Im Zuge der rasanten Entwicklung von Mobile- und Cloud-Computing, haben sich die die Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme, die im digitalen Chaos für Ordnung und Transparenz sorgen, in den letzten Jahren grundlegend verändert. Denn heute müssen geschäftskritische Dokumente nicht nur im Büro, sondern zunehmend auch im Home Office, beim Kunden vor Ort oder unterwegs verfügbar sein. Anwender wollen auf ihre Dateien auch mobil zugreifen und dabei in Sachen Bedienbarkeit keine Kompromisse machen. Das heißt, Dokumente sollen auch auf dem Smartphone oder Tablet-PC bequem bearbeitet werden können. Hinzu kommt, dass aufgrund der zunehmenden Digitalisierung unsers Alltags die Menge an zu verwaltenden Dokumenten kontinuierlich wächst. Die Konsequenz: Das benötigte Dokument zur richtigen Zeit zu finden, wird immer schwieriger.

Vor diesem Hintergrund erleben DMS-Systeme derzeit ihre Renaissance, und das sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Dabei scheinen die grenzen zwischen Business- und Consumer-Software immer weiter zu verschwinden. Online-Dienste wie Dropbox und Box, die sich zunächst unter Privatanwendern etabliert haben, finden nun ihren Weg in den Enterprise-Sektor und bieten sich als eine zunehmende attraktive Alternative für KMU, die sich klassische Systeme früher nicht leisten konnten - oder aufgrund der hohen Komplexität nicht leisten wollten. Gleichzeitig bieten viele Consumer-Produkte wie etwa Doctape, Fileee und Doo - alle drei Services stammen aus Deutschland - leistungsstarke Dateiverwaltungsfunktionen, die vor einigen Jahren nur bei Unternehmen in Frage kamen.

Von dieser Marktentwicklung profitieren in erster Linie kleine und mittlere Unternehmen, die nun unter einer Vielzahl preisgünstiger Lösungen auswählen können. Diese sind flexibel, leicht zu implementieren und bieten gleichzeitig die einfache und intuitive Bedienbarkeit eines Consumer-Produkts an. An diese Anwendergruppe richten sich die modernen DMS-Systeme, die auf den folgenden Seiten aufgeführt werden.

Alfresco

Bei "Alfresco” handelt es sich um eine populäre DMS-Lösung, die sich mit rund sieben Millionen Anwendern in der Praxis längst bewährt hat. Die aus Großbritannien stammende Software basiert auf Java und zählt zu den wichtigsten DMS-Lösungen aus dem Open-Source-Lager. In der Community-Edition ist sie kostenlos erhältlich. Zusätzlich bietet der Anbieter kostenpflichtige Produkte, die sich entweder auf dem eigenen Server installieren oder On-Demand beziehen lassen.

Highlights: Neben den marktüblichen Features im Bereich Archivierung und -Dokumenten-Freigabe, die bei keinem klassischen DMS-System fehlen dürfen, bietet Alfresco einige Sonderfunktionen, die den Unterschied machen können. Dazu zählen beispielsweise Social Enterprise-Features, mit denen Anwender Inhalte entdecken und mit Kollegen austauschen können. Die Arbeit des Teams an Dokumenten lässt sich mit der Software auf einfache Weise in Benutzer-spezifischen Workflows abbilden, die für Produktivität im Alltag sorgen sollen. Ein weiterer Pluspunkt besteht in den Integrationsmöglichkeiten. So lässt sich die Software mit Microsoft Office, Apple iWork, Adobe Creative Suite, Google Docs und weiteren Systemen integrieren.

Preise und Verfügbarkeit: Alfresco ist sowohl On-Premise als auch On-Demand erhältlich. Firmen, die sich für die Cloud-Lösung entscheiden, erhalten 10 Gigabyte Speicherplatz für ihre Dokumente kostenlos. Wer mehr Platz benötigt, kann unter verschiedenen kostenpflichtigen Abo-Plänen auswählen. Die Preise fangen hier bei monatlich 49 Dollar Basisgebühr plus 9 Dollar pro Anwender an. Die Community-Edition ist kostenlos und richtet sich in erster Linie an Anwender, die das System nach ihren eigenen Bedürfnissen anpassen möchten.

Fazit: Durch die Automatisierung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse und die Ermöglichung von effizienter Zusammenarbeit im Team hilft Alfresco Unternehmen dabei, den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten.

DocuWare Online

Das1988 gegründete Unternehmen DocuWare zählt zu den wichtigsten DMS-Anbietern im deutschsprachigen Raum und hat sich vor allem im Mittelstand einen Namen gemacht. Mit dem Service "DocuWare Online” bleibt der DMS-Spezialist aus Germering bei München auf Höhe der Zeit und verstärkt seinen Fokus auf diesen immer attraktiveren Sektor. Der SaaS-Dienst richtet sich an Firmen ab 50 Mitarbeiter und bietet ihnen einfachen Weg, Dokumente online archivieren, suchen, anzeigen, downloaden, bearbeiten und nahtlos in Geschäftsprozesse einbinden zu können.

Highlights: DocuWare wartet mit einigen Sonderfunktionen auf, die tägliche Routine-Aufgaben wesentlich bequemer machen. Um Dokumente in der Cloud zu archivieren, kann man beispielsweise nicht nur den File-Upload in der Web-Anwendung verwenden, sondern auch einen Desktop-Client für den Windows Explorer, der sich wie ein gewöhnliches Laufwerk im Dateiverzeichnis verhält. Punkten kann die Software zudem mit Features, die für mehr Produktivität bei Dokumenten-getriebenen Workflows sorgen. So zeigt die Software Dokumente, die gerade zur Bearbeitung anstehen, in Aufgabenlisten an. Mit individuell konfigurierbaren Stempeln ("In Bearbeitung”, "Genehmigt”, etc.) können Anwender den aktuellen Bearbeitungsstatus setzen.

Preise und Verfügbarkeit: DocuWare Online steht in zwei Versionen zur Verfügung, die Firmen verschiedener Größe adressieren. Das Paket "Professional" richtet sich an Firmen mit 50 bis 100 Mitarbeitern und umfasst bis 100.000 Dokumente (bei durchschnittlicher Dokumentgröße von 0,5 Megabyte). Der "Enterprise”-Plan eignet sich für Firmen des gehobenen Mittelstands und erlaubt die Archivierung von bis zu 500.000 Dokumenten. Nach Angaben des Herstellers fangen die Preise bei 490 Euro pro Monat an. Genaue Preiskonditionen gibt es auf Anfrage.

Fazit: Bei DocuWare handelt es sich um ein spezialisiertes Softwarehaus, das auf über 20 Jahren Erfahrung im Bereich Enterprise-Content-Management zurückblicken kann. Dies spiegelt sich in einem modular aufgebauten, durchdachten System, das für Einsteiger nicht zu komplex sein und gleichzeitig die Qualitätsanforderungen anspruchsvoller Nutzer genügen sollte.