Workflow-Management in der IT bei Haba

Dokumente im digitalen Fluss

31.01.2003
Von von Olaf
Der Holzspielzeug-Hersteller Haba setzt auf Workflow-Management von IBM. Auf Basis der Kommunikationsplattform Lotus Notes werden Anforderungen an die EDV, Organisation und Personalabteilung online verwaltet.

SEIT ÜBER 60 JAHREN beflügelt das mittelständische Unternehmen Haba mit seinen Holzspielzeugen die Fantasie unzähliger Kinder und regt sie mit Bauklötzen zu gewagten Konstruktionen an. „Ähnlich komplex ging es häufig auch bei uns in der internen Kommunikation zu“, sagt Roland Wimmer, Hauptabteilungsleiter Organisation/DV bei der Haba- Firmenfamilie in Bad Rodach bei Coburg. „Papierformulare, Anforderungen und Genehmigungen wanderten in vielfacher Kopie unvollständig oder mit verschiedenen Vermerken von Unterschrift zu Unterschrift.“

Um den damit verbundenen Aufwand zu senken hat sich Haba für ein digitales Workflow-Management entschieden. Der Mittelständler mit weltweit etwas mehr als 1000 Mitarbeitern und fünf Unternehmensbereichen hat mit Hilfe des IBM-Geschäftspartners SoftM Communications aus Lichtenfels innerhalb von drei Monaten auf Basis der Kommunikationsplattform Lotus Notes R5 eine Lösung in den bestehenden Helpdesk von Haba implementiert. Sie bildet den gesamten Anforderungsprozess inklusive aller Formulare digital ab. Als Hardware- Basis dient ein IBM-Server der i-Series-Reihe mit der Server-Software Domino.

Transportzeit eingespart

Seit April 2002 setzen die Haba- Mitarbeiter das Workflow-Management- System am Hauptsitz in Bad Rodach ein. So geben sie die Anforderungen online in Lotus Notes über eine einfache Maske mit Auswahlfeldern ein. Pflichtfelder sorgen dafür, dass die relevanten Informationen vollständig erfasst werden. Nach dem Speichern der Anforderung greift automatisch der Workflow und leitet sie den Verantwortlichen zu. Die zuständigen Bearbeiter werden themenbezogen ermittelt. Lotus Notes sorgt dabei für eine detaillierte Rechtevergabe. „Anfragen zu Softwareinstallationen werden zum Beispiel von anderen Kollegen bearbeitet als Anforderungen zu Büromaterial oder Programmieraufgaben“, sagt Wimmer.

Liegezeitüberwachung und eine Vertreterregelung sorgen dafür, dass nichts verloren geht. So können unterschiedliche Eskalationszeiten hinterlegt werden, nach denen entweder bestimmte Personen informiert oder sonstige Aktionen ausgelöst werden. Vertretungsdokumente werden für Personen erstellt, die zeitweise ihre Aufgaben nicht bearbeiten können, weil sie zum Beispiel im Urlaub sind.