Wer schreibt in Zeiten von Facebook, Twitter und WhatsApp denn überhaupt noch E-Mails, möchte man fragen. Überraschend viele, lautet die Antwort. Vor allem im Geschäftsleben ist die E-Mail weiterhin die Nummer eins unter den Kommunikationsmitteln. Einer Untersuchung der Radicati Group zufolge erhält jeder Wissensarbeiter täglich im Schnitt 72 E-Mails - Tendenz steigend, trotz Facebook & Co.
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Dabei wurde die E-Mail bereits mehrmals totgesagt. In der Tat ist sie in die Jahre gekommen und hat sich zu einer Plage im Arbeitsleben entwickelt, wie eine Umfrage des IDG Business Research Service unter 115 Managern und IT-Fachleuten kürzlich zeigte. Demnach erhöht sich für die meisten Befragten das E-Mail-Aufkommen stetig, fünf Prozent bewerteten diesen Anstieg sogar als stark. Parallel dazu wächst die Arbeitsbelastung, die der Mail-Verkehr mit sich bringt - so empfindet es jedenfalls über die Hälfte der Teilnehmer.
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"CloudKafé" präsentiert sich als eine Art Cloud-Aggregator, mit dem Anwender populäre Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive und Evernote zentral auf einem Web-Dashboard managen können. - Mover
Mit dem Online-Dienst Mover lassen sich Dateien von einem Cloud-Service zu einem anderen auf einfache Weise migrieren. Dabei werden populäre Cloud-Speicher-Dienste wie etwa Dropbox, Box und Google Drive unterstützt. - StarMoney Web
Mit StarMoney Web bietet der Softwarekonzern Star Finanz aus Hamburg eine professionelle Online-Banking-Software, die in der Cloud läuft und Privatanwender adressiert. - Viivo
Verwaltet man seine Daten mit einem Cloud-Speicher wie Dropbox oder Box, sorgt Viivo durch schnelle und komfortable Verschlüsselung für mehr Datensicherheit. - Bime
Mit Bime präsentiert sich eine moderne Business-Intelligence-Lösung, die On-Demand angeboten wird und sowohl Einsteiger als auch Profis adressiert. - Wuala Business
Der Schweizer Hard- und Softwarehersteller LaCie bietet mit Wuala Business eine professionelle Cloud-Backup-Lösung an, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Firmen ausgerichtet ist. - Collmex
Collmex Buchhaltung ist eine funktionsreiche, aber gleichzeitig einfach gehaltene Lösung, die in der Cloud betrieben wird und Laien adressiert. - Bamboo HR
Mit Bamboo HR steht kleinen und mittleren Unternehmen eine anspruchsvolle Personal-Management-Software zur Verfügung, die für Web und Mobile erhältlich ist und Excel den Kampf ansagt. - Capsule CRM
Mit Capsule CRM bietet sich ein leichtgewichtiges CRM-System an, das in der Cloud läuft und sich in erster Linie an Anfänger richtet, die sich einen einfachen Einstieg in die Welt des Software-gestützten Kundenbeziehungsmanagements wünschen. - Datapine
Mit Datapine kommt eine technisch anspruchsvolle, aber gleichzeitig leicht einzusetzende BI-Lösung, die im Browser arbeitet und für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert ist. - Kinvey
Kinvey ist eine umfangreiche BaaS-Lösung ("Backend-as -a-Service”). Damit lässt sich die Entwicklung von Backend-Systemen für Mobile- und Web-Anwendungen deutlich beschleunigen. - BaasBox
Mit "BaasBox” präsentiert sich eine Backend-as-a-Service-Lösung (BaaS) aus dem Open-Source-Lager, die die effiziente Entwicklung eines Daten-Backends für Mobile- und Web-Apps ermöglicht. - Ghost
"Ghost" ist ein neues minimalistisches und quelloffenes Content-Management-System für Blogger, das sich als eine wesentlich einfachere Alternative gegenüber Wordpress positionieren will. - Just Connect
Die Just Software AG präsentiert mit "Just Connect" ein modernes, soziales Intranet, das für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen sorgen soll. - Bunkr
Bei "Bunkr” handelt es sich um ein schlankes Präsentations-Tool, das vollständig im Browser arbeitet und dem Platzhirsch PowerPoint den Kampf ansagt. - Cloudly
Bei "Cloudly” handelt es sich um eine leichtgewichtige Cloud-Lösung für Privatanwender und kleine Unternehmen, die Online-Backups automatisch und in Echtzeit erstellt. - Debitoor
Mit dem leichtgewichtigen Online-Service "Debitoor” können Selbständige und Kleinunternehmen ihre Rechnungsstellung professionell im Browser erledigen. - PipelineDeals
Der Online-Dienst "PipelineDeals” präsentiert sich als ein modernes, einfach gehaltenes CRM-System, das für Web und Mobile erhältlich ist. - Site 24x7
Mit "Site 24x7" kommt ein umfangreicher und vielseitiger Web-Monitoring-Dienst, der einfache Websites, Web-Anwendungen und Server-Hardware professionell überwachen kann. - Chartbeat
Mit "Chartbeat" präsentiert sich ein professionelles Analytics-Werkzeug, mit dem Seitenbetreiber wertvolle Einblicke in die Aktivitäten ihrer Seiten gewinnen können - in Echtzeit. - Shopify
Mit über 70.000 Kunden weltweit gilt "Shopify” als eins der erfolgreichsten Shopsysteme, das der internationale SaaS-Markt zu bieten hat. - Cortado Workplace
Die Cortado AG aus Berlin bietet mit "Cortado Workplace" eine moderne Bürolösung für die ortsunabhängige und gemeinsame Verwaltung geschäftlicher Dokumente an. - Finanzblick
Die Buhl Data Service GmbH bietet die Home-Banking-Lösung "Finanzblick" für iPhone und iPad an. - CouchCommerce
"CouchCommerce" bietet Online-Shop-Betreibern einen einfachen Weg, ihr Angebot für Smartphones und Tablets ohne viel Aufwand zu optimieren. - Vsee
Wer eine sichere und vor allem einfache Videokonferenz-Lösung ohne Schnickschnack sucht, der wird bei Vsee fündig. - Tweepi
Mit dem in der Basisversion kostenlosen Online-Tool "Tweepi" können Nutzer ihre TwitterAccounts effizient verwalten. - Buffer
Mit dem Online-Tool Buffer können Twitter-Nutzer die Veröffentlichung ihrer Kurznachrichten planen und zeitlich steuern. - Popfax
Mit "Popfax" steht kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Komplettlösung für das Online-Faxen zur Verfügung, die für Web, Desktop und Mobile erhältlich ist. - Mandrill
Die Macher des populären Newsletter-Dienstes MailChimp bieten nun mit "Mandrill" einen weiteren E-Mail-Service, der sich an Anwendungsentwickler richtet. Mit dem Dienst können sie automatisierte E-Mails, etwa bei der Benutzerregistrierung, zuverlässig versenden. - E-Conomic
Mit "E-Conomic" bietet sich eine leistungsfähige Online-Anwendung an, mit der kleine und mittelständische Firmen sowie Freiberufler Abrechnungen und Buchführung im Browser erledigen können. - Site44
"Site44” ist ein innovatives, auf Dropbox basierendes Tool, das die Realisierung einer Website deutlich vereinfachen kann. Statt den Content wie üblich auf einem Server zu speichern, wird die komplette Seite in einem lokalen Dropbox-Ordner angelegt und automatisch online synchronisiert. - GoSquared
Mit "GoSquared” bekommt Google kräftige Konkurrenz für sein beliebtes Web-Analytics-Tool. Der aus England stammende Service wartet mit interessanten Features im Bereich Social Media, Echtzeit-Statistiken und Trends auf. - Diigo
Mit "Diigo" präsentiert sich eine visuelle, plattformübergreifende Bookmarking-Anwendung für Privatanwender, mit der sich Webseiten, Notizen, Bilder und Links bequem sammeln und zentral ablegen lassen.
Jeder Vierte öffnet E-Mails sofort
Negativ für die eigene Arbeitseffizienz macht sich laut Erhebung auch die Frequenz bemerkbar, mit der das Postfach gecheckt wird. 25 Prozent der Befragten öffnen das Postfach sofort beim Eintreffen der E-Mail, ein Drittel hält es nicht länger als eine halbe Stunde ohne einen Blick in die Inbox aus. Für das Aufräumen des Posteingangs veranschlagen 23 Prozent der Interviewten etwa eine Stunde ihres gesamten Arbeitstags.
Eine weitere Folge der zeitaufwendigen E-Mail-Nutzung ist, dass Arbeitszeit über das Büro und den Feierabend hinaus verlängert wird. 48 Prozent der Befragten checken berufliche Mails auch noch zu Hause, und das sogar am Wochenende. Manche Unternehmen müssen im Sinne der Work-Life-Balance ihren Mitarbeitern den Blick in die Mailbox geradezu verbieten.
Fazit: Man kann im Arbeitsleben nicht ohne die E-Mail, aber mit ihr hat man es auch nicht leicht. Aber soll sich die Arbeitswelt mit diesem Status quo zufriedengeben? Oder ist es nicht eher an der Zeit, das Konzept der E-Mail grundlegend zu überdenken und Verbesserungswege zu finden?
Lässt man sich auf dieses Gedankenspiel ein, wird eines schnell klar: Die E-Mail an sich ist nicht schlecht, sie wird nur suboptimal genutzt. Zum Beispiel verwenden viele Anwender das E-Mail-System als eine Art persönliche Content-Management-Lösung, mit dem sie Dokumente und sonstige Inhalte verwalten, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Beleg für diese Art der missbräuchlichen Nutzung sind exzessive Dateianhänge, stark verästelte Ordnerstrukturen im E-Mail-Client sowie mehr oder weniger wirksame Unternehmensrichtlinien, die Power-E-Mail-Nutzern Speicherlimits setzen. In Zeiten von kostengünstigen Speicherkapazitäten im Web sollte diese Praxis der Vergangenheit angehören.
- Gekappte Leitung
Erste Unternehmen zwingen ihre Mitarbeiter zur Nichterreichbarkeit während der Freizeit, andere verzichten komplett auf Regeln. Hier finden Sie Informationen zu den unterschiedlichen Vorgehensweisen. - Volkswagen: Keine Mails nach Feierabend
Volkswagen war eines der ersten Unternehmen in Deutschland, das die Nichterreichbarkeit schriftlich fixiert hat. Der Konzern regelt in einer mit dem Betriebsrat abgestimmten Betriebsvereinbarung den Umgang mit dienstlichen Smartphones. Demnach werden nach Feierabend in der Zeit von 18.15 Uhr bis 7.00 Uhr vom Server keine E-Mails zugestellt. - BMW: Vertrauen statt Regeln
BMW räumt den Beschäftigten in einer neuen Betriebsvereinbarung das Recht auf Nichterreichbarkeit ein. Mitarbeiter an den deutschen Standorten können "Mobilarbeit" in ihren Arbeitszeitkonten erfassen und abbummeln. - Daimler: Urlaub von der E-Mail
Seit Weihnachten 2013 läuft bei Daimler der Abwesenheitsagent "Mail on Holiday". Er soll dafür sorgen, dass der elektronische Posteingang der Mitarbeiter bei Abwesenheit entlastet wird - das gilt auch für Manager. - Continental: Tipps für Kommunikationspausen
Continental hat keine strikte Regeln im Umgang mit elektronischen Endgeräten definiert. Das Unternehmen gibt den Mitarbeitern aber Ratschläge zur Nichterreichbarkeit an die Hand. - Telekom: Definierbare Nichterreichbarkeit
Bereits seit 2010 gibt es bei der Deutschen Telekom eine Policy, die den Führungskräften empfiehlt, möglichst keine E-Mails am Feierabend zu verschicken. Viele Mitarbeiter geben zudem Zeiträume an, in denen sie nicht erreichbar sind. - e.on nimmt Führungskräfte in die Pflicht
e.on verzichtet auf Richtlinien, die die ständige Erreichbarkeit auch in der Freizeit regeln. Alle Führungskräfte und Mitarbeiter sind angehalten, verantwortungsvoll mit dienstlichen elektronischen Kommunikationsmitteln umzugehen. - Boston Consulting Group: Berechenbare Freizeit
Das Beratungshaus Boston Consulting Group (BCG) hat zunächst in den USA die „Predictable Time Off“ eingeführt. Diese angekündigte Freizeit soll den Beratern einen Feierabend ohne geschäftliche Störung gewährleisten.
Wissen im E-Mail-Client gekapselt
Zwei Gründe gibt es vorrangig, warum Nutzer so sehr an ihrem E-Mail-System hängen:
Zum einen ist es die Furcht, elektronische Dokumente zu verlieren, die eventuell einmal von juristischem oder finanzrelevantem Interesse sein könnten.
Zum anderen ist es die Konservierung fachlichen Wissens. Vieles, was ein Wissensarbeiter für eine Firma an geistigem Gut erarbeitet, ist in seinen E-Mails gebunkert. Das wirft größere Probleme auf: Wenn der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, wird aus rechtlichen Gründen häufig das gesamte Postfach gelöscht - und damit möglicherweise auch viel Know-how, das er dort gesammelt hat.
Bremse für Innovationskraft?
Nicht nur unter diesem Gesichtspunkt ist das Mail-System kein idealer praktischer und juristischer Archivierungsort für Fachwissen. Inhalte des E-Mail-Systems unterliegen juristisch gesehen dem Persönlichkeitsschutz. Der Arbeitgeber darf hier ohne Erlaubnis nicht nach Informationen suchen, weil er auf private Nachrichten stoßen könnte.
Diese Einschränkung kann sich nachteilig auf die Innovationskraft eines Unternehmens auswirken. Derzeit investieren viele Firmen in Analysetechniken, die auch solche unstrukturierten Informationen auswerten, wie sie in E-Mail-Systemen gehortet werden - also Text, Bilder, Links, Dokumentenanhänge etc. Ziel ist es, aus diesen Daten Verbesserungen und Ideen für das Geschäft abzuleiten. Doch aus juristischer Sicht gestaltet sich der Zugriff auf die E-Mail-Clients der Mitarbeiter schwierig. Dabei darf gerade hier ein üppiger Fundus an Fachinformationen und Geschäftsprozesswissen vermutet werden.