B2B-Kommunikation

E-Mail muss wieder Spaß machen

Bernhard Hecker beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit elektronischer Unternehmenskommunikation. Seit 2005 leitet er das Produktmanagement bei Retarus. Bei dem globalen Managed-Services-Anbieter verantwortet er die Bereiche E-Mail, Fax, SMS und EDI. Als Experte für Sicherheit und Datenschutz engagiert er sich zudem in den Verbänden BITKOM und TeleTrusT.
Die Bewältigung der E-Mail-Flut kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist oft auch nervenaufreibend. Doch was kann man dagegen tun?

Anfang der Achtziger Jahre empfing Werner Zorn an der Universität Karlsruhe die erste E-Mail, die je an eine deutsche Adresse gesendet wurde. Mussten vor ihrer Entwicklung Nachrichten und Dateien noch aufwändig per Brief, Telefon oder Diskette ausgetauscht werden, erreichten Informationen ihren Empfänger über den innovativen Kommunikationskanal E-Mail plötzlich rund um die Uhr. Dabei spielte es keine Rolle an welchem Ort sich Sender und Empfänger gerade aufhielten.

Zwar dauerte die Übertragung von Informationen anfangs noch rund 30 Minuten und somit deutlich länger als heute, dennoch beschleunigten E-Mails die geschäftliche Kommunikation enorm. E-Mailen machte Spaß und erleichterte das Geschäftsleben. Kein Wunder also, dass die E-Mail bald zu den wichtigsten geschäftlichen Kommunikationsmitteln weltweit zählte.

Heute macht E-Mail-Kommunikation insbesondere im Geschäftsleben schon lange keinen Spaß mehr. Vielmehr gehört ihr gutes Image der Vergangenheit an und das einst so beliebte Kommunikationsmittel wird heute häufig als störend empfunden. Ein Grund dafür ist unter anderem die immer stärkere Digitalisierung der Arbeitswelt, wie aus einer aktuellen Studie der GFU (Gesellschaft für Unterhaltungs-und Kommunikationselektronik) hervor geht.

Vielfältige digitale Angriffsmechanismen, wie Viren, Spam oder Phishing, erschweren Unternehmen die E-Mail-Nutzung zusätzlich. So unbeschwert genutzt werden wie zu Anfangszeiten, kann der Kommunikationskanal heutzutage nicht mehr.

Bewältigung der E-Mail-Flut kostet Zeit

Noch vor wenigen Jahren erreichten E-Mails den Empfänger erst dann, wenn er seinen Computer eingeschaltet und eine Online-Verbindung hergestellt hatte. Blieb der PC ausgeschaltet, kam auch keine Nachricht an. Heute sorgen mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets dafür, dass Chefs und Angestellte rund um die Uhr und überall online sind - und damit auch außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar bleiben.

Heute lesen 42 Prozent der Deutschen auch in ihrer Freizeit geschäftliche E-Mails, 28 Prozent beantworten die Nachrichten sogar. Täglich prasselt täglich eine Unmenge an E-Mails auf Verantwortliche eines Unternehmens ein, hat die GFU ermittelt. Die E-Mail-Bearbeitung beansprucht heute folglich um einiges mehr Zeit als noch vor wenigen Jahren.

E-Mail als Stressfaktor

Die permanente Erreichbarkeit via E-Mail ist allerdings nicht nur zeitintensiv, sondern verursacht auch Stress. Die Folge: Geschäftsleute sind zunehmend überlastet, Arbeitsausfälle aufgrund psychischer Erkrankungen nehmen drastisch zu. Politik und Wirtschaft haben diese Problematik bereits erkannt und erste Initiativen für ein Mail-Verbot nach Feierabend ins Leben gerufen. So hat sich das Bundesarbeitsministerium bereits 2013 dazu verpflichtet, damals noch unter der Leitung von Ursula von der Leyen, Mitarbeiter nur noch in absoluten Ausnahmefällen in ihrer Freizeit per Anruf oder E-Mail zu stören.

Bei VW werden bereits eine halbe Stunde nach Dienstschluss keine E-Mails mehr zugestellt. Die Deutsche Telekom, E.on, Puma und BMW haben ähnliche Beschränkungen festgelegt. IG-Metall-Chef Wetzel möchte Arbeitnehmer vor E-Mail-Stress in der Freizeit schützen. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) fordert bereits seit längerem strenge Sanktionen für Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten nicht ausreichend vor Stress schützen. Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles prüft aktuell eine Anti-Stress-Verordnung auf Bundesebene. Diese soll klar regeln, zu welchen Zeitpunkten Arbeitgeber ihre Angestellten kontaktieren dürfen.

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Tobias Stepan

Die Email hat ihre besten Zeiten hinter sich. Wir erleben derzeit einen Übergang weg von Email hin zu Enterprise Messaging Apps für die interne Firmenkommunikation. In vielen Firmen werden jetzt schon SMS, Whatsapp, usw. für die interne Kommunikation genutzt, und Anbieter wie Teamwire, Cotap, Slack, TigerText, usw. bieten Messaging Tools, die den Anforderungen von Firmen und auch den genannten Features in diesem Artikel gerecht werden.

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