Die in den Bereich Records-Management fallenden Features gewinnen insofern an Bedeutung, als gesetzliche Vorschriften wie der Sarbanes-Oxley Act in den USA oder die Basel-II-Richtlinien in Deutschland eine kontrollierte Aufbewahrung von Dokumenten vorsehen. Die dafür festgelegten Fristen sind je nach Dokumentenart sehr unterschiedlich.

Zur leichteren Verwaltung solcher im elektronischen Archiv gespeicherter Unterlagen lassen sich im "Docuware Content-Folder" virtuelle Mappen anlegen. Hier können die Dokumente entsprechend ihren abweichenden Aufbewahrungsregeln gruppiert werden, die Einteilung erfolgt laut Docuware anhand beliebiger Indexkriterien. Öffnet ein für das Records-Management Verantwortlicher eine solche Gruppe, erhält er unter anderem einen Überblick über diejenigen Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Will er diese aussondern, hat er die Wahl zwischen dem Löschen der Dokumente und deren Migration in Alt- oder Offline-Archive.

Ein anderer wichtiger Aspekt im Rahmen des Records-Managements ist die Steuerung des Dokumentenzugriffs. Mit Docuware lassen sich laut Anbieter für Gruppen oder Einzelpersonen unterschiedliche Berechtigungen auf einzelne Dokumenteneigenschaften wie Index oder Ablagekriterium vergeben. Die Zugriffe werden dann jeweils protokolliert.

Außerdem schließt Records-Management die Archivierung von E-Mails explizit ein. Hier betont der Hersteller, dass die Mails mit seiner Lösung nicht in separate Archive gelangen und somit anders als bei verschiedenen Vergleichsprodukten keine neuen Archivinseln entstehen. Docuware ermögliche es, dass sich E-Mails mit Hilfe intelligenter Regeln unter einheitlichen Kategorien gemeinsam mit anderen Dokumentenarten in einem zentralen Pool archivieren lassen. (ue)