EDV-Dokumentation ist die planvolle und systematische Sammlung sowie Aufbewahrung aller Unterlagen, die geeignet sind, einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Einblick in Aufbau und Wirkungsweise eines EDV-Verfahrens für ein Anwendungsgebiet zu ermöglichen.

Die EDV-Dokumentation muß demnach

1. vollständig

2. schlüssig

3. aktuell

4. verständlich und

5. wahr

sein, um in angemessener Zeit die

- Anwendung

- Pflege

- Beurteilung und

- Prüfung

eines EDV-Verfahrens zu gewährleisten.

Um diesen Kriterien gerecht zu werden, sind folgende grundsätzliche Anforderungen an die EDV-Dokumentation zu stellen:

- Übersichtlichkeit

- vollständige Darstellung

- sinnvolle Detaillierung und

- schnelle und sichere Aktualisierung.

Die EDV-Verfahren sind ausgehend von den internen Dokumentationsrichtlinien und abhängig von verfahrensspezifischen Bedingungen, wie zum Beispiel:

- Anlagenausstattung

- Programmiersprache und -technik

- Integrationsgesichtspunkten zu dokumentieren.

Dokumentation muß aussagefähig sein

Die Dokumentation muß durch Fortschreibung und Archivierung neben dem derzeitigen Stand die Rekonstruktion früherer EDV-Verfahrensstände, unter anderem entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, gewährleisten.

Die Notwendigkeit einer aussagefähigen EDV-Dokumentation ergibt sich aus Revisionsgesichtspunkten wegen der erforderlichen

- Funktionsfähigkeit

Die Erfüllung der Zielsetzung des EDV-Verfahrens muß aus der Dokumentation ersichtlich sein und auch eine richtige, vollständige und termingerechte Verarbeitung der Daten soll sie mithelfen zu gewährleisten.

- Ordnungsmäßigkeit

Der Gesetzgeber verlangt eine Dokumentation, die es dem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ermöglicht, sich in das Buchführungssystem einzufinden.

- Sicherheit

Mit einer guten Dokumentation wird die Gefahr der Konzentration von Wissen auf eine Person verhindert.

- Wirtschaftlichkeit

Eine umfassende Dokumentation bringt erhebliche Einsparungen bei der Pflege bestehender Programme (Maintenance) und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Es ist so viel EDV-Dokumentation wie nötig zu erstellen, um diese Ziele zu erreichen, und zwar mit so wenig Aufwand wie möglich.

Die Dokumentation wird nicht zum Selbstzweck einer Revision verlangt.

Auch der Berufsstand der Wirtschaftsprüfer hat Anforderungen an die EDV-Dokumentation gestellt (FAMA, Fachausschuß für moderne Abrechnungssysteme des Instituts der Wirtschaftsprüfer, Fachgutachten 1/1974 beziehungsweise 1977).

Die Notwendigkeit einer Dokumentation geht auch aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, ° 29 Ziff. 2 und Ziff. 10 der Anlage zu ° 6) hervor.

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) hat im Rahmen seiner Anforderungen an die Dokumentation - sie muß für die personenbezogene Datenverarbeitung vollständig und richtig sein - die für die Buchhaltung und das Rechnungswesen entwickelten Dokumentationsrichtlinien mit einzubeziehen. Die Dokumentation erleichtert seine Einarbeitung und laufende Tätigkeit wesentlich.

Zeitlich gesehen sind als letztes die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Verfahrensdokumentation veröffentlicht worden ("Merkblatt für die Prüfung von Rechenwerken, die mit ADV erstellt sind, ADV-Merkblatt", Stollfuß Verlag, Bonn 1980).

In diesem Merkblatt wird unter anderem darauf hingewiesen, daß eine ordnungsmäßige Verfahrensdokumentation erforderlich ist, um das computergestützte Verfahren innerhalb angemessener Zeit und sachlich ordnungsmäßig überprüfen zu können".

Weiter heißt es: "Eine Verfahrensdokumentation ist jedoch nicht nur für steuerliche Zwecke zu machen. Vielmehr ist sie in dem gleichen Maße für außersteuerliche Revisionsdienste, insbesondere für die Wirtschaftsprüfung und interne Revision, von Bedeutung. Aber auch für das Unternehmen selbst ist eine ordnungsmäßige Dokumentation von großer Wichtigkeit."

Äußerst wertvoll sind im ADV-Merkblatt schließlich die in dieser Form erstmalig veröffentlichten Anforderungen zum Umfang der Verfahrensdokumentation und vor allem die hierzu angeführten Erläuterungen zu den einzelnen zwölf Dokumentationsunterlagen .

Da wir die Forderungen der Finanzverwaltung für zukunftsweisend und zweckmäßig ansehen, haben wir diese Verfahrensdokumentation als EDV-Dokumentationsteile 1 bis 3 unserer nachstehenden Gliederung zugrunde gelegt.

Komponenten der EDV-Dokumentation

Die Dokumentation für EDV-gestützte Anwendungen sollte aus folgenden vier Teilen bestehen:

1. Systemdokumentation

2. Anwenderdokumentation

3. Programmdokumentation

4. Rechenzentrumsdokumentation (Operatingdokumentation inklusive Dokumentation für Arbeitsvorbereitung/Nachbereitung, Kontrolle und Abstimmung sowie Datenerfassung); siehe auch Tabelle "Gliederung und Inhalt der EDV-Dokumentation".

Das ADV-Merkblatt macht keine Unterscheidung zwischen den ersten drei Dokumentationsteilen.

Die Verfahrensdokumentation sollte folgende zwölf Dokumentationsunterlagen beinhalten:

1. Problembeschreibungen

2. Arbeitsanweisungen

3. Dateiverzeichnis und Dateibeschreibungen

4. Formularmuster, Listenbilder und Bildschirmmasken

5. Schlüsselverzeichnisse

6. Verzeichnis sämtlicher Programme mit Kenndaten inklusive Hinweis auf organisatorische Kontrollen

7. Verzeichnis der organisatorischen Kontrollen inklusive Fehlerbearbeitung

8. Programmbeschreibung

9. Programmprotokolle

1O. Testunterlagen

11. Unterlagen über Datensicherung und Archivierung

12. Unterlagen über den Änderungsdienst an Programmen. (Interessenten können eine ausführliche Beschreibung des Inhalts dieser zwölf Dokumentationsunterlagen bei der ECU anfordern.)

Die Rechenzentrumsdokumentation (Operatingdokumentation einschließlich Dokumentation für die Arbeitsvorbereitung (AV)/Nachbereitung, Kontrolle und Abstimmung sowie Datenerfassung) dient zur Unterstützung des effizienten Ablaufs der Programme eines EDV-Anwendungsgebietes (Systems, Verfahrens) im Rechenzentrum und wird deshalb auch Job-Akte genannt.

Von seiten der Finanzverwaltung (Außen- beziehungsweise Betriebsprüfung) kann auf eine Einsichtnahme in diesen mehr EDV-ablauftechnisch-orientierten 4. Dokumentationsteil verzichtet werden.

In Anlehnung an die Fachliteratur sollte die EDV-Dokumentation nachstehende 15 Dokumentationsunterlagen enthalten. Dabei fällt auf, daß die genaueren Programmabläufe und die Programmprotokolle (Umwandlungslisten) nicht zur Rechenzentrumsdokumentation gehören:

1. Programm-Übergabeprotokoll mit Verzeichnis sämtlicher Programme gemäß Dokumentationsunterlage 6 der Verfahrensdokumentation jedoch ohne Hinweis auf organisatorische Kontrollen

2. Datenflußplan mit kurzer Programmbeschreibung zur Ergänzung gemäß Dokumentationsunterlage 8 der Verfahrensdokumentation

3. Dateiverzeichnis und Dateibeschreibungen (= Dokumentationsunterlage 3 der Verfahrensdokumentation)

4. Formulare und Listenbilder (= Dokumentationsunterlage 4 der Verfahrensdokumentation, jedoch ohne Bildschirmmasken)

5. Programm-Meldungen (vollständige Liste der Maschinenstops und der Fehlernachrichten mit entsprechenden Angaben der vom Operating zu erwartenden Aktivitäten gemäß Dokumentationsunterlage 8 der Verfahrensdokumentation = Teil der Operatoranweisungen neben der Beschreibung der Programmaufgaben und der Checkpoint/Restart-Informationen, siehe Punkt 8.3 beziehungsweise 8.4)

6. Freigabe der Programmänderungen gegebenenfalls von der Internen Revision gemäß Dokumentationsunterlage 10 beziehungsweise 12 der Verfahrensdokumentation

7. Maschinenprogramme (im Rechenzentrum umgewandelte Quellenprogramme auf Magnetbändern oder Magnetplatten in der Programm-Bibliothek)

8. AV-Dokumentation mit

8.1 Deckblatt (Angaben unter anderem über EDV-Arbeitsgebiet, Ersteller und Erstellungsdatum beziehungsweise Änderungsdatum, zuständiger Fachbereich, Kostenstelle, Account-Nummer, Job-Nummer, Anlagenkonfiguration, Betriebssystem, Verarbeitungsturnus, Programme mit Kernspeicherplatzbedarf, Eingaben, Dateien, Ausgaben und so weiter.

8.2 Programmfolgeplan (auch Programmablauf-Übersicht, Arbeitsablaufplan, AV-Blatt oder RZ-Blatt genannt)

8.3 Beschreibung der Programmaufgaben (Job/Step-Beschreibungen beziehungsweise Job-Control-Informationen für die Ablaufvorbereitung = Bereitstellung von Betriebsmitteln und Arbeitsunterlagen sowie als Operatoranweisungen)

8.4 Checkpoint/Restart-Informationen (Operatoranweisungen für Wiederanlaufroutinen)

8.5 Job-Steuerkarten (Steueranweisungen an das Betriebssystem)

8.6 Systembelegungsplan (auch RZ-Terminplan genannt)

8.7 Vorlaufdaten beziehungsweise Ablaufparameter

9. Arbeitsanweisungen für die Abstimmung und Kontrolle

10. Arbeitsanweisungen für die Datenerfassung (siehe auch 2. Arbeitsanweisungen bei der Verfahrensdokumentation)

11. Arbeitsanweisungen für die Nachbereitung (Schneid- und Separieranweisungen; Angaben über Empfängerkreis der einzelnen Ausgaben)

12. Unterlagen über Datensicherung und Archivierung (= Dokumentationsunterlage 11 der Verfahrensdokumentation)

13. Unterlagen über den ;Änderungsdienst an Programmen (= Dokumentationsunterlage 12 der Verfahrensdokumentation, zusätzlich auch Zeittafeln zur Angabe des Zeitraumes, in dem ein Programm eingesetzt wurde)

14. Konsol-/Schichtprotokolle

15. Job-Accounting-Ergebnisse

*Wolfgang Haschke ist Geschäftsführer der EDV-Controlling Unternehmensberatung (ECU) GmbH, Postfach 155, 6148 Heppenheim.