher gab es keine durchgängige Softwarelösung, welche die zentrale Erfassung der Daten und den Workflow eines Rollout-Projekts unter Einbindung aller Unterauftragnehmer unterstützt. Die Folge war eine vielfach redundante Datenerfassung und -haltung. Da in den Prozess viele Partner eingebunden waren, zum Beispiel Zulieferer, Customizing-Center, Distributions-Center und Installationsteams, boten sich mehrere Ansatzpunkte zur Optimierung an: die äußerst komplexe Projektkoordination, die Ertragsminderung durch Fehlbestellungen und Irrläufer bei der Hardware sowie die Zeitverluste durch schwer abrufbare aktuelle Zustände der jeweiligen Aufträge.

Um Dienstleistungen und das Disponieren von Material optimal zu koordinieren, wurden E-Business-Technologien mit Supply-Chain- Management kombiniert. Projektziel war eine integrierte Applikation, die den gesamten Rollout-Prozess abbildet: von der Planung über die Auftragssteuerung und -verfolgung bis hin zur Installation, Inbetriebnahme und Fakturierung. Alle beteiligten Partner waren einzubinden. Besondere Aufmerksamkeit musste der Planungsqualität zukommen, denn die Zusage von Lieferterminen für ein Projekt mit vielen Standorten - beispielsweise einer Bank mit bundesweitem Filialnetz - erfordert besondere Präzision bei der Koordination der eingebundenen Lieferanten und Dienstleister.

Alle Beteiligten erhalten über das Internet eine personalisierte Sicht auf ihre Projektaufgaben. Der Projektplan wird täglich über ein Advanced Planning System aktualisiert und optimiert. Änderungen werden online erfasst und im System propagiert. Eine Workflow-Steuerungskomponente unterstützt die Projektleitung.

Die direkte Anbindung des Systems an die Transaktionssysteme, zum Beispiel SAP R/3, der Partnerunternehmen wie etwa Hardwarezulieferer, Customizing Center, Spediteure oder Dienstleister ermöglicht den Austausch von Stammdaten, die Verarbeitung von Bestellungen und die Abrechnung des Projektes. Sämtliche zu koordinierenden Prozessaktivitäten werden transparent im Internet dargestellt. Der Gesamtprozess wird beschleunigt durch direkten Informationsaustausch und Vermeidung von Doppelarbeiten sowie Vorwärtsvisibilität und effizientere Prozesskoordination über Unternehmensgrenzen hinweg. Schnelles Exception Handling bei Planabweichungen und deutlich gesenkte Prozesskosten runden die Lösung ab.

Präzise Ressourcen-EinsatzplanungBereits in der Projektierungsphase wurde der Dienstleister J&M, mittlerweile auch für die technische Projektleitung verantwortlich, eng in die Planung einbezogen. Gemeinsam mit erfahrenen Projekt-Managern wurde ein umfangreicher Anforderungskatalog, die "requirements documentation", als Grundlage für die komplette Entwicklung erstellt. Hierbei zeigte sich sehr schnell, dass eine den Anforderungen entsprechende Umsetzung nur durch die effiziente Verschmelzung von Prozess-Know-how und technologischer Umsetzungskompetenz möglich sein würde. Gemeinsam entstand ein Projektsteuerungs-Tool für logistische Aufgaben, das eine sehr präzise Ressourcen-Einsatzplanung für die eingebundenen Lieferanten und Dienstleister ermöglicht. Alle Projektpartner erhielten Zugriff auf die jeweils für sie relevanten Informationen und die für sie notwendigen Steuer- und Feedbackmöglichkeiten.

*Karsten Ötschmann ist Niederlassungsleiter bei J & M Management Consulting GmbH in Düsseldorf und für die Bereiche Supply-Chain-Management und E-Business verantwortlich.

Die TechnologieAuf Basis des Resource Schedulers der Firma i2 Technologies können nicht nur die Lieferdaten der Hardware, sondern auch die Einsatztermine der Auftragspartner berechnet werden. Um dieses zentrale Element herum wurde eine Web-Applikation auf Basis des CM (Customer Management Suite) von i2 entwickelt. Aufgrund der Komplexität des Prozesses musste ein großer Teil der Anwendung als Individualentwicklung, das heißt als Erweiterung des bestehenden Datenmodells und durch Entwicklung einer entsprechenden Anwendungslogik sowie eines passenden User-Interface realisiert werden. Nach den Anforderungen der Projekt-Manager wurde die Web-Applikation unter Verwendung von Microsofts Activ Server Pages (ASP) entwickelt. Die Kommunikation mit der i2-Software erfolgt über Komponenten, die eine Trennung von Darstellungs- und Applikationslogik erlauben.

Als Applikations-Server kommen Microsofts"Site Server" und "Internet Information Server" zum Einsatz, die Datenbank stammt von Oracle.