Von Carsten Milbach*

Alle anfallenden Belege aus Vertrieb, Werkstatt sowie den kaufmaennischen Bereichen der RKG Rheinische Kraftwagen GmbH erfasst das Dokumentations- und Archivierungssystem des Berliner Spezialhauses Just in Time. Die Software laeuft unter Windows auf PCs und kostet pro Arbeitsplatz 3000 Mark.

Die Beleg- und Dokumentenarchivierung in der RKG Rheinische Kraftwagen GmbH wurde 1995 komplett auf ein elektronisches Dokumenten-Management-System umgestellt. Mit der Software Prochiv der Berliner Just in Time GmbH gelang es, nahezu saemtliche Belege im Vertrieb, der Werkstatt und in den kaufmaennischen Bereichen des Unternehmens zu archivieren.

Das Problem: Die steigende Papierflut, insbesondere in den kaufmaennischen Bereichen und bei den Werkstattauftraegen, machten es 1995 notwendig, ein Archivierungssystems fuer die Belege und Auftraege einzufuehren. Aber nicht nur das Aufbewahren und die Ablage der Dokumente ueberforderte die Mitarbeiter in Verwaltung und Registratur, sondern auch die Handhabung der aktuellen im Umlauf befindlichen Papiere. Daher wurde nach einem System gesucht, das Belege sowohl komprimiert elektronisch archivieren als auch schnell und einfach indizieren und wiederfinden kann - und das im Netzwerk, damit die zwoelf davon betroffenen Mitarbeiter jederzeit und dezentral auf das System zugreifen koennen.

Die Software: Die Entscheidung fiel innerhalb von zwei Monaten auf Prochiv, eine Dokumenten-Management-Software des Berliner Systemspezialisten Just in Time GmbH. Die Software, die unter Windows auf PCs laeuft, die sich aber auch auf groesseren Systemen bereits bewaehrt hat, wurde aufgrund ihrer leicht zugaenglichen und funktionalen Oberflaeche ausgewaehlt. Darueber hinaus schnitt das Produkt beim Kostenvergleich mit anderen Anbietern sehr gut ab, da sich die Investitionen auf unter 3000 Mark pro Arbeitsplatz beschraenkten. Die Kopplung der PCs mit dem vorhandenen BS2000- Host-Rechner und der Zugriff der PC-Archivierungssoftware auf die Fakturierungs- und Buchhaltungsdaten des Host-Systems waren unproblematisch.

In der aktuellen Implementierungsphase werden alle Dokumente, deren zentrale Verwaltung sinnvoll ist, mit Prochiv archiviert. Dies betrifft Belege, die oft von vielen Mitarbeitern an verschiedenen Orten benoetigt werden. So fiel die Auswahl auf

- alle Buchhaltungsbelege

- Bankauszuege

- Schriftverkehr mit den Kunden

- Auftragspapiere der Werkstatt

- Rechnungsausgaenge

- Reparaturbelege sowie

- Fahrzeugankaeufe und -verkaeufe.

Hierbei wurde einerseits auf existente Papiervorlagen als auch auf die Daten zurueckgegriffen, die auf dem Host liegen. Dank der ausgekluegelten Benutzerverwaltung war es leicht moeglich, sinnvolle Zugriffsrechte auf die entsprechenden Sachbearbeiter zu verteilen.

Insgesamt werden zirka 96 Prozent aller mit Prochiv archivierten Dokumente automatisch indiziert.

Alle Dokumente, sowohl die auf dem Host erzeugten Daten als auch die auf Papier vorhandenen Belege erhalten einen Barcode. Bei den Host-Belegen wird der Barcode auf das Dokument gedruckt, auf alle anderen Papiere kleben ihn die Mitarbeiter auf.

Die mit Barcode versehenen Dokumente werden mit vier kostenguenstigen A4/A3-SW-Scannern gescannt und anhand der Barcodes automatisch indiziert. Eine manuelle Indizierung entfaellt dadurch voellig, was die Arbeit enorm erleichtert.

Eine einzige 20-GB-Jukebox uebernimmt die gesamte Datenhaltung. Ein separater Pentium-Rechner fungiert als Jukebox-Server. Als Datenbank ist "Scalable SQL for Netware" eingesetzt. Sicherheitsaspekte sind bei dieser Software grossgeschrieben: Falls die Datenbank zerstoert werden sollte, ist sie in der Lage, sich mit Hilfe eines eigenen Survival-Recovering-Verfahrens selbst zu reorganisieren. Hierzu werden separate, auf den einzelnen Datentraegern vorhandene Backup-Daten herangezogen. So laesst sich die gesamte Datenbank aus den vorhandenen WORMs wieder herstellen.

Auch im laufenden Betrieb ist ein Datenverlust fast ausgeschlossen, da Prochiv die WORMs spiegelt. Zusaetzlich werden die Daten, insbesondere die Finanzbuchhaltungsbelege, durch "Arcservice" auf Magnetbaendern gesichert.

Die Tagesarbeit geht vorerst auf zwoelf Arbeitsplaetzen vonstatten. Hierbei liessen sich die vorhandenen PCs problemlos einbinden, was das Investitionsvolumen vorteilhaft beeinflusste. Das Novell-3.12- Netzwerk steuert die acht Pentium/60Megahertz-Rechner genauso wie die kleinen 386/40-Megahertz- und 486/69-Megahertz-Rechner an. Als Netzwerk-Server fungiert ebenfalls ein Pentium/60Megahertz- Rechner. Die ersten Aussenbetriebe werden demnaechst per ISDN angekoppelt.

Es gibt keine Erweiterungsprobleme, da die Archivierungssoftware Herstellerangaben zufolge beliebig ausbaubar ist. Die Anzahl zukuenftiger Prochiv-Arbeitsplaetze ist nicht limitiert. Auch ansteigende Datenmengen stellen kein Hindernis dar, da die Software unbegrenzt grosse Datenmengen bewaeltigt. Weder bei 64000 oder 512000 Dokumenten pro Archiv besteht ein Kapazitaetslimit. Ebenso verfuegt die verhaeltnismaessig kleine Juke-Box noch ueber einen erheblichen Kapazitaetsspielraum.

Obwohl seit April 1995, also innerhalb von vier Monaten, schon ueber 220000 Belege erfasst wurden, weist der Datenbestand nur eine Groesse von zirka 5 GB auf. Da die Daten vor der Archivierung komprimiert werden, geht eine durchschnittliche DIN-A4-Seite mit nur etwa 35 KB in die Kapazitaetsrechnung ein. Deshalb wird gegenwaertig erst die vierte der 16 in der Jukebox zur Verfuegung stehenden WORMs beschrieben.

Auch die Erfassung der unzaehligen Belege erfolgt automatisiert. Der Scanner Fujitsu M 3096E+ mit dem Einzelblatteinzug und Kofax- Beschleunigerkarten liest bis zu 900 Seiten pro Stunde ein. Das System ist hierbei in der Lage, mehrere gleichzeitig arbeitende Erfassungsstationen zu synchronisieren.

Derzeit arbeiten erst zwoelf Mitarbeiter mit dem System. Die Akzeptanz und Zufriedenheit sind sehr gross. Aufgrund der automatischen Indizierung entfallen die monotonen Erfassungstaetigkeiten der Dokumentenverwaltung.

Die archivierten Belege sind mit den komfortablen und anpassungsfaehigen Abfragemasken ohne Probleme wieder auffindbar, was die Suchzeiten extrem verkuerzt und damit auch den Stress des Personals reduziert hat. Zudem hat das gesamte Belegsystem erheblich an Tranzparenz gewonnen.

Nicht zuletzt ist eine Kostenbetrachtung relevant, denn der Return on investment (ROI) liegt schon jetzt bei 200 000 Mark pro Jahr - bei einem gesamten Investitionsvolumen von nur etwa 300000 Mark.

Realisiert hat die Gesamtloesung das Wuppertaler Systemhaus Schasiepen. Schon nach kurzer Zeit uebernahm die RKG-eigene DV- Abteilung die selbstaendige Systembetreuung.

Resuemee: Der Arbeitsalltag gestaltet sich durch die erhoehte und komfortablere Informationsverfuegbarkeit viel fluessiger und effizienter. Fuer Benutzer, die nicht so haeufig mit dem System arbeiten, waere eine systemuebergreifende Suche nach Dokumenten hilfreich, da die Dokumente bestimmten Sachgebieten zugeordnet sind. Grundsaetzlich kommen Gelegenheitsnutzer gut mit der Dokumenten-Management-Software zurecht. Ein weiter Ausbau der "Prochivierung" ist von RKG geplant.

Das Unternehmen: Die Rheinische Kraftwagen GmbH

Mit zirka 400 Mitarbeitern ist die 1927 gegruendete RKG Rheinische Kraftwagen GmbH der groesste Arbeitgeber in der Automobilbranche im Grossraum Bonn. Der Mercedes-Benz-Partner verkauft jaehrlich mehr als 3000 neue Mercedes Pkw, rund 1000 neue Lkw und noch mal so viele gebrauchte Fahrzeuge. An zehn Standorten macht RKG im Handels- und Reparaturgeschaeft ueber 300 Millionen Mark Umsatz.

*Carsten Milbach ist Geschaeftsfuehrer der Just in Time Software GmbH in Berlin.