Bereits etwa vier Fünftel der deutschen Energieversorger setzen bereits eine Lösung im Bereich Document Management ein. In der Regel greifen die Unternehmen hier auf die Standardsoftware der verschiedenen klassischen ECM-Anbieter zurück. Damit liegt die Abdeckung im Versorgermarkt etwas höher als der DMS-Einsatz im Gesamtmarkt.

Auch die verbliebenen Unternehmen ohne DMS-Unterstützung werden zukünftig zu einem hohen Anteil in diesen Bereich investieren. Insgesamt 6 Prozent aller befragten Unternehmen projektieren die Neu-Einführung einer Lösung in diesem Bereich. Dies ergab eine Befragung bei mehr als 150 Fachverantwortlichen in Unternehmen der deutschen Versorgungswirtschaft. Aber auch für Versorger, die bereits eine Lösung einsetzen, ist das Thema damit noch nicht abgeschlossen.

Vier Prozent investieren auch weiterhin in den Ausbau und Austausch ihrer DMS-Lösungen, denn so vielfältig die Einsatzgebiete und Unterstützungsbereiche einer solchen Lösung sind, desto vielfältiger ist auch die Karte der weißen Flecken, in denen diese Hilfe noch nicht zum Einsatz kommt. Im Versorgungsmarkt fallen unstrukturierte Daten und Dokumente nicht allein im Backoffice und den Finanz- und Personalbereichen an, auch der intensive Kundenkontakt und die Wartungsanforderungen an die technischen Systeme erzeugen einen hohen Berg an Informationen dieser Art.

Weiße Flecken auf der Prozesslandkarte

Um diese Entwicklungen zu beleuchten, wurde in der Untersuchung auch danach gefragt, in welchen Bereichen die Unternehmen ihre DMS-Lösungen bereits einsetzen. Dabei wurden die jeweiligen Fachverantwortlichen nach Einsatzszenarien in ihren Bereichen gefragt, das Ergebnis ist in nachfolgender Grafik zusammengefasst. So zeigt sich, dass die Vertragsarchivierung ganz oben auf der Liste der mit dem DMS umgesetzten Prozesse steht. 70 Prozent der Unternehmen setzen diese Anforderung um. Dies ist kein Wunder, da die Verträge bei einem Versorger schnell eine hohe Kapazität erfordern können.

Auch im Sinne des schnelleren Kundenservices ist ein verbessertes Management der Verträge sicherlich relevant. Diesen Prozess setzen bislang allerdings weniger Unternehmen um. Nur knapp die Hälfte hat neben der reinen Archivierungsfunktion auch bereits Workflowkomponenten rund um das Vertragsgeschehen gekoppelt. Insgesamt ist das Thema Workflow noch nicht in allen Unternehmen umgesetzt. Zumindest aber im Bereich Abteilungsablage und Collaboration arbeiten schon 60 Prozent der Befragten mit einer DMS-Lösung.

Mit Blick auf die hohen Wartungsanforderungen bei technischen Anlagen ist die technische Dokumentation ein weiterer wichtiger Aspekt in den Unternehmen. Hierbei geht es darum, alle relevanten Informationen zentral zu sammeln und auffindbar zu machen. Knapp 55 Prozent setzen ihre DMS-Lösung für diese Prozesse ein. Ein Prozent der Unternehmen plant, dies zukünftig zu unterstützen. Auch Collaborations- und Ablagenszenarien werden von den Unternehmen mit DMS-Einsatz weiter ausgebaut. Noch wichtiger ist vielen Unterenhemen aber die Automatisierung des Backoffice und Effizienzgewinne durch die Einführung eines automatisierten Posteinganges. In den letzteren Bereich investieren aktuell sieben Prozent der Unternehmen.

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