Suchen besser als Ordner anlegen

E-Mails sortieren ist unproduktiv

Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.
Wer seine Mails aufwendig in Ordner sortiert, verschwendet Zeit und arbeitet weniger produktiv. Zu diesem Ergebnis kommt eine IBM-Studie.
Der Posteingang der Zukunft könnte E-Mails zum Beispiel semantisch sortieren.
Der Posteingang der Zukunft könnte E-Mails zum Beispiel semantisch sortieren.
Foto: ErickN - Fotolia.com

Viele sortieren ihre E-Mails in Ordnern, und denken, sie damit später schnell wiederzufinden und ihren Posteingang übersichtlich zu halten. Autoren einer IBM-Studie fanden jetzt heraus, dass diese Vorgehensweise überhaupt nicht produktiver als andere ist. Im Gegenteil. Schneller und produktiver ist es, E-Mails im Posteingang zu belassen und mit der Suchfunktion bei Bedarf auf sie zuzugreifen.

Die Relevanz des Themas unterstreichen bereits andere Studienergebnisse. 37 Prozent der E-Mails werden nicht auf der Stelle beantwortet, sondern die Empfänger schieben das Beantworten auf. Das heißt, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut nach der E-Mail suchen werden, um sie zu beantworten. Außerdem suchen viele Menschen ältere E-Mails zum Beispiel, um die Kontaktdaten der Versender aufzurufen.

Die Forschung unterscheidet grob zwischen zwei verschiedenen Typen von E-Mail-Ablegern:

  • Die einen bereiten sich durch verschiedene Maßnahmen bereits auf das eventuelle Wiederfinden von E-Mails vor, zum Beispiel durch das Erstellen von Ordnerstrukturen oder das Vergeben von Tags.

  • Andere lassen die E-Mails unsortiert im Posteingang. Neuere Mail-Clients wie Googlemail organisieren die E-Mails automatisch in Threads und haben außerdem eine sehr hilfreiche Suchfunktion.

Die Basis der IBM-Forscher ist eine Studie, in deren Verlauf 385 Teilnehmer insgesamt 85.000 Mal auf abgelegte E-Mails zugriffen. Die Teilnehmenden üben unterschiedliche Berufe aus und kommen aus verschiedenen Hierarchien im Unternehmen. Alle Teilnehmer haben mindestens 30 Tage lang mit dem Mailsystem gearbeitet.