Daß eine betriebseigene Datenverarbeitung viel kostet ist in den Chefetagen bekannt. Was aber Die DV-Abteilung für das Unternehmen wirklich wert ist, weiß dort allerdings kaum Jemand. Das Top-Management braucht einen entsprechenden Bewertungsmaßstab, um die Leistung der zentralen DV als hausinternes Service-Unternehmen besser beurteilen zu können. Harry Sneed hat einige Kriterien herausgearbeitet.
Für den Vorstand eines Unternehmens ist es beunruhigend, zuschauen zu müssen, wie das DV-Budget von Jahr zu Jahr wächst ohne zu wissen, wieviel das Unternehmen davon hat. Die Präge taucht auf, ob man dem DV-Leiter vertrauen soll oder ob es nicht besser wäre, ihn zu kontrollieren.
Denn immerhin ist die zentrale Datenverarbeitung eine firmeninterne Dienstleistungsstelle, das heißt, sie ist verpflichtet, den Fachabteilungen gegenüber gewisse Dienste zu leisten, nämlich sie beim Einsatz der DV zu beraten, ihre Anforderungen bezüglich neuer Funktionen und Informationen zu erfüllen und die laufenden Systeme zu warten.
Falls sie diesen Pflichten nicht nachkommt, haben die Fachabteilungen Grund, mit ihren" DV-Gurus" unzufrieden zu sein. Schließlich wird die Datenverarbeitung von den Fachabteilungen direkt oder indirekt finanziert.
Daher ist es unausweichlich, auch die DV-Leitung einer Kontrolle zu unterziehen. Für eine solche Kontrolle sind aber handfeste Beurteilungskriterien erforderlich; Kriterien, die weitgehend quantifizierter sind. In diesem Beitrag werden zehn solcher Kriterien vorgestellt und erläutert. Mit ihrer Hilfe sollte es möglich sein die Leistung der zentralen Datenverarbeitung besser beurteilen zu können.
Alle daraus resultierenden Noten lassen sich in einen Potenzwert umsetzen und gewichten. Danach können sie zu einer Gesamtnote aggregriert werden.
Es versteht sich, daß Leistung und Qualität nicht ausschließlich mit Zahlen zu erfassen sind. Ebenso gilt, daß etliche nicht quantifizierter Faktoren, wie beispielsweise das Betriebsklima und das Ansehen der DV, zu berücksichtigen sind. Aber ohne Zahlen ist eine objektive Beurteilung auch nicht möglich. Die betriebliche Datenverarbeitung ist eben nicht mehr ein unantastbares Refugium für exotische Spiele. Sie ist ein Service-Unternehmen und muß sich als solches einer Leistungsprüfung unterziehen lassen.
1. Kriterium: Einnahmen der Datenverarbeitung
Geld wurde schon immer als Maßstab für Leistung benutzt. Wer viel verdient, muß viel leisten oder sich zumindest gut verkaufen können. Daher liegt es auf der Hand, aus der zentralen Datenverarbeitung ein eigenständiges Kosten-Center zu bilden ein Kosten-Center mit eigenem Budget und eigenen Einnahmen.
Für ihre Dienstleistungen - Beratung, Entwicklung, Wartung und Rechnernutzung - wird sie von den Anwendern im Hause bezahlt. Die Einnahmen dieser Dienstleistungen müssen ausreichen, um die Kosten der Datenverarbeitung zu decken.
Sind die Einnahmen niedriger als die Kosten, ist die Datenverarbeitung unwirtschaftlich und muß gestrafft werden. Sind die Einnahmen höher als die Kosten, ist die Datenverarbeitung gesund und kann den verdienten Mehrwert in den Ausbau ihrer Betriebsmittel investieren.
Dennoch ist Geld nicht immer das Maß aller Dinge. Neben der reinen Wirtschaftlichkeit muß es auch andere Kriterien geben.
2. Kriterium: Projektkosten- und Termintreue
Jedes DV-Projekt - ob eine Neuentwicklung oder eine Weiterentwicklung - sollte bezüglich seiner Kosten und Dauer kalkuliert werden. An dieser Kalkulation muß die Datenverarbeitung beteiligt sein. Am Ende des Projekts erfolgt eine Nachkalkulation. Dabei werden die Ist-Kosten mit den Soll-Kosten und die Ist-Dauer mit der Soll-Dauer verglichen. Die Differenz zwischen den Ist- und Soll-Werten wird für alle DV-Projekte akkumuliert.
Falls die Ist-Werte kleiner sind, ist dies der Datenverarbeitung positiv anzurechnen. Überschreiten die durchschnittlichen Ist-Werte jedoch die durchschnittlichen Soll-Werte, ist die Kosten- und Termintreue der DV negativ zu bewerten. Zwar können einige Projektgruppen ihre Kosten und Termine überschreiten, aber im Durchschnitt müssen die vorgegebenen Planwerte eingehalten werden.
3. Kriterium: Durchdringungsgrad der Organisation
Als Voraussetzung für diesen Maßstab müssen alle organisatorischen Einheiten beziehungsweise Dienststellen eines Unternehmens erfaßt werden. Danach kann man fragen, wie viele dieser Stellen die Dienstleistungen der zentralen Datenverarbeitung in Anspruch nehmen.
Die Frage lautet also:" Wieviel Prozent der Dienststellen im Hause haben DV-gestützte Funktionen?" Der prozentuale Anteil der Organisation, der in der Ausübung ihrer Funktionen von der zentralen DV unterstützt wird, ist eine Aussage über die DV-Durchdringung des Unternehmens.
4. Kriterium: Durchdringungsgrad der Anwendungen
Als Voraussetzung für diesen Maßstab müssen alle Anwendungen eines Unternehmens - sowohl die manuelle als auch die maschinelle - erfaßt werden. Dann fragt es sich, welcher Prozentsatz davon automatisiert beziehungsweise teilautomatisiert ist.
Je mehr Funktionen eines Unternehmens durch den Computer unterstützt sind, desto größer ist der Durchdringungsgrad der DV. Wichtige Anwendungen können auch höher gewichtet werden. Der prozentuale Anteil der DV-gestützten Anwendungen ist eine Aussage über die Leistung der DV.
5. Kriterium: Durchdringungsgrad der Anwendungen
Als Voraussetzung für diesen Maßstab müssen zuerst alle Eventualitäten im Unternehmen erfaßt oder geschätzt werden. Danach geht es darum zu ermitteln, welcher Prozentsatz dieser Dateneinheiten auf maschinellen Datenträgern gespeichert sind. Der prozentuale Anteil der maschinell gespeicherten Daten von allen Daten ist eine Aussage über den Umfang der automatisierten Datenverarbeitung.
6. Kriterium: Soltware-Fehlerrate
Es gilt nicht nur die Quantität, sondern auch die Qualität der DV-Leistung zu messen. Daher muß es Pflicht werden, alle Software-Fehler in Fehlermeldungsberichten zu erfassen und in einer Fehlerdatei aufzubewahren. Ebenfalls ist die Anzahl der Software-Anweisungen zu erfassen. Dann läßt sich de Relation Fehler pro 100 Anweisungen errechnen.
Je niedriger die Fehlerrate ist, desto besser ist die qualitative Leistung der DV. Je großer das Fehlerverhältnis um so schlechter ist die qualitative Leistung. Die zur Zeit herrschende Durchschnittsfehlerrate ist 0,7 Fehler pro hundert codierte Zeilen.
7. Kriterium: Performance der Rechnersysteme
Voraussetzung ist hier ein Job-Accounting-System für die Online- und die Batch-Rechnernutzung. Gemessen werden je Programmlaufzeiten, die Antwortzeiten, die Durchsatzrate und der Speicherbedarf. Je geringer die durchschnittlichen Laufzeiten und Speicherbelegungen und je höher die Durchsatzrate, desto besser ist die Leistung der zentralen DV zu bewerten.
8. Kriterium: Verfügbarkeit der Rechnersysteme
Die Verfügbarkeit der Rechnersysteme ergibt sich aus dem prozentualen Anteil der Fehlzeiten an den gesamten Betriebszeiten. Sind die Fehlzeiten minimal, ist die Leistung der zentralen DV positiv zu beurteilen. Überschreiten sie jedoch eine gewisse Akzeptanzschwelle, ist dies der DV negativ anzurechnen.
9. Kriterium: Software-Qualität
Die Qualität der Sofware-Systeme darf bei der Beurteilung der Datenverarbeitung nicht außer acht gelassen werden. Um sie jedoch zu messen, müssen Maßstäbe wie Modularisierung, Normierung, Flexibilität, Portabilität und Robustheit postuliert werden.
Anschließend können die Programme der Datenverarbeitung entweder in ihrer Gesamtheit oder in Stichproben gegen diese Normen geprüft werden. Die Qualitätsnoten
umgeben sich aus der Relation zum definierten Optimum. Je höher die Durchschnittsrelation, desto besser ist die Qualität der Programme.
10. Kriterium: Meinung der Anwender
Die Datenverarbeitung als innerbetriebliche Dienstleistung kann letztendlich ohne eine Meinungsumfrage ihrer Kunden nicht bewertet werden. Daher muß man die Fachabteilungen um ihre Meinung zu dem Service der zentralen DV bitten.
Es gilt für jeden Anwender, die DV auf einer Skala von O bis 100 zu plazieren. Aus der Summe der Meinungen wird eine Durchschnittsnote gebildet. Wichtig wäre, daß diese Note dann von Jahr zu Jahr steigt.
- Harry Sneed ist Geschäftsführer der SES Software Engineering GmbH, Neuberg bei München.