Grundsätze für eine ordnungsmäßige Datenverarbeitung, Teil 1:

Dokumentation: De-facto-Standards und gesetzliche Vorschriften

10.09.1982

In der kürzlich erschienenen CW-Serie "Dokumentation - eine lästige Angelegenheit" wurde an die praktische Vernunft und den guten Willen appelliert, eine geordnete DV-Dokumentation zuführen und dabei die bisher bekannten Dokumentationsstandard (HIPO, DIN etc.) zu berücksichtigen. So sehr dem zuzustimmen ist, stellt sich doch die Frage, ob das Argument der Vernunft allein reicht. Wo bleibt der Hinweis auf die bestehenden Gesetze? Die Sache ist viel brisanter. Ohne es zu wissen, verstoßen viele verantwortliche EDV-Fachleute gegen gesetzliche Vorschriften, wenn sie ihre DV-Dokumentation schlecht führen. Sie können dadurch ihrem Unternehmen großen Schaden zufügen - und sich selbst.

Problem der technischen Ausrichtung der DV-Fachleute

Je unumschränkter der DV-Fachmann in seinem Unternehmen schalten und walten kann, desto mehr neigt er dazu, seine organisatorischen Ziele und Wertmaßstäbe aus

schließlich am technischen Problem zu orientieren. Sein Know-how droht im eigenen Saft zu schmoren, weil keiner im Unternehmen es wagt, mit ihm über seine Datenverarbeitung zu diskutieren. Im übrigen haben die Leute in den Fachabteilungen auch selten ein Interesse daran, sich in DV-technische Probleme einzuschalten, da ihre Vorbildung anders ist und sie nur nach der Lösung, nicht aber nach dem Lösungsweg fragen. Deshalb erfährt der DV-Fachmann kaum etwas über die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an die Buchführung (GoB) und über die gesetzlichen Vorschriften, die sich auch auf die Datenverarbeitung erstrecken.

In der Literatur geht die fachliche Auseinandersetzung an den verantwortlichen DV-Fachleuten bisher weitgehend vorbei. Die Diskussion über Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung wird nämlich hauptsächlich in wirtschafts- und steuerrechtlichen Fachzeitschriften, jedoch nur selten in DV-Fachblättern geführt.

Erst wenn ein externer Sachverständiger (Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer der Finanzverwaltung) die Datenverarbeitung näher untersucht und erhebliche Mängel feststellt, wird der DV-Fachmann aufgeklärt. Das geschieht dann recht unsanft und zieht manchmal persönliche Konsequenzen nach sich. In jedem Fall mindern die negativen Feststellungen das Vertrauen des Unternehmens in die fachliche Kompetenz des DV-Fachmanns.

Da das nicht im Interesse des DV-Fachmanns sein kann, sollte er sich rechtzeitig mit den gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Stellungnahmen auseinandersetzen und sich den Anforderungen daraus stellen. Sie werden im folgenden aufgeführt und kurz kommentiert.

Gesetzliche Vorschriften

Ausgangspunkt für die Frage nach der Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (ob). Für ihre Beurteilung sind unter anderem die °° 38 bis 47 HGB (Handelsgesetzbuch) und die °° 140 bis 147 AO (Abgabenordnung) maßgebend. Als Bedingung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist unter anderem festgelegt worden, daß auch die automatisch verarbeitete, gegebenenfalls gespeicherte Buchhaltung die Grundfunktionen Belegsammlung, Grundbuch und Hauptbuch als Prinzip beachten muß und diese Daten sechs beziehungsweise zehn Jahre nachzuweisen sind, ohne Rücksicht darauf, ob der Nachweis der Verbuchung ausgedruckt wird oder nicht.

Anwendung der GoB

HGB ° 43 Abs. 4 und AO ° 146 Abs. 5 sagen, daß automatische Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen müssen und daß die daraus gewonnenen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet (Abs. 2 beziehungsweise 1) und lesbar sein müssen. Das setzt voraus, daß die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sich zweifelsfrei auf das Verfahren anwenden lassen. Dazu gibt es Anhaltspunkte.

Kontrollierbarkeit der Arbeitsabwicklung

In ° 43 Abs. 3 HGB und ° 146 Abs. 4 AO wird gefordert, daß eine Eintragung oder eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden darf, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Diese Absätze zielen auf die Kontrollierbarkeit von Dateneingaben und Datenänderungen im Rahmen der Arbeitsabwicklung in der Datenverarbeitung.

DV-Dokumentation

In ° 44 Abs.1 HGB und ° 147 AO Abs. 1 wird der Kaufmann verpflichtet, unter anderem

- Belege für Buchungen (Dateneingabe)

- Handelsbücher, Inventare und Bilanzen (Listenausgabe)

- die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsanweisungen (zum Beispiel Organisationshandbücher, Programmakten, Bedienungsanweisungen)

geordnet aufzubewahren. Diese Absätze zielen - allerdings unpräzise - auf die DV-Dokumentation und deren Aufbewahrung. Desgleichen läßt sich die Verpflichtung aus ° 147 Abs. 1 Satz 5 AO auch sonstige Unterlagen aufbewahren zu müssen Bedeutung sind, direkt auf Programmdokumente anwenden, in denen - beispielsweise bei einem Lohnsteuerprogramm - die Einzelheiten der Bescherungsrechnung und ihrer Funktionsweise beschrieben sind.

Betriebsbereitschaft und Funktionssicherheit

Nach ° 44 Abs. 3 HGB und ° 147 Abs. 2 AO können

- Belege

- Handelsbücher und Inventare (nicht Bilanzen!)

- Arbeitsanweisungen und Organisationsanweisungen

oauf Bildträgern (Mikrofilm) oder Datenträgern (Magnetbänder oder Magnetplatten) aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung

spricht und die

- bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den anderen Unterlagen

- Verfügbarkeit und jederzeitige Lesbarkeit

sichergestellt ist. Damit ist das COM-Verfahren, die Speicherbuchführung

und das Datenbanksystem sowie mit diesem Verfahren verbundene Verpflichtung

- Datenbereitschaft,

- Programmbereitschaft,

- Betriebsbereitschaft der DV-Anlage einschließlich Betriebsystem

angesprochen. Diese Absätze zielen also auf de Betriebsbereitschaft und

Funktionssicherheit des Systems.

Datenschutz

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dient vorrangig dem Schutz im von natürlichen Personen und deren Belegen, soweit Daten über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse gespeichert sind. Es enthält aber auch einen Katalog an Sicherungsmaßnahmen, nach dem zusammen ist in Vorschriften des Handelsrechts und Stellungnahme FAMA 1/1974 de Ordnungmäßigkeit der Datensicherung beurteilt werden kann. Fortsetzung folgt