De-Mail

Dokumente rechtssicher versenden und archivieren

Thomas Pelkmann ist freier Journalist in Köln.
De-Mail erlaubt das Versenden von rechtsverbindlichen Dokumenten. Was genau das ist und wie De-Mail diese Rechtssicherheit garantiert, zeigt der folgende Beitrag.
De-Mail ermöglicht den rechtssicheren Versand von Dokumenten über das Internet. Die ersten Anbieter werden voraussichtlich im März 2012 starten.
De-Mail ermöglicht den rechtssicheren Versand von Dokumenten über das Internet. Die ersten Anbieter werden voraussichtlich im März 2012 starten.
Foto: BSI

Phishing, Spoofing, Spam: Es gibt gute Gründe für fälschungssichere E-Mail-Accounts. Nicht alle haben mit der mangelnden Sicherheit normaler E-Mail-Adressen zu tun. Sichere Postfächer, deren Absender eine geprüfte Identität besitzen, wären auch deshalb zu begrüßen, weil elektronische Kommunikation einen immer größeren Anteil an der Gesamtkommunikation hat. Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen: All diese Schriftstücke entstehen heutzutage fast ausschließlich im Computer. Um sie bisher rechtsgültig zu versenden, ist es nötig, diese Schriftstücke auszudrucken und per Einschreiben auf dem Postweg zu versenden. Die Empfänger scannen diese Dokumente oft genug anschließend ein, um sie im Dokumentenmanagementsystem digital weiterverarbeiten und archivieren zu können.

Diese Medienbrüche erscheinen anachronistisch - besonders dann, wenn man die immensen Kosten berücksichtigt, die dabei entstehen. Beim Absender wird gedruckt, gefaltet, eingetütet und zur Post gebracht, was beim Empfänger wieder ausgepackt, gescannt, gebucht und archiviert wird. Arbeitszeit, Druckkosten, Porto: Da kommt einiges zusammen, was man sich sparen könnte.

Eine Studie der Europäischen Kommission hat Einsparungen von 72 Prozent beim Wechsel von der herkömmlichen Papierrechnung zur elektronischen Rechnung ausgerechnet, berichtete 2009 die Computerwoche. In einer weiteren Untersuchung wurde ermittelt, dass eine per Post versendete Rechnung im Durchschnitt mit 16,16 Euro zu Buche schlägt, während der Gesamtprozess des standardisierten Datenaustauschs ganze zwei Euro kostet.

So ist es logisch, dass Gesetzgeber und Branchenverbände daran arbeiten, den rechtssicheren, elektronischen Versand von Dokumenten zu ermöglichen. Die Bundesregierung hat dafür im April 2011 das De-Mail-Gesetz beschlossen, das den sicheren, vertraulichen und nachweisbaren elektronischen Versand von Dokumenten regelt. Das Gesetz ist eine nationale Umsetzung der europäischen Dienstleistungsrichtlinie, die Behörden verpflichtet, eine rechtssichere, elektronische Kommunikation zuzulassen. Seitdem arbeiten verschiedene Provider daran, als Anbieter zugelassen zu werden und De-Mail-Dienste anzubieten. Die ersten De-Mail-Provider werden voraussichtlich in der ersten Jahreshälfte 2012 ihre Dienste starten.