Unternehmen sind überfordert

Ein zusätzliches Problem bei der Umsetzung einer Aufbewahrungsstrategie für die elektronische Korrespondenz ist, dass ein Dokument in mehrfacher Ausführung vorhanden sein kann - etwa auf einem Desktop-PC, Smartphone und Laptop. Daher ist es nahezu unmöglich, all diese Inhalte zurückzuverfolgen und zu verwalten.

Und das ist erst der Anfang: Es stellt sich auch die Frage, was ein Unternehmen tun soll, wenn eine dringend benötigte Information nur in Form einer SMS-Nachricht auf einem Mobiltelefon vorlag, dann aber gelöscht wurde, als der Besitzer des Gerätes die Firma verließ.

Die meisten Unternehmen haben ein Content-Management für die Inhalte der sozialen Medien noch nicht einmal auf ihrem Radar. Die AIIM-Studie ergab beispielsweise auch, dass weniger als 15 Prozent der befragten Organisationen die Einträge in den sozialen Netzwerken in ihre Aufbewahrungspläne mit einbeziehen. Diese fatale Einstellung, Inhalte der sozialen Medien nicht als gültige Firmendokumente zu behandeln, ist auf eine Reihe von Faktoren zurückzuführen, darunter auch die Notwendigkeit, Risiken durch Ressourcen auszugleichen. Für viele Unternehmen kann es jedoch in der schnelllebigen Welt der sozialen Netzwerke schnell zum Problem werden, alle Einträge zurückzuverfolgen oder zu erfassen.

Dennoch ist laut der AIIM-Studie festzuhalten, dass ein Drittel der Firmen die Einträge im Social Web als Firmendokumente behandelt und daher davon Gebrauch macht. Ein kleiner, aber signifikanter Anteil von 27 Prozent verwendet die Einträge beispielsweise dazu, Kundenbeschwerden zu bearbeiten, und bei 17 Prozent der Unternehmen kamen sie sogar im Zuge von Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter zum Einsatz.

Es ist möglicherweise bezeichnend, dass nach Angaben von AIIM in rund einem Drittel der Unternehmen niemand für die Kontrolle der Inhalte aus Instant Messanging, sozialen Medien und mobilen Inhalten verantwortlich ist. Dieser Mangel an Eigenverantwortung legt nahe, dass die Lage in vielen Unternehmen schlechte ist als angenommen. Dies ist insofern äußerst beunruhigend, als wir es heutzutage mit wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu tun haben, in denen sowohl Unternehmen als auch Konsumenten auf ihren Rechten bestehen wollen - notfalls vor Gericht.

Der Ausweg aus dem Dilemma

Die Tatsache, dass es genauso gefährlich ist, etwas zu lange aufzubewahren (zum Beispiel persönliche Daten oder erfolglose Bewerbungen), wie etwas zu früh zu vernichten (zum Beispiel die Korrespondenz einer Klage oder Details zu Gesundheitsgefahren), überfordert schlicht und ergreifend viele Unternehmen.

Rechtsorganisationen sowie Unternehmen, die sich mit dem Thema Informationsmanagement befassen, haben daher eine Sorgfaltspflicht gegenüber Unternehmen, die einen Ausweg aus den sich ständig verändernden Rahmenbedingungen suchen und die Kontrolle über all ihre Informationen behalten wollen. Der Grat zwischen "zu früh" und "zu spät" ist sehr schmal.

Unternehmen sollten sich daher auf hieb- und stichfeste Ansätze verlassen und sich zur Klärung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für elektronische Dokumente von einem externen Dienstleister beraten lassen. Nur so können sich Firmen rechtlich ausreichend gegen Fälle, wie im obigen Beispiel beschrieben, absichern und von einer zeitgemäßen Archivierung im digitalen Zeitalter profitieren.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation TecChannel. (mhr)