Prozessorientierung bei Wolff Wirkwaren

Durchlaufzeiten halbiert

02.06.2004
Von Sabina Merk
Um die Qualität der Abläufe zu sichern, setzte Wolff Wirkwaren bei der Zertifizierung nach ISO 9001:2000 eine Software für das Prozess-Management ein.

DAS ÖSTERREICHISCHE Textilunternehmen Wolff stellt seit 1926 Stoffe für Damen- und Herrenwäsche her und hat sich zur Trendmarke für Lingerie & Bodywear sowie zum Lieferanten für internationale Designer und Handelsketten entwickelt. Um den qualitativen Anforderungen der Großkunden gerecht zu werden, entschied sich die Geschäftsführung im Jahr 2000 für die Zertifizierung nach den Qualitätsstandards ISO 9001:2000 und GSP. Dabei setzte das Unternehmen auf den Erfahrungen aus der Vergangenheit auf: „Wir haben einmal den Fehler gemacht und ein externes Beratungsprojekt ohne effiziente IT-Unterstützung durchgeführt. Das Resultat der Zertifizierung nach ISO 9001:1994 waren Berge von Zeichnungen und Dokumenten, die dann irgendwo in einer Ecke verstaubten und nie da waren, wo man sie dringend benötigte“, so Oliver J. Wolff, Mitglied der Geschäftsführung und Leiter der Organisationsentwicklung bei der Vorarlberger Wirkwarenfabrik Gebrüder Wolff GmbH.

Zu Beginn des neuen Projekts entschied Wolff deshalb, ein prozessorientiertes Management-System einzuführen. Bei seiner Recherche stieß der Organisationsleiter auf „Aeneis“, eine Software für die Modellierung, Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen sowie Organisations- und IT-Strukturen. Nach einer dreimonatigen Evaluation wurde die Lösung von Atoss in 25 Manntagen am Hauptstandort von Wolff in Hard implementiert. Inklusive Lizenzen, Implementierung und Schulung der 17 aktiven Benutzer betrugen die Gesamtprojektkosten 120 000 Euro. Hinzu kamen die Kosten für zusätzliche Hardware (siehe Kasten). Die Zertifizierung nach ISO 9001:2000 wurde im Dezember 2002 in Hard und im Januar 2003 in Ungarn abgeschlossen.

Kontinuierlich verbessern

Im Rahmen des Projekts wurden die kompletten Organisations- und ITStrukturen des Unternehmens mit der Software abgebildet. Die Durchlaufzeit in der Auf-tragserfüllung sollte langfristig um zehn Prozent reduziert werden. Dieses Ziel wurde mehr als erreicht: Heute beträgt sie durchschnittlich fünf bis acht Wochen, vor Einführung des Prozess-Managements waren es noch 15 Wochen. Der Organisationsleiter sieht das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht: „Wir haben unsere Prozesse zwar schon sehr detailliert, aber sicherlich nicht überall ganz korrekt beschrieben. Meines Erachtens steckt darin noch ein Verbesserungspotenzial von mindestens 30 Prozent, was Produktivität und Qualität angeht.“ Um dieses zu nutzen, gibt es bei Wolff kontinuierliche Verbesserungsprojekte (KVP).

Wolff war es besonders wichtig, bei allen Mitarbeitern Verständnis für das zentrale Thema Prozess-Management wecken. Dahinter steckt die Vision, die Prozessbeteiligten zu befähigen, fehlerhafte oder wenig effiziente Abläufe selbst korrigieren zu können. Um die 520 Mitarbeiter in Österreich in den Verbesserungsprozess einzubinden, wurde eine Intranet-Plattform auf der Basis eines „iCube Data Integration Servers“ mit dem Partner Massive Art entwickelt. Neben aktuellen Informationen zu Freizeitaktivitäten, Corporate Design und Kollektionen sind dort die laufenden Projekte und Daten aus Aeneis zu finden. Die Oberfläche ist mit Hilfe des Add-On-Moduls TQ Active Web so gestaltet, dass sie sich auch ohne Spezialwissen einfach und intuitiv bedienen lässt. Über ein „Info-Center“ greifen die Mitarbeiter auf öffentliche Organisationsinformationen, Prozessbeschreibungen, Qualitäts-Management-Dokumentationen oder laufende KVPProjekte zu. Per Stichwortsuche lassen sich beispielsweise die gewünschten Abläufe sowie die damit verknüpften Aufgaben- und Rollenbeschreibungen abfragen. Aus diesem Kontext heraus können die Mitarbeiter ihre Verbesserungsvorschläge direkt per E-Mail einreichen.