Bei Bewerbungsverfahren kommt in deutschen Unternehmen immer wieder die Frage auf, ob und wenn ja wie lange die zur Verfügung gestellten Daten des Bewerbers aufbewahrt beziehungsweise gespeichert werden dürfen. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Telemediengesetz (TMG) enthalten Regelungen, die in diesem Zusammenhang beachtet werden müssen. Andere Gesetze wie das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und neuerdings auch das seit dem 18. Juni 2006 in Kraft befindliche Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben zumindest mittelbar Einfluss darauf.

Nach Abschluss des Verfahrens sind Daten zu löschen

Bereits die erstmalige Speicherung ist ausgeschlossen, wenn das Datenmaterial Folge einer unzulässigen Frage ist, die dem Kandidaten im Verlauf des Bewerbungsverfahrens gestellt wurde. Dem Arbeitgeber ist es beispielsweise nicht erlaubt, eine Frau zu fragen, ob es bei ihr Anzeichen für eine Schwangerschaft gibt oder eine solche in naher Zukunft zu erwarten ist. Es ist logische Konsequenz, dass eine Antwort darauf nicht abgespeichert und archiviert werden darf ganz gleich, ob die Bewerberin darauf wahrheitsgemäß oder mit einer (berechtigten) Notlüge geantwortet hat. Im Rahmen ordnungsgemäßer Erhebungen gilt grundsätzlich: Jede Verwendung des erhaltenen Datenmaterials außerhalb des Bewerbungsverfahrens ist unzulässig. Dabei unterscheidet das Gesetz auch nicht etwa zwischen rein persönlichen und berufs- oder stellenbezogenen Daten, vielmehr werden alle personenbezogenen Daten als Einheit und damit gleich behandelt. Nur wenn kein Bezug zu einer natürlichen Person mehr erkennbar oder herstellbar ist, bestehen datenschutzrechtlich keine Probleme. Es ist zu beachten, dass der Bewerber mit der Übertragung seiner Daten dem Arbeitgeber zunächst lediglich das Recht einräumt, diese Daten ausschließlich im Rahmen des laufenden Bewerbungsverfahrens zu verwenden. In der Regel muss der Arbeitgeber daher nach Abschluss des Verfahrens die elektronisch eingegangenen personenbezogenen Daten löschen und die in Papierform vorliegenden Bewerbungen zurückschicken.

Viele Unternehmen möchten die Bewerberdaten aufheben

Wenn die ausgeschriebene Position im Unternehmen neu besetzt ist oder eine Einstellung der betroffenen Person aus anderen Gründen endgültig nicht in Betracht kommt, ist der ursprüngliche Zweck der Speicherung weggefallen, und die Daten sind zu löschen, wenn es keine weitere gesetzliche Erlaubnis und keine anders lautende Einwilligung des Betroffenen gibt.

Viele Unternehmen möchten die Daten der einzelnen Kandidaten jedoch gerne aufheben, um sie im Falle eines späteren Bewerbungsverfahrens parat zu haben. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Speicherung für ein in absehbarer Zeit folgendes weiteres Bewerbungsverfahren mit Zustimmung des Bewerbers zulässig ist. Hintergrund ist: Im Sinne der Chancengleichheit während eines späteren Bewerbungsverfahrens darf grundsätzlich niemand aufgrund seiner "Altlasten" beurteilt und schlimmstenfalls erneut abgelehnt werden. Schließlich sind die Angaben im Laufe der Zeit überholt, und die weitere Speicherung schmälert eher die Einstellungschancen des im ersten Verfahren erfolglosen Bewerbers. Keinesfalls darf ein Unternehmen eine solche Einwilligung schon aus der Zusendung der Unterlagen ableiten.

Jeder Bewerber muss davon ausgehen, dass gespeichert wird

Zwar muss insbesondere ein Stellensuchender, der sich auf elektronischem Weg bewirbt, davon ausgehen, dass seine Daten für die laufende Stellenausschreibung gespeichert werden. Darin ist aber kein Einverständnis zu sehen, die Daten auch über den Abschluss des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus aufzubewahren. Damit das Einverständnis des Bewerbers überhaupt wirksam ist, muss das Unternehmen nach Paragraf 13 TMG (Telemediengesetz) sicherstellen, dass die Erklärung bewusst und eindeutig erfolgt ist, protokolliert wird, der Arbeitgeber den Inhalt jederzeit abrufen und der Bewerber sie auch jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann.

Der Arbeitgeber will seine Bedingungen diktieren

Liegt ein ausdrückliches Einverständnis vor, muss der Arbeitgeber jedoch beachten, dass derartige Vereinbarungen in der Regel als allgemeine Geschäftsbedingungen einer besonderen Kontrolle unterliegen. Unzulässig sind danach unangemessene Benachteiligungen des "Vertragspartners", hier also des Bewerbers. Sie machen die Vereinbarung unwirksam, was wieder zur Folge hat, dass Daten umgehend gelöscht oder zurückgesendet werden müssen. Als unzulässig eingestuft werden insbesondere gravierende Abweichungen von den gesetzlichen Vorschriften. Im Rahmen der Prüfung berücksichtigen Gerichte zurzeit in hohem Maße die Verhältnisse am Arbeitsmarkt und sehen den Arbeitgeber in der deutlich stärkeren Position. Danach bestehe die Gefahr, dass dieser dem Stellensuchenden seine Bedingungen "diktieren" kann. Eine längerfristige Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen lassen Arbeitsgerichte daher auch mit ausdrücklichem Einverständnis des Bewerbers nicht zu.

Eine echte Ausnahme und damit die Erlaubnis, Daten auch über das Ende des Verfahrens hinaus zu sichern, besteht dann, wenn gesetzliche Vorschriften die Pflicht zur Speicherung vorsehen. Übernimmt die Firma beispielsweise die Kosten für ein Bewerbungsgespräch, sind die für die Erstattung notwendigen Daten im Rahmen einer ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung zu speichern. Davon sind allerdings nicht die Zeugnisse oder der Lebenslauf umfasst. Lediglich die Angaben, die auch tatsächlich die Finanzbuchhaltung benötigt, sind aufzubewahren. Hier ist also zu differenzieren.

Aus Angst vor Streit werden Daten länger gespeichert

Im Juni des vergangenen Jahres hat sich durch das Inkrafttreten des AGG hinsichtlich der Frage, ob ein Unternehmen im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens erhaltene Daten längerfristig speichern darf, eine wichtige Änderung ergeben, die bei den Verantwortlichen in den Personalabteilungen für einige Verwirrung gesorgt hat. Auf der einen Seite ergibt sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz quasi ein Verbot, die Unterlagen über das Ende des Bewerbungsverfahrens hinaus aufzubewahren, auf der anderen Seite besteht aufgrund eines möglichen Rechtsstreits wegen Ungleichbehandlung die offenkundige Notwendigkeit, Beweismaterial vorzuhalten, mit dem sich belegen lässt, dass es zu keinem Verstoß gekommen ist.

Nicht alle Daten müssen aufbewahrt werden

Laut Paragraf 1 AGG darf es im Rahmen der Stellenvergabe zu keinen "Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität" kommen. Ist dies doch der Fall, ist das Unternehmen gegenüber dem Betroffenen zu Schadensersatz und Entschädigungszahlung verpflichtet. Die Geltendmachung dieser Ansprüche wird den Bewerbern durch Paragraf 22 AGG erleichtert, der zu Lasten des Arbeitgebers eine teilweise Umkehr der Beweislast einführt. Das bedeutet, das Unternehmen muss beweisen können, dass die Ablehnung nicht aufgrund eines der in Paragraf 1 AGG genannten Gründe erfolgt ist. Dieser Pflicht kann ein Betrieb nur nachkommen, wenn die Bewerberdaten über die Beendigung des Verfahrens hinaus gespeichert bleiben.

Allerdings ist es auch in diesem Fall nicht statthaft aber auch nicht erforderlich , sämtliche Daten aufzubewahren. Wichtig ist, dass das Unternehmen im Beschwerde- oder Klagefall nachweisen kann, dass keine Benachteiligung erfolgt ist. Insofern dürfen Arbeitgeber nur Daten speichern, die später der Rechtsverteidigung dienen. Auf der sicheren Seite ist ein Unternehmen dann, wenn für jede Bewerbung schriftlich festgehalten wird, warum die betroffene Person nicht eingestellt wurde. Denkbar ist ein Bewertungsbogen mit allen sachlichen Qualifikationen, die ein Kandidat für die zu besetzende Stelle mitbringen muss. Darauf sollte dokumentiert werden, welche Voraussetzungen der Stellensuchende nicht erfüllt hat. Die Bewertungsbogen sind in einem Archiv abzulegen, auf das die Verantwortlichen innerhalb der Personalabteilung Zugriff haben. Hinsichtlich des Zeitraums ist zu bedenken, dass ein Bewerber nach ablehnendem Bescheid zwei Monate lang die Gelegenheit hat, Klage einzureichen (Paragraf 15 Absatz 4 AGG). Da vor Gericht häufig über den exakten Zeitpunkt des Zugangs gestritten wird, kann der Arbeitgeber einen zusätzlichen Sicherheitspuffer von rund drei Monaten für die Datenspeicherung einkalkulieren. Steht fest, dass keine Klage erhoben wird, sind die Daten zu löschen. Sonst dürfen die zur Abwehr der Ansprüche erforderlichen Daten bis zum Abschluss des Verfahrens gespeichert bleiben.

Der Bewerber hat das Recht auf Auskunft

In allen Fällen dürfen Betriebe Daten nur zu dem Zweck nutzen, für den sie erhoben und gespeichert werden dürfen! Daten, die die Finanzbuchhaltung speichert, dürfen nur dort genutzt und die Daten zum AGG dürfen nur zur Abwehr von Ansprüchen nach dem AGG genutzt werden. Jede andere Nutzung ist unzulässig. Der Bewerber hat nach Paragraf 6 BDSG das Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten, gegebenenfalls auf Berichtigung und natürlich auf Löschung beziehungsweise Sperrung der Daten. Sperrung bedeutet, dass die Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt und daher nicht gelöscht werden dürfen. Die Daten sind dann zu sperren, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verwendet werden können, jede anderweitige Nutzung aber ausgeschlossen ist. Die Rechte aus Paragraf 6 BDSG sind unabdingbar. Es kann auch nicht durch ausdrückliche Vereinbarung darauf verzichtet werden.

Abweichend vom Grundsatz, dass Bewerberdaten nach dem BDSG sofort nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht beziehungsweise zurückgesendet werden müssen, können Unternehmen diese bei einem vorliegenden Einverständnis des Kandidaten auch kurzfristig darüber hinaus aufbewahren. Bestimmte Teile einer Bewerbung sollten sogar gesichert werden, um in einem Prozess wegen angeblicher Ungleichbehandlung nicht den Kürzeren zu ziehen.