VOI-Studie

Dokumente gerichtssicher gestalten

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Vermeintliche Regelverstöße können in Prozessen bösen Folgen nach sich hinziehen - wenn man sich nicht beweissicher zu wehren weiß. Unsere Schwesterpublikation CFOWorld hat ausführlich dargestellt, welche zivilrechtlichen Anforderungen zu beachten sind.

Hat die alles beweisende E-Mail eine elektronische Signatur oder nicht? Solche Fragen können vor Gericht am Ende über Wohl und Wehe entscheiden. Und es macht dabei auch einen Unterschied, ob in einem Straf- oder einem Zivilprozess verhandelt wird.

Um hier Klarheit und eine größere Rechtssicherheit zu schaffen, hat der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) versucht, anhand der aktuellen Rechtssprechung die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung in ausgewählten europäischen Ländern zu erläutern. Heraus kam die Studie "Legal Requirements for Document Management in Europe“, welche die Vorgaben für Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien kompakt auflistet. Der VOI vertritt die Mehrheit der Anbieter von Systemen für Enterprise Content Management und Dokumenten in Deutschland.

Welche Dokumente gelten vor Gericht?

In einem Gerichtsprozess ist der Beweiswert von entscheidender Bedeutung. Im Rahmen einer grundsätzlich freien Beweiswürdigung kann ein Richter nach seiner eigenen Überzeugung entscheiden, ob er einem Beweismittel Glauben schenkt oder nicht, soweit diese Beweiswürdigung mit nachprüfbaren Argumenten begründet wird.

Dies gilt nicht nur für Zeugenaussagen welche mündliche oder auf andere Weise abgegebene Erklärungen bestätigen sollen, sondern auch für Fotokopien, Faxkopien, gescannte Dokumente und EDV-Datenträger und dessen ausgedruckten Datenbestand wie Mikrofilmreproduktionen etc. Dabei wird schriftlichen Erklärungen auf Papier (Urkunden), die dem Gericht zu Beweiszwecken vorgelegt werden, ein besonderer Beweiswert beigemessen.

Elektronische Signatur

Elektronischen Dokumenten kommt dieser besondere Beweiswert gemäß § 371 a ZPO nur zu, soweit sie mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen sind. Der Sicherheitsmechanismus elektronischer Signaturen knüpft unmittelbar beim Dokument an. Ergibt die Prüfung der Signatur des elektronischen Dokumentes nach dem Signaturgesetz, dass das Dokument vom Signaturschlüssel-lnhaber signiert wurde, so wird die Echtheit der Erklärung „vermutet“.

Soweit kein Gegenbeweis geführt werden kann, muss sich der Signierende die Erklärung als seine eigene zurechnen lassen. Selbstverständlich können auch (nach wie vor) Papierausdrucke elektronischer Dokumente im Zivilprozess vorgelegt werden, jedoch unterliegen die dann nur der freien Beweiswürdigung durch den Richter. Im Ergebnis kann durch eine elektronische Signatur die Beweiskraft erhöht und über eine Beweiserleichterung rechtliche Risiken minimiert werden.

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