Dokumenten-Management/Für breit angelegte Unternehmensanwendungen

Domino-Know-how ebnet den Weg

18.02.2000
Der Markt der Dokumenten-Management-Systeme war bis zum Erscheinen von "Domino.Doc" von vertikalen Lösungen geprägt. Lotus positionierte Domino.Doc dagegen als horizontale Lösung für das gesamte Unternehmen. Volker Weber* beschreibt das System und die vom Hersteller geplanten Weiterentwicklungen.

"Document Management for the rest of us" - diese Charakterisierung beschreibt am besten die Idee hinter Domino.Doc. Das Produkt setzt auf einer vorhandenen Domino-Infrastruktur auf. Authentifizierung und Autorisierung der Benutzer erfolgen über das Domino-Directory, Notes-Clients sind dagegen für die Benutzung von Domino.Doc nicht unbedingt erforderlich.

Die Dokumentenablage wird hierarchisch in fünf Ebenen gegliedert. Die Library ist der Einstiegspunkt sowohl für den Benutzer als auch für den Administrator. Sie besteht aus einer Reihe von File Rooms, die vor allem der einfacheren Orientierung des Benutzers dienen und eine logische Zusammenfassung mehrerer File Cabinets darstellen.

File Cabinets wiederum sind eine technische Zusammenfassung von Dokumenten und Ordnern, die auf einen Satz von Domino-Datenbanken abgebildet werden. Domino.Doc verwaltet diese völlig automatisch und versteckt dabei die technischen Details, etwa die Verteilung der Dokumente auf eine Folge von Datenbanken. Innerhalb des File Cabinet werden Dokumente zu einem Binder zusammengefasst. Das entspricht in der Sichtweise des Benutzers am ehesten einem Verzeichnis. Document schließlich enthält die kleinste verwaltbare Einheit, etwa eine Powerpoint-Präsentation.

Der Benutzer hat drei Möglichkeiten, sich in Domino.Doc zu bewegen: mit einem Notes-Client, einem Web-Browser oder direkt von seiner Anwendung aus. Lotus liefert dazu einen Desktop-Enabler, der sich direkt in ODMA-konforme (Open Document Management API) Anwendungen wie "Word" und "Powerpoint" (ab Version 97) einklinkt. Über einen "Datei öffnen" - Dialog navigiert der Anwender dann direkt in der Domino.Doc-Library. Für nicht ODMA-konforme Anwendungen wie Word 95 bietet Lotus eigene Lösungen zum Download an.

Erst vor wenigen Wochen kündigte Lotus darüber hinaus an, das Produkt respektive die Technologie hinter "Enterprise Desktop" von Gobal Compliance (www. globalcompliance.com) lizenziert zu haben. Dabei handelt es sich um ein Frontend für Domino.Doc, das mit einer Outlook-ähnlichen Oberfläche aufwartet. Enterprise Desktop wird in die nächste Version des Produktes integriert, steht jedoch schon vorher zum Download bereit.

Domino.Doc stellt ein dokumentiertes API zur Verfügung, über das eine Integration in eigene Lösungen möglich ist. Einen guten technischen Überblick gibt das im November 1999 erschienene IBM-Redbook "Creating Customized Solutions with Domino. Doc" (SG24-5658-00), das als PDF-Datei von http://www.redbooks.ibm.com heruntergeladen werden kann.

Was den Lebenszyklus eines Dokuments angeht, deckt Domino.Doc alle fünf Phasen beziehungsweise Prozesse ab: Ein Dokument wird erstellt, überarbeitet, inhaltlich geprüft, veröffentlicht oder versendet und schließlich archiviert. Außerdem unterstützt das Produkt die Bildung verschiedener Dokumenttypen. So lässt sich zum Beispiel festlegen, welchen Workflow ein Dokument während der Überarbeitung oder der Prüfungs- und Genehmigungsphase durchläuft. Der Benutzer muss diese Abläufe damit nicht mehr für jedes Dokument neu bestimmen. In der Veröffentlichungsphase können dann Dokumente entsprechend ihrem Typ in andere Formate gewandelt werden, um sie etwa automatisch auf einem Web-Server zu integrieren.

Eine besondere Stärke von Domino.Doc ergibt sich aus der Technologie der Domino-Server. So lassen sich File Cabinets über mehrere Server hinweg replizieren und damit auch in geografisch verteilten Umgebungen nahe beim Anwender ansiedeln.

Um Replikationskonflikte durch gleichzeitige Änderungen von Dokumenten in verschiedenen Repliken eines File Cabinet zu vermeiden und damit ein sauberes Checkin/Checkout zu ermöglichen, implementiert Lotus ein Zweiphasen-Sperrprotokoll über eine zusätzliche Domino-Task mit der Bezeichnung "Transaction Manager". Es wird ein Master-Replica-Server bestimmt, eine Master-Library-Replica und für jedes File Cabinet ebenfalls eine Master Replica.

Auf der Ebene der File Cabinets können die Master Replicas auf verschiedenen Servern liegen. Bestimmte Operationen jedoch, etwa die Erstellung neuer File Cabinets, können nur auf dem Master-Replica-Server erfolgen.

Bei einer verteilten Domino. Doc-Umgebung werden Document-Checkouts oder -Checkins nur provisorisch über eine Transaktions-Datenbank vorgenommen.

Der lokale Server stellt die Transaktion in seine Replik ein. Beim nächsten Replikationsvorgang werden diese Transaktionen dann weitergegeben und von dem Server behandelt, der die Master Replica des File Cabinet hält. Wenn es keinen Konflikt gibt, wird die Transaktion auf der Master Replica durchgeführt und an die anderen Repliken verteilt. Erst in diesem Augenblick verliert der Checkin/Checkout seine provisorische Bedeutung. Ein Konflikt hingegen wird dem Benutzer gemeldet, sodass er seine lokalen Änderungen einpflegen kann. Jeder Zugriff auf Domino.Doc, auch ein lesender, erfordert eine entsprechende Lizenz (Client Access License) - es gibt keinen anonymen Zugriff. Es ist daher gleichgültig, wie viele Anwender tatsächlich Dokumente bearbeiten und wie viele sie nur betrachten. Domino.Doc regelt den Zugriff über eine Gruppe im Domino-Directory, in die jeder Domino.Doc-Benutzer automatisch aufgenommen wird. Die Anzahl der benötigten Lizenzen ist damit leicht zu erkennen.

Server-seitig unterscheidet man bei Domino.Doc drei Stufen: Der "Team Server" ist die billigste Variante; sie lässt sich nur einzeln einsetzen und unterstützt keine Replikation mit anderen Domino.Doc-Servern. Darüber ist der für verteilte Umgebungen benötigte "Enterprise Server" in zwei Versionen angesiedelt: für eins bis vier sowie für fünf und mehr Prozessoren. Der einzige Unterschied zum Team Server ist der Transaktions-Manager, der für die Verwaltung des Sperrprotokolls zuständig ist.

Zur Archivierung von Dokumenten bietet Lotus den "Storage Manager" an. Damit lassen sich Dokumente auch über längere Zeiträume auf billigeren Medien wie Bändern und optischen Laufwerken aufbewahren. Für jedes archivierte Dokument verbleibt ein Stub in Domino.Doc, anhand dessen der Benutzer das Dokument bei Bedarf wieder aus dem Archiv holen kann.

Für die Erfassung von papiergebundenen Dokumenten hält Lotus einen "Imaging Client" bereit, der die direkte Übertragung vom Scanner in Domino.Doc gestattet. Über eine OCR-Technologie von Xerox erkennt der Imaging Client dabei auch Texte auf den eingescannten Seiten.

Compound Documents derzeit noch ein ProblemVirtuelle Dokumente, auch als Compound Documents bezeichnet, werden von Domino.Doc derzeit noch nicht unterstützt. Dabei handelt es sich um Dokumente, die aus mehreren Teilen bestehen, etwa die von Word her bekannten Filialdokumente. Diese Funktion ist äußerst mächtig und wird bei vertikalen Anwendungen wie der Zulassung von Medikamenten häufig benutzt. Weil Domino.Doc an dieser Stelle noch passen muss, setzt zum Beispiel der amerikanische Konzern Procter & Gamble für derart spezielle Anwendungen klassische Dokumenten-Management-Systeme ein, während im Rest des Unternehmens Domino.Doc verwendet wird.

Die aktuelle Version 2.5a wurde bereits in die durch die Übernahme von Onestone aufgekauften Workflow-Technologie integriert. Domino Workflow kann damit die bei der Bearbeitung von Prozessen anfallenden Dokumente in Domino.Doc ablegen, umgekehrt nutzt Domino.Doc die Fähigkeiten von Domino Workflow.

Andere Weiterentwicklungen betreffen die Bereiche Realtime und Disconnected Use. Letzteres Thema ist interessant, weil Anwender über eine dem Windows-Aktenkoffer ähnliche Funktion Dokumente aus Domino.Doc auschecken können, um sie dann unterwegs zu bearbeiten.

Interessant ist Domino.Doc vor allem für Unternehmen, die bereits eine Domino-Infrastruktur haben. Dabei geht es weniger darum, die bisherigen Server weiterzuverwenden. Vielmehr ist bereits das Know-how zur Betreuung der Server und der Administration der Anwender vorhanden.

* Volker Weber ist Fachjournalist in Darmstadt.