Zehn Euro pro Monat und User für ein Exchange-Hosting bei Cortado, 40 Dollar pro Anwender und Jahr für Googlemail Enterprise, 5,35 Euro monatlich für Exchange Online bei Vodafone - auf den ersten Blick erscheinen die Angebote der E-Mail-Hoster konkurrenzlos günstig, wenn man die eigenen Kosten von Client- und Server-Lizenzen sowie Hardware dagegenstellt. Schließlich entfällt der Aufwand für Pflege und Support der Systeme vollständig. Und noch ein Aspekt ist reizvoll: Den nörgelnden Mitarbeitern kann endlich unterwegs oder von zu Hause aus ein Mail-Zugriff gewährt werden - bei allen Hosting-Angeboten gehört schließlich ein Web Access zum guten Ton -, ohne eigene Server nach außen zu öffnen.

Bei aller Euphorie sollte aber nicht vergessen werden, die Hosting-Pakete der verschiedenen Anbieter im Detail zu vergleichen. Vielen günstigen Angeboten fehlt die eine oder andere Funktion, die bei den Server-basierten Mail-Systemen zur Serienausstattung gehört. Die von Notes bekannte Funktion, das Ausdrucken oder Kopieren von vertraulichen Mails zu unterbinden, fehlt beispielsweise bei Googlemail. Zwar offerieren viele Systeme die Option, zusätzliche Features per Plug-in nachzurüsten, doch damit erhöht sich der Aufwand für die Pflege des Systems. Ferner haben solche Ergänzungen oft Beta- oder Versuchsstatus, so dass ihre Verfügbarkeit in der Zukunft keine Selbstverständlichkeit ist. Besser sieht es hier bei den gehosteten Varianten von Exchange oder Notes aus: Sie offerieren in der Regel den gleichen Funktionsumfang wie ihre Server-Pendants, wobei sich manche Provider jedoch einige Features mit Zuschlägen bezahlen lassen.

Hilfe vom Staatsanwalt

Teuer kann der Wechsel zu einem E-Mail-Hoster auch unter Sicherheitsaspekten werden, wenn etwa geklärt werden soll, wie Informationen zu Fusionsplänen oder die aktuellen Preislisten in die Hände der Konkurrenz gelangt sind. Während beim eigenen Mail-Server - im Rahmen der Gesetze - nachgeforscht werden kann, gibt es diesen Weg bei den Hosting-Anbietern nicht. Hier hilft meist nur ein offizielles Ermittlungsverfahren der Staatsanwaltschaft weiter, mit der möglichen Konsequenz, dass die Datenpanne öffentlich bekannt wird.