Die Herlitz AG, bedeutendster Lehrmittelhersteller im deutschsprachigen Raum, hat schon einige Datenerfassungsvarianten durchgespielt. Seit rund fünf Jahren nun praktiziert das Berliner Unternehmen dezentrale Datenerfassung mit einem Datensammelsystem 620 von Nixdorf. Die Erfahrungen sind gut.
Die Herlitz Aktiengesellschaft wurde 1904 in Berlin-Tiergarten von Carl Herlitz als Papier- und Schreibwarengroßhandlung gegründet. 1953 nahm man die Produktion von Lehrmitteln auf. Mit dem neuen Geschäftszweig ging es rasch bergauf. Der Umsatz verdoppelte sich regelmäßig in vierjährigem Turnus; rund 50 Prozent wird mit Produkten erzielt, die vor sechs Jahren noch nicht im Programm waren. Zwei Produktlinien existieren. Eine für den Schreibwarenfachhandel unter dem Namen Herlitz, die andere für Verbrauchermärkte, C + C-Betriebe, Lebensmittelketten etc. unter dem Warenzeichen "ein King Produkt" . Produziert wird ausschließlich in Berlin. 1978 bezog man ein neues sechsgeschossiges Fabrikgebäude. Im Jahr zuvor ging der bis dato reine Familienbetrieb an die Börse. Rund 900 Mitarbeiter sind bei der AG beschäftigt.
Herlitz ist von Betriebsgröße und Datenvolumen her den größeren EDV-Anwendern zuzurechnen. 1970, als die ersten Schritte in Richtung EDV gemacht wurden, war das noch anders. Nicht nur der Umsatz hat sich in dieser Zeit mehr als verdreifacht, auch der Datenanfall, wobei dieser hier wie anderswo überproportional gewachsen ist. Die DV wurde von Anfang an zentral organisiert. Im hauseigenen Rechenzentrum steht seit 1976 eine Honeywell Bull 64/40. Vor rund einem Jahr kam ein System gleichen Typs hinzu, das vorzugsweise für die Fertigungsplanung genutzt wird.
Vom Einzelplatzsystem zur dezentralen DE
In der Datenerfassung ist das Berliner Unternehmen den Weg vom Einzelplatzsystem, über die zentrale Datenerfassung mit einem Datensammelsystem bis hin zur dezentralen DFE mit einem DSS gegangen. Für den mehrmaligen Wandel der Datenerfassungsmethode ist das stark gestiegene Datenvolumen, aber auch die neu auf den Markt gekommene leistungsfähigere Erfassungshardware und natürlich das Bemühen des Unternehmens verantwortlich, die Daten rationell zu erfassen. Anfangs wurden die Daten auf vier Einzelplatzsystemen von Honeywell erfaßt, wobei Magnetbänder als Datenträger dienten. Mit steigendem Datenvolumen erwies sich dieses Verfahren als wenig rationell. Auch die zeitnahe Datenauswertung war gefährdet. Weitere Einzelplätze hätten zwar zusätzliche Erfassungskapazitäten geschaffen, aber eine optimale Lösung wäre das auch nicht gewesen. So entschloß sich der Lehrmittelhersteller von der Spree, ein Datensammelsystem anzuschaffen. Damit sollten die Daten nicht nur schneller, sondern auch kostengünstiger erfaßt werden.
Für die Systemauswahl legte Prokurist Harald Seggelke folgende Kriterien fest:
- Reduzierung der Fehlerquote in der Datenerfassung;
- Einschränkung der konventionellen Aufbereitung der Daten;
- Motivierung der Datentypistinnen zu höherer Leistung;
- Beschleunigung des innerbetrieblichen Datenflusses;
- Ausbaufähigkeit des Systems, um künftige Steigerungen des Datenvolumens problemlos auffangen zu können;
- Organisatorischer Spielraum für Datenvor- und -nachbearbeitungsaufgaben;
- Senkung der Erfassungskosten (soweit machbar).
Ein Vergleich der Hard- und Softwaredaten verschiedener Datensammelsysteme ergab, daß die 620 von Nixdorf die Anforderungen der Herlitz AG wohl am besten erfüllen könnte. Es wurde das Modell 62 W35 mit sechs Bildschirmerfassungsplätzen erworben. Zunächst setzte man das DSS zentral ein, mit speziellen Datentypistinnen, die den ganzen Tag lang nur Daten erfaßten. Doch schon bald erschien dezentrale Datenerfassung in der Fachabteilung, am Entstehungsort der Daten vorteilhafter. Den ersten Schritt in die dezentrale Richtung machte man 1974, wenige Monate nach lnstallation des Nixdorf-Datensammelsystems mit der Lohnbuchhaltung (zwei Bildschirmerfassungsplätze). 1975 folgten die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung (drei Bildschirmerfassungsplätze) und die Auftragsbearbeitung (vier Bildschirmerfassungsplätze). Zusätzlich werden über den Supervisiorplatz in der EDV-Abteilung alle jene Daten erfaßt die direkt keiner Fachabteilung zuordbar sind.
Online und Offline für Vorher und Nachher
Die Datensammelsysteme der 620er Familie von Nixdorf können sowohl online mit einem Host-Rechner als auch offline, wie bei Herlitz arbeiten. Sie besitzen genug eigene Intelligenz, um in begrenztem Umfang selbständig Daten verarbeiten zu können. Das Berliner Unternehmen nutzt dies für Vorverarbeitung- und Nachbearbeltungsaufgaben. Die 620er Systeme sind modular ausbaufähig. Für alle Modelle besteht volle Software-kompatibilität. So konnte das Unternehmen, als man auf einen größeren Typ umstieg, seine Programme unverändert übernehmen. Die 620-35 wurde inzwischen von einer 620-38 mit 64 KB Hauptspeicher und einer externen Plattenkapazität von 10 MB (vorher 2,9 MB) abgelöst. Die auf Magnetplatte erfaßten Daten werden auf Magnetbänder für den Offline-Datentransfer mit den Zentralcomputern überspielt.
Die Routinen des Standardbetriebssystems der Nixdorf 620 decken die Anforderungen an die "normale" intelligente Datenerfassung ab. Die Bedienerführung erfolgt in der Art einer programmierten Unterweisung über den Bildschirm. Bei Bedarf können Masken (zum Beispiel der Aufbau eines Erfassungsbelegs) auf dem Display eingeblendet werden. Für Belege, die über den normalen Bildschirminhalt hinausgehen, gibt es das "Roll up/Roll down-Verfahren", bei dem sich der Bildschirminhalt automatisch nach oben verschiebt. Häufig wiederkehrende Funktionen sind unter einem Kennwort speicher- und abrufbar. Prüfroutinen ersetzen weitgehend das Neueintasten der Daten. Beim Ändern von bereits erfaßten Werten ist es nicht notwendig, den ganzen Satz neu zu erfassen.
Neben den vorhandenen Routinen hat der Benutzer die Möglichkeit, spezielle Probleme mit Cobol-Routinen zu lösen. Mit einem Kennwort können von jedem Platz aus Supervisiorfunktionen (wie Eingeben und Ändern von Formatprogrammen) aufgerufen werden. Auf Wunsch ist eine automatische Bedienerstatistik verfügbar. Für anspruchsvollere Aufgaben gibt es zusätzliche lizenzpflichtige Systemsoftware. So bietet das Softwarepaket Depos Tabellenverarbeitung, Tabellenverkettung, Feldmodifikationen und permanente Datensicherung auf Magnetband. Demos ermöglicht zusätzliche Dateiverwaltungs-funktionen.
Anwenderprogramme selbst geschrieben
Die notwendigen Anwenderprogramme wurden bei Herlitz selbst geschrieben. Für die Erfassungsseite benutzte man eine Parametersprache, für die Ausgabeseite Cobol-ähnliche Statements. Die Ausbauprogramme konnten dabei frei von Erfassungsfunktionen bleiben. Bei Datenerfassung in Fachabteilungen sind die erfassenden Mitarbeiter nicht mehr ausschließlich mit dieser Aufgabe beschäftigt. Vielmehr entfällt in der Auftragsbearbeitung bis zu 60 Prozent der Arbeitszeit auf sachbearbeitende Tätigkeiten, in den übrigen Bereichen sogar bis zu 80 Prozent. Die physische Belastung ist natürlich geringer, die Arbeits-produktivität ist höher und es unterlaufen weniger Erfassungsfehler.
Die Daten der Lohnbuchhaltung und der Debitoren- sowie Kreditorenbuchhaltung werden direkt vom Urbeleg erfaßt. Zwischenbelege sind nicht erforderlich. In der Auftragsbearbeitung können die aus den Auftragsblöcken der Vertreter stammenden Daten ebenfalls unmittelbar erfaßt werden. Bei schriftlichen oder telefonischen Aufträgen der Kunden müssen die Erfassungbelege vorher ergänzt werden.
Das Datensammelsystem der Herlitz AG wird nicht nur für die reine Datenerfassung genutzt, wenn auch hier eindeutig der Schwerpunkt der Auslastung liegt. Das System dient auch dazu, im Kreditorenbereich das Rechnungseingangsbuch und die Offene-Posten-Buchhaltung selbständig zu führen. Dieser Zusatznutzen der 620 entlastet die Zentralrechner. Bei den Debitoren ist für diese Aufgabe vorerst der benötigte Speicherplatz noch zu klein. Sollte die Plattenkapazität weiter aufgestockt werden, will das Unternehmen unter Umständen später auf dem DSS die gleichen Aufgaben auch für die Debitoren-buchhaltung "fahren".
Hauptrechner entlastende Funktion
Es gibt weitere Beispiele für die Hauptrechner entlastenden Funktionen des Datensammelsystems. Die von den Vertretern mittels Akustikkoppler überspielten Auftragsdaten eine Reihe von Außendienstlern sind mit mobilen Erfassungsterminals ausgerüstet - werden zunächst von der 620-38 empfangen. Für den Druck von Bestellformularen dient ebenfalls das Datensammelsystem. Es fungiert hier als Steuereinheit für einen Matrixdrucker von Print-Ronix (P 300) der im Strichcode druckt. Die auszugebenden Daten bekommt das DSS von einem Großrechner auf einem Magnetband.
Später sollen eventuell auch in der Fertigung Bildschirmarbeitsplätze des Datensammelsystems installiert werden, wobei der Datentransfer über eine Direktleitung mit einem Host-Rechner erfolgen dürfte.
Mehr Komfort, weniger Kosten
Durch den Einsatz eines Datensammelsystems, aber auch durch die dezentrale Datenerfassung in der Fachabteilung, konnte die Erfassungsleistung bei Herlitz quantitativ und qualitativ gesteigert werden. Die Fehlerrate ist drastisch gesunken, zum einen durch programmgesteuerte Plausibilitätskontrollen, zum anderen, weil die Erfassungskräfte nicht mehr den ganzen Tag dem Bildschirmstreß ausgesetzt sind. Auch der Papierverbrauch konnte gesenkt werden; es sind weniger Belege als vorher umzuschreiben. Die Urbelege sind in der Regel schon computergerecht gestaltet und ausgefüllt. Die Vor- und Nachbearbeitung entlastete die Zentralrechner von bestimmten Verarbeitungsaufgaben und schafft Luft für andere Applikationen. Trotz mehr Komfort und Sicherheit sowie höhere Erfassungsleistungen sind die Kosten für den Sektor Datenerfassung relativ gesunken.