Mittelständische Firmen kämpfen nicht nur um Aufträge und Kunden, sondern auch mit dem Papier-Chaos im eigenen Haus. Vom einfachen Memo mit kurzer Verfallszeit über Geschäftsbriefe, Rechnungen und Verträge mit mittleren Aufbewahrungsfristen bis hin zu langfristig zu archivierenden Dokumentationen ist ein buntes Allerlei an Schriftstücken vertreten. Zusätzliche Komplexität bringen die Formate, in denen diese Unterlagen vorliegen: Neben Fax, Brief oder Vertrag auf Papierbasis bestimmen immer häufiger elektronische Formate den Geschäftsalltag: E-Mails, Textverarbeitungs- oder Bild-Dateien und neuerdings auch Videos.

Dieses "Multi-Kulti" an Dokumentarten und -formaten erschwert nicht nur das systematische Archivieren, sondern vor allem auch das Suchen und Finden. Werden Dokumente gesucht, ist bei der parallelen Ablage in Hängeregistern, Aktenordnern, auf den Festplatten einzelner Mitarbeiter-PCs und auf CDs/DVDs ein enormer Aufwand erforderlich, wenn die Ablage von Fall zu Fall unterschiedlich gehandhabt wurde. Auch eine gewisse Fehleranfälligkeit ist hier nicht von der Hand zu weisen. Selbst wenn Dateien und E-Mails durchsucht werden, sind beide Ablagesysteme getrennt zu befragen.

Als besonderer Effizienzkiller hat sich Papier erwiesen, das immerhin im Schnitt noch 80 bis 90 Prozent der Unternehmenskommunikation ausmacht. Es verursacht extrem hohe Suchzeiten. Auch die Transportzeiten etwa von der Firma zum Kunden sind im Vergleich zu elektronischen Dateien erheblich länger. Ein weiterer Nachteil: Eine zeitgleiche Bearbeitung durch mehrere Personen erfordert Kopien, was zu Inkonsistenzen führen kann. Und das wohl größte Manko: Zwischen Papier und einem digitalen Dokument existiert ein Medienbruch, der immer nur mit hohem Aufwand überwunden werden kann.

Ausweg aus dem Dilemma

Einen Ausweg aus dem Dilemma bietet nur die elektronische Archivierung der Daten. Das erhöht deutlich die Effizienz im Unternehmen - und sorgt zusätzlich für ein gutes Gewissen. Denn Geschäftspost muss laut Gesetzgeber je nach Typ unterschiedlich lange aufbewahrt werden - zum Teil in elektronisch recherchierbarer Form. Beispielsweise schreiben die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vor, dass steuerrelevante Dokumente revisionssicher gespeichert und bis zu zehn Jahre digital recherchierbar verfügbar sein müssen. Kann ein Verantwortlicher entsprechende Dokumente nicht vorlegen, so haftet er - unter Umständen sogar persönlich.

Doch so weit muss es nicht kommen. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind heute in jedem, auch noch so kleinen Unternehmen angebracht. Ein DMS, das alle Daten zentral ablegt und Anwendern zugänglich macht, ermöglicht es, die benötigten Dokumente übersichtlich, rasch und ökonomisch zu erfassen und sie später zuverlässig wieder aufzufinden. Dazu tragen DM-Systeme die ihnen anvertrauten Inhalte fein säuberlich in Indizes ein, wehren unbefugte Zugriffe ab, lagern Dateien nach einer angemessenen Zeit von der Festplatte aus und bringen sie anhand vordefinierter Merkmale oder einer Volltextsuche wieder zügig auf den Bildschirm.

Fortgeschrittene Programme optimieren auch in größerem Ausmaß betriebliche Abläufe. Die Management-Systeme greifen dabei tief in die Geschäftsprozesse des Unternehmens ein. So kann ein DMS die kooperative Bearbeitung, Archivierung und Recherche von dokumentenbegleiteten, geschäftlichen Vorgängen koordinieren, sodass die Produktivität des Informationsflusses deutlich gesteigert wird. Dies ist besonders für jene Unternehmen von Vorteil, die ein weit verzweigtes Netz von Betriebsstätten haben.

Für die elektronische Archivierung müssen alle Dokumente zunächst in digitaler Form vorliegen. Im einfachsten Fall befinden sich die Daten bereits in digitaler Form im Originalformat auf einem freigegebenen Verzeichnis im Netzwerk. Papierformate wie Faxe, Briefe oder Vertragsoriginale müssen hingegen erst erfasst und aufbereitet werden. Das geschieht über Scannen, wobei bei Bedarf zusätzlich Texterkennung (OCR) eingesetzt wird. Diese Standardapplikationen werden vom DMS automatisch aufgerufen.

Die elektronisch erfassten Dokumente sind dann zu archivieren. Statt wie früher auf Mikrofilmen speichert ein modernes Archivsystem die digitalisierten Vorlagen heute auf optischen Massenspeichern wie CD-ROMs oder DVDs. Geschäftspost kann übrigens nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt worden sind.

Schnell ins Archiv

Eine der wichtigsten Anforderungen an ein DMS ist der schnelle und komfortable Zugriff auf das Archiv. Das Wiederfinden eines Dokumentes erfolgt dabei fast ausschließlich über das Recherchieren in einer Datenbank. Neben der Volltextrecherche kommt hierbei vor allem die Indexsuche in Frage.

Für die Indexsuche werden einem Dokument charakteristische Schlagworte zugeordnet. Diese sollten den Inhalt eindeutig beschreiben, etwa mit Rechnungsnummer, Kunde, Datum und ausgewiesenen Artikeln. Nur dann führt eine Suche nach allen Rechnungen eines Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums zum Erfolg.

Diese Attribute oder Indizes werden bei der Aufnahme eines Dokumentes erfasst - ein Vorgang, der als Indizierung oder Attributierung bezeichnet wird. Die Erstindizierung erfolgt in Abhängigkeit von Dokumentenart und -umfang manuell, teil- oder vollautomatisch. Während bei CI-Dokumenten (siehe Kasten "Dokumenttypen") die Indizierung automatisch durchgeführt werden kann, ist bei einem NCI-Dokument die manuelle Indizierung unverzichtbar, da das Dokument nur als Pixel-Bild gespeichert wird.

Workflow-Funktionen

Die Indexwerte werden getrennt von den Dokumenten in einer Datenbank gespeichert. Art und Anzahl der Indizes sind abhängig von Inhalt und Verwendungszweck des Dokumentes. Für das Auffinden einer Rechnung sind beispielsweise die Rechnungs- und Kundennummer ausreichend, während technische Zeichnungen mit wesentlich mehr Attributen versehen werden sollten. Die Summe der Attribute eines Dokuments ergibt das Dokumentenprofil. Zu einem späteren Zeitpunkt kann ein Dokument bei einer Recherche über ein einzelnes oder eine Kombination von Attributen wiedergefunden werden.

Damit vertrauliche Schriftstücke im Archiv geschützt sind, werden auch Informationen zu den sogenannten Berechtigungen im DMS hinterlegt. Damit ist sichergestellt, dass diese nur bestimmten Mitarbeitergruppen zur Verfügung stehen.

In DM-Systemen nicht durchgängig realisiert sind Workflow-Funktionen. Bei den meisten heutigen Profi-Programmen unterstützen aber Workflow-Funktionen die betrieblichen Abläufe. Braucht ein Mitarbeiter beispielsweise bestimmte Unterlagen zu einem Vorgang, so werden diese in eine Vorgangsmappe zusammengefasst und an den Mitarbeiter geroutet.

Das Dokumenten-Management von kaufmännischen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen wie SAP verbunden, da in diesen Kunden- und Transaktionsdaten zu den Dokumenten verwaltet werden. Um Dokumenten-Management im professionellen Stil zu betreiben, braucht man zu diesen Anwendungen Schnittstellen, damit das DMS und das im Einsatz befindliche ERP-System einander verstehen.

Dieses gegenseitige Verstehen bedeutet, dass Dokumente, die im ERP-System generiert werden, reibungslos ins DMS überführt werden und darüber hinaus aus dem DMS heraus auch von Anwendern genutzt werden sollen, die nichts mit der Hauptanwendung - dem ERP-System - zu tun haben. Die Schnittstelle braucht dafür sogenannte Viewer Funktionalitäten, die es beispielsweise ermöglichen, Dokumente aus dem ERP-System heraus in das DMS hinein und aus dem DMS heraus in ein CAD-Programm zu holen.

Zertifizierung ist wichtig

Zur Entwicklung von Schnittstellen kooperieren DMS-Hersteller mit Dienstleistern wie IT-Systemhäusern oder freien Programmierern. Die Partner, die über das notwendige Integrations-Know-how verfügen, entwickeln dann die entsprechenden Schnittstellen - etwa für eine bestimmte ERP-Lösung - und lassen sich diese vom DMS-Anbieter zertifizieren. Diese Zertifizierung ist für Kunden ein kaufentscheidendes Kriterium bei der Auswahl eines DMS.

Unternehmen, die den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems planen, sollten bei der Auswahl eines geeigneten Systems möglichst systematisch vorgehen und die einzelnen Produkte kritisch miteinander vergleichen und abwägen. Wie bei vielen Anschaffungen im IT-Bereich bieten auch hier Standardtechnologien in Verbindung mit freier Konfigurierbarkeit die wohl beste Investitionssicherheit.

Im ersten Schritt gilt es, zusammenzustellen, welche Arten von Dokumenten in der Firma am häufigsten vorkommen. Hierzu zählen zum einen strukturierte Daten wie Formulare und Rechnungen sowie der tägliche Posteingang wie E-Mails oder Papierpost. Nicht zu vergessen sind Dateien regelmäßig eingesetzter Software-Applikationen, etwa Office-Anwendungen.

Bei nicht-digitalen Dokumenten gilt es zu bestimmen, wie diese erfasst werden sollen. Reicht es aus, wenn Rechnungen als NC-Dokumente, also reine Pixeldaten, vorliegen? Welche Papierformate haben die Vorlagen? Bei einem hohen Aufkommen an solchen Daten ist zudem eine automatische Indizierung in jedem Fall sinnvoll.

Das DM-System liest die Dokumente in diesem Fall automatisch aus und extrahiert dabei die Indizes, also die Merkmale des Dokuments. Dies sind zum Beispiel Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Ist eine Vorauswahl unter den Systemen getroffen, sollten diese im Hinblick auf den Datenschutz genauer unter die Lupe genommen werden. Passwortvergabe, Zugriffsschutz sowie die Rechtevergabe zählen zu den wichtigsten Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems.

Neben dem Sichern der Daten vor unberechtigten Blicken ist auch die Datensicherheit ein entscheidendes Thema. Hierbei sind Backups sowie das Wiederherstellen von Daten wichtig. Auch die unterstützten Speichermedien spielen eine Rolle. Die archivierten Daten müssen im Bereich der Buchhaltung nach zehn Jahren und bei Versicherungen teilweise sogar noch nach 30 Jahren problemlos lesbar sein.

Diese Arbeitsschritte zeigen, wie wichtig es ist, vor und während der Einführung von kompetenten Beratern begleitet zu werden. Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe, gewachsene Strukturen und Archivvarianten, die feinfühlig in das neue System zu integrieren oder zu überführen sind. Auch für die umfassende Nutzung der über das reine Archivieren und Abrufen hinausgehenden Funktionen einer DMS-Anwendung können mit beratender Kompetenz praktische Lösungen aufgesetzt werden.

DMS für Klein und Groß

Der Markt für DM-Systeme hat heute einen hohen Reifegrad erreicht. Die wesentlichen Basisfunktionen sind in praktisch allen Programmen enthalten. Bei der Auswahl sollte man darauf achten, ob die funktionalen und technischen Schwerpunkte zum eigenen Anforderungsprofil passen. Wichtig sind beispielsweise Umfang der Scan-Funktionalitäten und der Recherchemöglichkeiten, Schnittstellen zu Office-Programmen und Mail-Systemen, Web-Fähigkeit oder die Programmier- und Anpassungsfähigkeit.

Ganz grundlegend lassen sich DM-Systeme einordnen in einfache Programme, die ihren Schwerpunkt auf Archivierung und Dokumentenbearbeitung haben, und solche, die zusätzlich betriebliche Abläufe integrieren. Hauptfunktionen der ersten Gruppe sind das Erfassen von Dateien aus Office-Anwendungen sowie Scan-Möglichkeiten für Papierunterlagen. Damit verknüpft sind eine einfache Schlagwortvergabe und -speicherung in relationalen Datenbanken mit den üblichen Recherchefunktionen.

DMS mit Workflow-Management

Ein Beispiel ist das für Selbstständige und kleinere Unternehmen bis zu zehn Mitarbeitern konzipierte ELOoffice. Das Programm arbeitet mit mehreren Suchverfahren: Neben der Volltext- und Thesaurus-Suche führen auch SQL-Datenbank-Abfragen und -Verknüpfungen zum Ziel. Die Gliederung des Archivs kann der Nutzer leider nicht ändern. Das Programm bietet zahlreiche zusätzliche Features wie das Zusammenspiel mit Word und Excel, die ihm eine gewisse Komplexität verleihen.

Wer es einfacher haben will, kann zu Paperport 11 Professional greifen. Das Programm verzichtet auf das Zusammenspiel mit betrieblichen Anwendungen und ist sehr simpel zu bedienen. Die Oberfläche ähnelt dem Windows Explorer, gängige Office- und Bilddokumente werden als Miniaturansichten dargestellt.

DM-Systeme ohne Workflow-Management sind heute allerdings eher die Ausnahme als die Regel. Viele einfache Produkte werden durch die Ergänzung mit dokumentenorientiertem Workflow erweitert. Die Möglichkeit, Bearbeitungs- und Informationsprozesse abzubilden und zu steuern, ist in diesen Systemen in angemessenem Maße vorhanden. Zu den Dokumenten-Management-Produkten aus diesem Segment gehören etwa DocuWare, Easy Enterprise, ELOprofessional oder WinDream.

DocuWare beispielsweise automatisiert Geschäftsprozesse anhand strukuturierter Workflows. So werden beispielsweise Unterlagen nach festen Regeln an Mitarbeiter versendet, von ihnen bearbeitet, freigegeben und weitergeleitet. Das erhöht die Effizienz der Geschäftsprozesse. Für den Aufbau standardisierter Arbeitsabläufe liefert DocuWare ein integriertes Workflow-Modul mit, das sich einfach konfigurieren lässt.

ECM für gehobenen Mittelstand

Easy Software setzt sich das ehrgeizige Ziel, sich vollständig in das vorhandene Systemumfeld zu integrieren. Damit soll der Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert werden. Archivrecherchen können per Web-Browser oder über den Client des DMS durchgeführt werden. Für Office-Programme wie Lotus Notes oder MS Office sowie betriebswirtschaftliche Anwendungen wie SAP existieren direkte Anbindungen. Anwender können so mit dem DM-System arbeiten, ohne die aktive Arbeitsumgebung zu verlassen.

Der gehobene Mittelstand hat oft noch zusätzliche Anforderungen. Neben der Integration in bestehende betriebliche Abläufe müssen DM-Systeme hier oft Inhaltsbearbeitung, -präsentation und flexible Darstellungsformen übernehmen, Funktionen also, wie sie normalerweise Content-Management-Systeme anbieten. Die oft unter dem Schlagwort "Enterprise Content Management" angebotenen Lösungen vereinen Applikationen wie Content- und Dokumenten-Management, Information Retrieval, Workflow, Collaboration und E-Learning Eine besonders ausgeprägte Unterstützung zeigen in diesem Bereich die Lösungen von RedDot, Hyperwave, FileNet und Open Text.