E-Mail-Rechnungen

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 sind die umsatzsteuerlichen Regeln für elektronische Rechnungen deutlich vereinfacht worden. Elektronische Rechnungen dürfen als Anhang (zum Beispiel PDF) oder im E-Mail-Body enthalten sein. Es werden keine besonderen Anforderungen an die Übermittlung gestellt, so dass das vorhandene E-Mail-System leicht genutzt werden kann.

Für die Aufbewahrung wird ohne technische Vorgaben auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) verwiesen. Nur einen Papierausdruck aufzubewahren reicht allerdings nicht, auch wenn das Kleinunternehmen oft so machen. Dies führt zwar nicht zur Aberkennung der Vorsteuer, doch kann Verzögerungsgeld verhängt werden, da die Rechnungen nicht im elektronischen Format vorgelegt werden können. Sortieren in Ordnerstrukturen und regelmäßiges Brennen auf CD/DVD ist die Minimallösung.

Oft diskutiert wird die Frage, ob ein E-Mail-Body aufbewahrt werden muss, wenn die Rechnung selbst im E-Mail-Attachment enthalten ist. Die Rechtsvorschriften geben hierüber keine Auskunft. Als Buchungsbeleg reicht der Dokumentenanhang aus. Soll betriebsintern der Rechnungseingang nachvollzogen werden, können nur die Informationen aus dem E-Mail-Header weiterhelfen.

Private E-Mails

Bei der Aufbewahrung von E-Mails ist zu beachten, inwieweit die Firmenadresse für die private Kommunikation genutzt wird. Schon die Spam-Filterung kann private Mails filtern und so das im Telemediengesetz (TMG) geregelte Fernmeldegeheimnis durch Vorenthaltung der Informationen für den Arbeitnehmer verletzen. Eine systemgetriebene vollständige Archivierung ist ohne Erlaubnis durch den Mitarbeiter nicht möglich. Der Grund: Es lässt sich nicht ausschließen, dass private E-Mails archiviert werden, auf die später aus Datenschutzgründen nicht zugegriffen werden kann. Ein E-Mail-Archiv kann nicht automatisch zwischen "dienstlich" und "privat" differenzieren, und der Anwender hat keine Chance, private Mails vorher zu löschen. Für den Umgang mit privaten E-Mails gibt es diese Varianten:

• Private E-Mails werden verboten. Die Einhaltung des Verbots muss regelmäßig geprüft, werden, sonst gilt die private Nutzung als geduldet.

• Nutzung separater E-Mail-Adressen für private E-Mails.

• Private-E-Mails werden zugelassen, aber nicht über das firmeneigene E-Mail-System, sondern nur über Google Mail, web.de oder ähnliche Anbieter.

• Private E-Mails werden in der vollständigen E-Mail-Archivierung nicht mit archiviert, da es Regeln gibt, durch die sie erkannt werden können, zum Beispiel Ordner "Privates" in jedem Postfach.

• Private E-Mails werden mitarchiviert. Für den Zugriff auf das Postfach werden Regeln mit dem Betriebsrat abgestimmt.

Die Empfehlung lautet hier: Weg von der privaten Nutzung mit Firmen-Mail-Adresse, hin zu privater Nutzung mit privatem Account über andere Kommunikationswege (zum Beispiel Web-Dienste). Oder es empfiehlt sich der Abschluss einer Betriebsvereinbarung, die dem Unternehmen alles erlaubt, was im Falle einer E-Mail-Recherche notwendig ist.