Neue Kommunikationstechniken sowie der fortschreitende Einsatz von Mikrocomputern in den Fachbereichen stellen für das heutige EDV-Management eine immer größere Herausforderung dar. Ein neues Konzept, um den veränderten Aufgabenstellungen wirkungsvoll zu begegnen, ist die Verbesserung der Informationsproduktivität. In diesem Rahmen wird es notwendig, auch Problemstellungen zu beachten, die sich erst am Horizont ankündigen. Sie zu analysieren und auf ihre Relevanz zu hinterfragen, bedeutet in der Konsequenz, vorhandene Probleme auf einen angemessenen Umfang zu reduzieren. (Teil 3)
Nach der getroffenen Entscheidung für das optimale Verhalten des EDV-Leiters als Koordinator, geht es nun um die Realisierung dieser alternativen Verhaltensweise. Die Bedrohungen, die diese Koordinatoren-Rolle enthält, sollen dabei möglichst vorweg ausfindig gemacht werden. Hilfreich dafür sind Suchfelder mit Planschritten, in deren Verlauf externe und interne Veränderungen als Quelle für potentielle Probleme erwartet werden.
Abbildung 6 zeigt mögliche Planschritte und den Versuch, das Schwachstellenpotential des Plans zu identifizieren. Die Liste der kritischen Bereiche bei jedem Planschritt weist auf mögliche Bedrohungen hin. Im folgenden soll der Planschritt "Erstellen dezentrales PC-Konzept" analysiert werden. Das spezifische potentielle Problem heißt: Fachbereiche lehnen PC-Koordinatoren durch EDV-Abteilung ab. Abbildung 7 erhält weitere denkbare Probleme.
Ursachen bestimmen
Für das Beispiel aus der Konzepterstellung wurden einige denkbare Ursachen der Ablehung konstruiert:
- Die Fachbereiche befürchten, durch die Bemühungen der EDV-Abteilung erneut in eine Abhängigkeit zu geraten und gerade "erkämpften" Spielraum wieder zu verlieren.
- Seitens der EDV-Abteilung wurde das Koordinationsangebot schlecht verkauft.
- Die Fachbereiche halten die EDV-Abteilung nicht mehr für kompetent, da sie sich selbst schon über externe Wege sachkundig gemacht haben.
- Die Fachbereiche sehen im PC-Einsatz noch gar keinen Nutzen.
Hier bietet sich eine Taktik an, die vorbeugend neue Konflikte verhindern hilft.
Diesen möglichen Vorbehalten der Fachbereiche könnte mit der Erläuterung der Ziele, die das EDV-Management mit der Koordinator-Rolle verfolgt (keine Gängelei, sondern Hilfe zur Selbsthilfe und Beachtung einiger Integrations-Aspekte), entgegengewirkt werden. Optimal wäre hier, die Fachbereiche schon in die vorausgegangene Entscheidungsanalyse über die beste Rolle der EDV-Abteilung im PC-Projekt mit einzubeziehen.
Treten dennoch Komplikationen auf, ist als eventuelle Maßnahme ratsam, daß die EDV-Abteilung zunächst lediglich eine Beratung beim PC-Projekt anbietet, aber ansonsten nicht aktiv wird, um dadurch in diesem Stadium wenigstens einen möglichen PC-Wildwuchs zu mindern.
Relevanz ausfiltern
Bei den grundsätzlichen Denkschritten der Analyse potentieller Probleme handelt es sich um Regeln, die aus einer Kette von Fragen nach Problem, Ursache und Präventiv- und Eventualmaßnahme entstehen. Der letzte Schritt dieser Methode umfaßt ein Melde- und Warnsystem. Dies legt fest, wer, was, bis wann zu tun hat.
Diese Betrachtung der Analyse potentieller Probleme geht also von folgender Überlegung aus: Den potentiellen Problemen genau so viel Aufmerksamkeit widmen wie den vorhandenen Problemen. Zu diesem
Verfahren noch ein Hinweis auf die psychologischen Kategorien (die innere Einstellung) zu jedem APP-Schritt:
potentielle Probleme = destruktiv;
denkbare Ursachen = analytisch, unemotional;
vorbeugende Maßnahmen = konstruktiv, aufbauend, motivierend;
Eventualmaßnahmen = "Versicherungsmentalität", konstruktiv.
Wie die Entscheidungsanalyse unterstützt auch dieser Denkprozeß den Vorrang, aus neutralen Informationen relevante herauszufiltern und verbessert die Fähigkeit, präzise Fragen gezielt zu stellen. In Zusammenhang mit Informationsproduktivität ist dies ein Beitrag zur besseren Informationsnutzung im Management-Alltag.
Den Schluß dieser Artikelfolge bildet die Demonstration der Problemanalyse im nächsten Beitrag, in der die Ursachen von Soll/Ist-Abweichungen betrachtet werden.