Reine E-Mail-Bewerbungen lösen in deutschen Unternehmen zunehmend Frust aus – so lautet das Ergebnis einer Studie der Unternehmensberatung Mummert + Partner, Hamburg. Viele Personalabteilungen sind auf die Fülle der E-Mails von Jobinteressenten nicht vorbereitet, und die Bewerber warten oft vergeblich auf eine Antwort.
Durchschnittlich kommt nur von 20 Prozent der Unternehmen am selben Tag Feedback. Als sinnvolle und kostensparende Alternative erweist sich das so genannte E-Cruiting. Dabei nutzen die personalsuchenden Unternehmen gezielt das Internet, wo Bewerber in Jobdatenbanken ihre Qualifikationsprofile anonymisiert oder auch mit Namen eingeben. Die Daten können jederzeit von überall aktualisiert werden, so dass die Bewerbungsmappe immer auf dem neuesten Stand bleibt. Die Personalverantwortlichen der Unternehmen sehen die Bewerbungen direkt am Bildschirm an und entscheiden sofort, zu wem sie Kontakt aufnehmen wollen. Das Verfahren verkürzt die Reaktionszeiten, insbesondere bei international tätigen Unternehmen, und schafft so Wettbewerbsvorteile. Nachdem die Suchmasken der Jobsuchmaschinen immer komfortabler werden, sind viele Firmen dieser Möglichkeit von Personalsuche gegenüber sehr offen.
Positiv eingestellt gegenüber Online-Bewerbungen ist zum Beispiel die Commerzbank, Frankfurt am Main: „Wir prüfen jedes Anschreiben, sei es eine Initiativbewerbung per E-Mail oder Online-Fragebögen“, erklärt Renate Kloudek, Personalerin beim Frankfurter Bankinstitut. „Der Anteil an Bewerbungen, die mit der Post kommen, nimmt stetig ab“, berichtet sie weiter. Allerdings sei es nach der ersten Kontaktaufnahme durch Kurzbewerbungen nach wie vor gang und gäbe, die gesamten Unterlagen mit der Post zu schicken. „Wer allerdings die erforderlichen Angaben im Netz zur Verfügung stellt, muss alle Kopien nicht noch einmal auf Papier vorlegen“, so Kloudek. Wie Mummert + Partner ermittelte, kostet die Einstellung eines Hochschulabsolventen durchschnittlich 20 000 Mark. Durch E-Cruiting-Maßnahmen reduzieren sich die Ausgaben um bis zu 50 Prozent, so dass nur noch 8000 bis 10 000 Mark zu berappen sind. Außerdem, schätzt die Unternehmensberatung, sparen die Personalverantwortlichen bis zu 60 Prozent der bisherigen Arbeitszeit pro Bewerbung. Mummert + Partner stellt heute bereits rund 40 Prozent der neuen Mitarbeiter aufgrund von Online-Bewerbungen ein. Ein Beispiel für die bequeme Personalsuche bietet die Bewerberdatenbank vom Bildungsunternehmen Ditec. Absolventen der verschiedenen Qualifizierungsprogramme – zum Beispiel Certified Internet Webmaster oder MCSE (Microsoft Certified Systems Engineer) – haben die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten in vorgegebene Masken einzugeben. Unternehmen, die Ditec über die neuen Lehrgangsabsolventen und Bewerber informiert, greifen auf diese standardisierten Masken kostenlos zu.
Die Firmen entscheiden sich bei ihrer Online-Suche auf den Ditec-Seiten zwischen zalhreichen Blöcken: Zur Auswahl stehen die Bewerbungspakete der verschiedenen Lehrgänge, die nach Ort und Datum des Kursendes sortiert sind. Margot Speiser, Bildungsberaterin bei Ditec, erklärt: „Nach ungefähr einem halben Jahr werden die Bewerbungen wieder offline gestellt, damit die personalsuchenden Unternehmen immer wieder neue Bewerber vorfinden.“ Job-Pages – ebenfalls eine Internet-basierte Bewerberdatenbank – verbindet die manchmal unliebsamen E-Mail-Bewerbungen mit den Elementen des E-Cruiting. Der Service, der ebenfallls für Bewerber und personalsuchende Unternehmen kostenlos ist, wird bereits von über 1000 Jobinteressenten genutzt. „Die Bewerber, die bisher ihre Unterlagen bei Job-Pages eingestellt haben, kommen aus allen Branchen und sind vor allem Fach- und Führungskräfte mit Berufserfahrung“, erklärt Ludwig Heintze von Job-Pages. Das System funktioniert ähnlich wie bei vielen Jobbörsen, zeichnet sich aber durch zusätzliche Leistungen als besonders attraktiv aus: Standardformulare, in die die Jobsuchenden persönliche Daten eingeben, sind mit individuellen Bewerbungsunterlagen verlinkt. Diese werden auf dem Server von Job-Pages gespeichert. Wenn ein Bewerber seine Bewerbungsmappe vervollständigt hat, schickt er ein von Job-Pages vorbereitetes E-Mail-Anschreiben an die Firmen, bei denen er sich bewerben will.
Allerdings kommt bei der Firma nicht das gesamte Dateipaket samt individuellen Bewerbungsunterlagen an, sondern lediglich das Anschreiben mit direkten Link zum Server, auf dem die Unterlagen gespeichert sind. Dort finden sich dann die persönlichenn Unterlagen wie Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse oder Arbeitsproben. Auf diese Weise müssen sich die Personaler nicht mit langen Download-Zeiten ärgern, die zudem hohe Online-Kosten verursachen. Die Bewerbungsunterlagen bleiben zunächst drei Monate auf dem Server von Job-Pages gespeichert, anschließend wird die Datei automatisch gelöscht. Somit ist zum einen der Server nicht überlastet, zum anderen ist sichergestellt, dass Bewerber, die inzwischen einen Job gefunden, aber ihre Online-Bewerbung vergessen haben, keine überflüssigen Angebote von Unternehmen bekommen. Wer jedoch länger als drei Monate seine Unterlagen online sehen möchte, kann die Frist jederzeit verlängern.