Nach wie vor werden Projekte nicht angemessen dokumentiert. Das überrascht vor allem im Hinblick auf den Jahr-2000-Trubel. Denn gerade der Millenniumswechsel zeigt, wie wichtig es ist, das Wissen aus Projekten festzuhalten - und zwar in doppelter Hinsicht:
- Die lückenhafte Dokumentation der Vergangenheit macht es den Entwicklern heute schwer, die Programme umzustellen.
- Zudem müssen die Unternehmen künftig ihren Geschäftspartnern gegenüber dokumentieren können, daß sie sorgfältig gearbeitet haben.
Das Tempo des wirtschaftlichen Wandels nimmt stetig zu. Auf der operativen Ebene führen diese Veränderungen zu einer Vielzahl unterschiedlicher IT-Projekte: Weitere Betriebssysteme werden implementiert, zusätzliche Schnittstellen entwickelt und DV-Systeme zusammengeführt. Je vielschichtiger die Projekte sind und je stärker die Unternehmen von ihnen abhängen, desto dringlicher stellt sich die Frage nach der Qualität der Anwendungen.
Während die Fachbereiche heute bereits auf Qualitätssicherung setzen, etablieren sich entsprechende Richtlinien in der DV nur zögernd. Wohin das führt, wird erst dann zur Kenntnis genommen, wenn der Ernstfall eintritt - beispielsweise, als vor wenigen Monaten der Betrieb im Hongkonger Flughafen zum Stillstand kam.
Wer vor diesem Hintergrund seine IT-Aufgaben meistern will, ist gut beraten, Richtlinien für ein konsequentes Qualitäts-Management zu institutionalisieren. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg dorthin ist getan, wenn das Wissen in den Systemen umfassend dokumentiert wird.
Dokumentationen zielen auf das implizite Wissen eines Projekts: Sie greifen es auf, strukturieren es und machen es dadurch verfügbar. Dabei richten sie sich an vier unterschiedliche Adressaten: die Anwender im Fachbereich, die Administratoren in der IT-Abteilung, den Projektleiter und die Entwickler, die für künftige Aufgaben auf dieses Wissen zurückgreifen sollen.
Jede der vier Gruppen stellt individuelle Ansprüche an Form und Inhalt ihrer Dokumentation. Werden die Adressaten frühzeitig eingebunden, ist sichergestellt, daß das relevante Wissen verständlich und nachvollziehbar aufbereitet wird. Besondere Beachtung verdienen dabei die Anwender in den Fachbereichen. Schließlich sind sie daran interessiert, schnell von den Lösungen profitieren zu können. Zu diesem Zweck sollten User-Dokumentationen nicht länger ausschließlich als engbedruckte, mehrere hundert Seiten starke Handbücher, sondern auch als Online- beziehungsweise Kontexthilfen angeboten werden.
Im Gegensatz zu den Fachbereichen erwarten die DV-Abteilungen, daß Dokumentationen detaillierte technische Informationen liefern. Qualität und Quantität der Informationen entscheiden über den Wartungsaufwand, den die IT-Systeme nach ihrer Übergabe erfordern.
Dokumentationen zum Projektfortschritt und zur Wissensweitergabe zielen auf ein konstruktives Qualitäts-Management. Verantwortlich dafür ist der Projektleiter. Bei ihm fließt das gesamte Wissen eines Projekts zusammen. Exakte Dokumentationen können ihn dabei unterstützen, den Verlauf zu kontrollieren und zu steuern. Zusätzlich helfen sie ihm, den angestrebten Qualitätsgrad sicherzustellen. Gleichzeitig muß der Projektleiter seine Erfahrungen sichern. Als Knowledge-Manager hat er dafür zu sorgen, daß wiederverwendbares Wissen in Datenbanksystemen gespeichert wird, damit es in zukünftigen Projekten verfügbar ist.
Um die Qualität der Dokumentation zu gewährleisten, muß der Projektleiter das Engagement seiner Mitarbeiter wecken. Sein Führungsstil, seine Fähigkeit zur Motivation und nicht zuletzt auch sein Fingerspitzengefühl beim Umgang mit Mängeln in der Projektarbeit entscheiden darüber, wie offen die Beteiligten miteinander kommunizieren und inwieweit sie ihr Wissen austauschen. Da Erfahrungen häufig informell weitergegeben werden, sollte der Projektleiter eine Plattform dafür einrichten, beispielsweise ein regelmäßiges Forum.
Unterstützt wird er durch eine offene Unternehmenskultur. Untersuchungen zum Wissens-Management in US-amerikanischen Unternehmen zeigen, daß der Erfolg vor allem von den gelebten Werten und Normen eines Unternehmens abhängt.
Heute rücken Dokumentationen zunehmend in das Blickfeld der DV-Verantwortlichen - als Werkzeug, um die Qualität von Projekten nachzuweisen und das darin gesammelte Wissen zu sichern. Dafür sorgt schon die derzeit dringlichste Aufgabe der IT, die Jahr-2000-Umstellung. Sie wird dazu führen, daß Dokumentationen die Funktion eines Qualitätsnachweises erhalten. Seit Anfang August verlangt beispielsweise die US-amerikanische Börsenaufsicht SEC, daß börsennotierte Unternehmen genaue Auskünfte darüber geben, was sie an Umstellungsarbeit geleistet haben.
Einen zusätzlichen Schub erhält die Dokumentationsarbeit durch den Intranet-Boom. Diese Technik schafft die Voraussetzungen dafür, daß das Projektwissen allen Beteiligten zeitgleich zur Verfügung steht. Um dieses Potential konsequent zu nutzen, entscheidet sich eine steigende Zahl von Unternehmen für Technical Writers, die als Fachleute für Dokumentation das Know-how methodisch erschließen.
Rita Katerkamp ist Informations-Organisatorin bei der Collogia Unternehmensberatung in Köln.