Knigge für die elektronische Post

E-Mail-Knigge: Tipps für Profis

Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.
Nicht nur im geschäftlichen Umfeld stellen E-Mails eines der am häufigsten genutzten Kommunikationsmittel dar. Trotz dieser Omnipräsenz scheint der Gebrauch dieser Technik oft schwierig - wie geben Tipps für den täglichen Einsatz und Gebrauch.
Privat oder im Business: Die E-Mail ist nicht tot zu kriegen.
Privat oder im Business: Die E-Mail ist nicht tot zu kriegen.
Foto: winui - shutterstock.com

Die Verfechter von Social-Media-Anwendungen wie Twitter, Facebook, Instagram oder gar WhatsUp lassen immer wieder verlauten, dass E-Mail-Nachrichten als Kommunikationsmittel ausgedient hätten. In das gleiche Horn stoßen dann auch einige große IT-Unternehmen, deren Vertreter ebenfalls nicht müde werden, immer mal wieder das Ende der E-Mail zu postulieren. Trotzdem nutzt aktuell wohl fast jeder Anwender heute E-Mail als Kommunikationsmittel - ganz gleich ob er als IT-Profi, als Sachbearbeiter im Büro oder als ehrenamtlicher Vorstand eines Sportvereins tätig ist. Wenn also der Gebrauch der E-Mail so weitverbreitet ist, dann sollten ihn doch fast alle Menschen beherrschen? Ebenso wie die altehrwürdige Kulturtechnik des Schreibens von Briefen…

Vom Schreiben und schwarzen Löchern…

Nun muss man allerdings nicht zu den Kulturpessimisten gehören, um sich Sorgen um die Kulturtechnik des Schreibens im Allgemeinen zu machen. So steht es dann leider allzu häufig auch nicht gut um die Etikette und die Umgangsformen beim Einsatz von E-Mails. Wer hat sich noch nicht darüber geärgert, wenn seine elektronischen Nachrichten scheinbar in einem schwarzen Loch verschwinden, weil es Firmen oder auch Behörden und Ämter trotz ausgewiesener "Modernität" auf der Web-Seite nicht für nötig halten, auch nur eine Bestätigung auf eingehende Nachrichten zu senden?

Ebenso kennt fast jeder E-Mail-Nutzer das Problem der Nachrichten ohne Betreff, die ebenfalls nicht gerade zu einem effizienten Arbeitsfluss beitragen. Wir haben für diesen Artikel einige Annoyances aus dem täglichem Kampf mit und um die E-Mail-Nachrichten zusammengetragen und möchten einige Lösungen für diese Probleme vorstellen. Dabei geht es uns nicht um Lösungen wie "Schalten Sie Ihre E-Mails einfach ab" oder "Ab 17 Uhr wird der Mail-Server stillgelegt", sondern wir stellen Ansätze und Vorgehensweisen vor, die sich in unserem Arbeitsalltag durch die Jahre bewährt haben.

Inhalt dieses Artikels

 

CAD-Robert

Ein sehr guter Artikel zu einem wichtigen Thema. Weiter so. Besonders auch der Aspekt Text/HTML ist ein Beispiel von schier unglaublicher Ignoranz von verschiedenen, namhaften Softwareherstellern. Warum? Nun, man will ein paar Dinge vielleicht fett darstellen, weil diese wichtig sind. Oder ein Zitat kursiv darstellen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Wir reden von ein paar Kommandos zur Verbesserung der Lesbarkeit und was bekommen wir: eine so dermaßen umfassende HTML-Integration, dass es am Ende sogar möglich wäre, in den zwei Punkten über dem Ä einen Virus in das System des Empfängers einzuschleusen!

Oh Herr, lasse Hirn regnen: durch reglmäßiges, vollkommenes "über das Ziel schießen" wird exakt und regelmäßig 100% am Bedarf der Benutzer, Anwender, Firmen und Privatleute vorbei programmiert.

Wir benötigen eine bessere Druckerunterstützung. Nur ein einfaches von vielen Beispielen: Ich will auf Drucker-A ausdrucken, sehe dann aber vor Ort, ein Kollege druckt gerade ein 300 Seiten Handbuch aus. Ich kann aber nicht den Druckjob in der Systemsteuerung aus Drucker-A herausziehen und in die Warteschlange des (leeren) Drucker-B ziehen. Nein, das wäre nützlich und einfach! Das wird garantiert niemals kommen...

Dafür können wir nun (Beispiel) Videofilme anstelle beim Video-Händler nun beim Softwarehersteller herunterladen. Heee! Das will ich nicht! Und dieser Hersteller wiederum wundert sich dann auch noch, warum die Absatzzahlen rückläufig sind und die Kunden es nicht mal geschenkt wollen.

Merke: TOYOTA wurde erfolgreicher als fast alle anderen Autohersteller, weil sie zwei wichtige Punkte konsequent umsetzten: "Finde heraus, was der Kunde braucht und baue dies in bester Qualität!". So einfach ist das Erfolgsrezept von "old school economic".

An der "guten alten eMail" könnte man noch so Vieles verbessern, um es im Büroalltag nützlicher und effektiver zu nutzen. Man müsste nur mal die Anwender fragen, wo "der Schuh drückt" und dann eine einfache, aber funktionierende Lösung schaffen. Und sei es nur, dass eine Mail mit einer leeren Betreffzeile sich einfach nicht versenden läßt.

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