Eine elektronische Nachricht kann steuerrelevant sein, einen Handelsbrief darstellen oder Rechte und Pflichten für das Unternehmen begründen. Beispiele dafür sind Buchungsanweisungen, Rechnungen, vertragsbegleitende Unterlagen, Produktspezifikationen, Protokolle und vieles mehr. E-Mails sind daher nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) geordnet aufzubewahren. Viele Unternehmen tendieren deshalb dazu, ihre gesamte E-Mail-Kommunikation mit Ausnahme ausgefilterter Spam-E-Mails zu archivieren. Umgesetzt wird diese Archivierung jedoch auf zwei unterschiedliche Arten:
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Anwendergetriebene E-Mail-Archivierung: Hier entscheidet der Benutzer situativ, welche E-Mail in welchen Archivbereichen (Aktenstrukturen, Bereichsarchive, etc.) mit welchen Indexwerten abgelegt werden soll. Das E-Mail-Archivsystem kann ihn hierbei durch Automatismen bei der Indexierung unterstützen.
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Systemgetriebene E-Mail-Archivierung: Bei diesem Verfahren läuft die Archivierung ohne Anwendereingriff regelbasiert und automatisch ab.
Anwender- und systemgetriebene Mail-Archivierung decken also unterschiedliche Anforderungen ab. Häufig ergänzen sie sich in der Praxis, aber nur eine systemgetriebene Archivierung kann die rechtlichen Anforderungen an die Vollständigkeit sicherstellen.
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Relevante E-Mails
Ein häufiges Problem für Anwender ist die Trennung zwischen relevanten und nicht relevanten E-Mails. Relativ einfach ist diese Entscheidung bei Rechnungen oder Buchungsbelegen, da hier Aufbewahrungspflicht besteht. Schwieriger wird es schon bei Korrespondenzen: Anwender können oft nicht bewerten, ob eine E-Mail mit erhaltenen oder getroffenen Aussagen für das Unternehmen relevant ist. Manchmal ergibt sich die Relevanz erst aus dem Verlauf eines E-Mail-Verkehrs heraus: Wenn eine gesendete E-Mail vom Adressaten in der elektronischen Akte abgelegt wurde, und eine Antwort vom Empfänger erfolgt, muss diese gegebenenfalls auch noch gespeichert werden.
In der Praxis führt dieses Prozedere oft zum Aufbau von Ordnerhierarchien in Mail-Postfächern oder öffentlichen Verzeichnissen. Relevante E-Mails landen dann aber nur unregelmäßig oder gar nicht in den elektronischen Akten. Um diesem Wildwuchs und Durcheinander zu begegnen, sind Handlungsanweisungen und Funktionen hilfreich, die für eine strukturierte Ablage sorgen und den damit verbundenen Aufwand verringern. Zu nennen sind hier zum Beispiel Vorschlagswerte oder die Übernahme von E-Mail-Feldern in Indexfelder. Empfehlenswert ist die Kombination aus anwendergetriebener Ablage mit systemgetriebener, wenn zum Beispiel aus Risikoüberlegungen eine Vollständigkeit sichergestellt werden soll.
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