DMS: Weniger Papier, mehr Infos

Senior Communication Managerin bei der Content Marketing Agentur Evernine
Kleinere Unternehmen befürchten immer noch, dass die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems das IT-Budget sprengen könnte. Die CeBIT soll das Gegenteil beweisen.
Weltweit nutzen bereits sechs von zehn Unternehmen ein System für Dokumenten-Management. Auch die erwarteten Zuwächse sind zum Teil beträchtlich.
Weltweit nutzen bereits sechs von zehn Unternehmen ein System für Dokumenten-Management. Auch die erwarteten Zuwächse sind zum Teil beträchtlich.
Foto: Datamonitor

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind heute in Unternehmen fast jeder Größenordung ein Muss. Denn Experten zufolge verschlingt die Suche nach Informationen und Dokumenten 30 Prozent der Arbeitszeit, und jedes Dokument wird immer noch durchschnittlich fünf Mal kopiert. 80 Prozent der Daten im Unternehmen liegen außerdem in unstrukturierter Form vor. Laut einer Untersuchung von IDC im Auftrag von Oracle gaben 60 Prozent der im Jahr 2007 befragten Unternehmen zu, zu viel Informationen zu besitzen oder entscheidungsrelevante Informationen zwischen unwichtigen Daten nicht zu finden.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Das Thema Dokumenten-Management steht auch auf der CeBIT 2008 wieder im Mittelpunkt. Die DMS-Area in Halle 3 bietet ein umfassendes Ausstellungsprogramm mit Lösungen zur elektronischen Erfassung, Recherche und rechtssicheren Langzeitarchivierung von digitalen Unternehmensinformationen. In stündlichen Führungen können sich Interessierte über aktuelle Trends im Bereich Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Systeme informieren.

Fachvorträge im DMS-Forum und Praxisbeispiele runden das Rahmenprogramm der Ausstellung ab. In einem Showcase am Stand A29 zeigt der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) unter anderem live die vollständige digitale Bearbeitung von Dokumenten vom Posteingang bis zur Archivierung.

Doch nicht nur die Papier- und Informationsflut steigt, auch der Gesetzgeber übt Druck auf die Unternehmen aus. So muss Geschäftspost beispielsweise je nach Typ unterschiedlich lange aufbewahrt werden - zum Teil in elektronisch recherchierbarer Form. Die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) verlangen, dass steuerrelevante Dokumente revisionssicher gespeichert und bis zu zehn Jahre digital recherchierbar vorgehalten werden.

Kleinere Unternehmen sind allerdings noch immer skeptisch und vermuten, mit dem Einsatz eines DMS ihr IT-Budget zu sprengen. Doch: "Die CeBIT 2008 zeigt, dass es für jedes Unternehmen - unabhängig von seiner Größe - passende und bezahlbare DMS-Lösungen gibt", sagt Sven-Michael Prüser, Geschäftsbereichsleiter CeBIT.

Vorschriften kein Problem

Ob Logistikunternehmen, Fertigungsbetrieb oder Stadtverwaltung - Firmen, Behörden und Institutionen aller Größen haben unterschiedliche Anforderungen, um etwa Compliance-Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung und zum Records-Management einzuhalten. Den strengen Regeln zur revisionssicheren Langzeitarchivierung von Geschäftsdaten nach HGB/AO und GDPdU müssen sie indes alle gerecht werden, ebenso den Aufbewahrungsvorschriften nach Abgabenordnung und GDPdU, die seit Anfang 2002 in Kraft sind, sowie den Anforderungen des Signaturgesetzes (SigG) an eine elektronische Signatur. Dies gilt zunehmend auch für Standards die aus den USA kommen und von international agierenden Unternehmen berücksichtigt werden müssen.

Klingt kompliziert, doch Docuware-Vorstand Jürgen Biffar sieht keinen Grund zur Panik: "Compliance-Anforderungen sind für klassische deutsche Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, einfach zu erfüllen, da die gesetzesmäßige Befolgung von Richtlinien in Deutschland eine lange Tradition hat."

DMS in allen Spielarten

DMS-Lösungen werden auf der CeBIT in allen Varianten gezeigt. Das Spektrum reicht von relativ einfachen Programmen mit Schwerpunkt auf Archivierung und Dokumentenbearbeitung über Lösungen mit Workflow-Einbindung bis hin zur Enterprise-Content-Management-Integration (ECM).

Kaum ein DMS-Anbieter kommt in diesem Jahr am Thema Workflow-Integration vorbei. Im Gepäck haben die Hersteller auch neue Lösungen für das Management und die Erfassung geschäftsrelevanter E-Mails.

Vor allem der rechtskonforme Umgang mit E-Mails ist für Unternehmen ein heißes Thema. Wenn ein Handelsbrief, also eine Bestellung oder eine Auftragsbestätigung, heute als E-Mail verschickt wird, hat diese Mail im Geschäftsverkehr dieselbe rechtliche Bedeutung wie ihr Pendant in Papierform. Damit gelten im Wesentlichen dieselben Vorschriften des Handelsgesetzbuches für die gewissenhafte und fristgemäße Aufbewahrung der jetzt elektronischen Dokumente. Außerdem müssen seit Anfang letzten Jahres laut Finanzverwaltung sämtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, elektronisch aufbewahrt werden. Das Ausdrucken und Abheften reicht nicht mehr, ebenso wenig wie die alleinige elektronische Archivierung - es wird zudem der "geordnete Zugriff" durch den Buchprüfer verlangt.

Die DMS- und ECM-Anbieter sind in der Halle 3 zu finden. Dort finden sich auch die beiden Themenforen "DMS Area", ausgerichtet vom Fachverband "VOI", und "Content Management Arena", veranstaltet vom Kongressanbieter "KongressMedia".

Diese Konzentration stößt allerdings nicht bei jedem Lösungsanbieter auf Gegenliebe: d.velop, Easy Software und Windream haben ihre Teilnahme für die CeBIT 2008 abgesagt. Easy-Software-Produkte können jedoch am Microsoft-Stand in Halle 4, Stand A26 beäugt werden. Den DMS-Anbietern widerstrebte es, in eine neue Halle umziehen zu müssen. Bislang waren ihre Stände in Halle 1 zu finden. Laut dem VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.), der die DMS-Area zusammen mit der Deutschen Messe AG betreibt, ist die Ausstellungsfläche trotzdem "komplett belegt". Denn andere Anbieter wiederum begrüßen das neue Konzept, darunter die Berliner Optimal Systems GmbH. Der deutsche ECM-Anbieter präsentiert Lösungen für die Erfassung, Recherche und rechtssichere Langzeitarchivierung von Unternehmensinformationen.

Web 2.0 hält Einzug

Neuheiten gibt es auch bei Docuware in Halle 3, Stand C46. Der DMS-Anbieter präsentiert seinen Web-Client mit integrierter Web-2.0-Technologie. Anwender können damit von jedem Standort aus auf zentrale Archive zugreifen - ohne Installation von Software oder Plug-ins auf lokalen PCs. Der Web-Client holt sich via Browser und per Knopfdruck die unterschiedlichsten Dokumentenarten - ge-scannte Unterlagen, E-Mails, PDF- und Office-Dateien oder CAD-Zeichnungen - aus dem Archiv auf den Bildschirm. Der Anwender erhält damit standort-unabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente und kann via Internet beispielsweise auch den Status einer Bestellung oder Lieferung einsehen.

Auch automatisierte Arbeitsabläufe lassen sich laut Docuware über das Internet komfortabel einrichten: Aufgabenlisten werden zentral für einen Workflow konfiguriert und den betroffenen Anwendern zugewiesen.

Verzahnung durch SOA

"SOA zum Anfassen" demonstriert der Stuttgarter DMS-Hersteller ELO Digital Office in Halle 3, Stand C40 mit dem "Business Logik Provider" (BLP). "Im Zusammenhang mit SOA wird viel zu häufig über Technik und Technologien geredet. Dabei geht es im Grunde um Geschäftsmodelle und betriebliche Abläufe, sprich um sinnvolle Geschäftsprozesse und das daraus resultierende Quäntchen mehr an Effizienz", erklärt der Hersteller. Die neue Server-Komponente ermöglicht auf Basis einer Service-orientierten Architektur (SOA) die nahtlose Verzahnung von Applikationen zu einem unternehmensübergreifenden Prozess. ELO hat auch die marktreife Version seines eigenentwickelten und vollständig in die ELO-ECM-Suite integrierbaren WCM-Moduls (Web-Content-Management) mit im Messegepäck. Spezielle Branchenlösungen auf Basis der ELO-Produktfamilie zeigen die Business-Partner Actiware, Busitec, Cibs, Hewlett-Packard, icon, id-netsolutions, informatech, Modus Consult, Noeske Netsolutions und Pollmer-Siemers am Stand.

Ein Schwerpunkt des Messeauftritts von GID sind Lösungen für das E-Mail-Management und die E-Mail-Archivierung für MS-Exchange- und Lotus-Domino-Anwender. Die Archivierungsplattform für das Speichern, Verwalten und Auffinden von Unternehmensdaten aus E-Mail-Systemen, Datei-Servern, Instant-Messaging-Plattformen sowie Systemen für Content-Management und Collaboration ist in Halle 3, Stand C26 zu sehen. Zweites Highlight auf dem GID-Stand ist die neue Version 7 von "Onbase", der ECM-Suite von Hyland. Onbase erweitere eine bestehende Organisations-IT-Umgebung zu einem System, das beliebige elektronisch darstellbare Informationen überall verfügbar mache und ein lückenloses Information-Lifecycle-Management ermögliche.

Scan-Hard- und Software gibt es bei IBML (Imaging Business Machines) zu sehen. Im Live-Einsatz können Messebesucher mitverfolgen, wie die Hochleistungs-Scan-Plattform "Imagetrac" plus entsprechender Software gemischtes Beleggut automatisiert verarbeitet. Dokumente unterschiedlicher Größe und Beschaffenheit sollen sich ohne Vorsortieren in einem Arbeitsgang digitalisieren und erfassen lassen. Dabei initiiere und steuere Imagetrac bereits während des Scan-Vorgangs Geschäftsprozesse.

Briefumschläge scannen

Erstmals zeigt IBML die neue "Thick-Document-Option". Diese ermögliche Unternehmen, mit einem Gerät nicht nur Dokumente, sondern auch Briefumschläge bis zur Größe C5 und drei Millimetern komprimierter Dicke zu scannen. Damit verarbeite der Scanner den gesamten Posteingang inklusive eventueller Rückläufer. Er lese Adressen per OCR automatisch aus und könne auch Barcodes zum Sortieren oder direkten Zuordnen verwenden. Zu sehen sind die Imagetrac-Scanner an den Messeständen der IBML-Partner Kodak und Elsag sowie auf dem Showcase "Digitale Postbearbeitung" des VOI in Halle 3, Stand A29.

Rollenbezogener Postkorb

Die IQDoQ GmbH präsentiert die neue Version 5.0 ihres Archiv- und Dokumenten-Management-Systems "Hyperdoc" in Halle 3, Stand A29. Sie beinhaltet neue Funktionen zur Archivierung von E-Mails aus Lotus-Notes und -Domino. Damit verbinde das System die Vorteile der Server-seitigen E-Mail-Archivierung zur Entlastung des Domino-Servers mit den Möglichkeiten einer benutzergesteuerten Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsvorfällen. Darüber hinaus hat IQDoQ die vorhandenen Themenlösungen, beispielsweise zum digitalen Management von Personal-, Kunden-, Versicherten- und Vertragsakten, ausgeweitet und standardisiert. Zusätzlich erweitert Hyperdoc das teamorientierte Arbeiten durch rollenbezogene Postkorbansichten. Anwender erhalten damit den kompletten Überblick über die ihrem Team zugeordneten Aufgaben.

Die Noeske Netsolutions GmbH ist am ELO-Gemeinschaftsstand in Halle 3, Stand C40, unter anderem mit "nn-WebInvoice", einer Software zur Web-gestützten Eingangsrechnungsbearbeitung, ver-treten. Die Lösung übernehme jetzt auch die integrierte interne Leistungsverrechnung mit anschließender Übergabe der Buchungsdaten an das Finanzwesen. Neu ist auch die Möglichkeit, mit dem nn-Web-Client Dokumente ortsunabhängig zu scannen und automatisiert in einem zentralen ELO-Archiv abzulegen. Außerdem stellt Noeske einen universellen ELO-Connector vor, mit dem das Dokumenten-Management-System ELO unabhängig vom Betriebssystem nahtlos mit zahlreichen Applikationen integriert werden kann. Unterstützt werden Windows, Unix, Linux, IBM iSeries und zSeries.

Der Storage-Spezialist Point Software & Systeme GmbH ist in Halle 2, Stand D40, mit Software zu finden, die die langfristige Verfügbarkeit von Daten auf unterschiedlichen Speichermedien sicherstellen soll. Hierzu zählt die neue Version 3.0 des Point-Archivers - einer Lösung, die Dateien im gesamten Netz archiviert. Über Filterfunktionen kann der Anwender definieren, welche Dateien zu archivieren sind. Zusätzlich bestimmt er, welches Archivmedium - Festplatte, Band oder optischer Datenträger - genutzt werden soll. Darüber hinaus zeigt Point die neue Version 6.0 des Point-Jukebox-Managers, einer Lösung zur Datenspeicherung auf optischen Medien. Das neue Release überprüfte in regelmäßigen, definierbaren Abständen die Lesequalität der Medien und Daten.

Web-Content inklusive

Erste Einblicke in die "Web So-lutions Suite" gewährt Reddot in der Halle 3 am Stand D09. Die neue Produktgeneration soll ab Sommer 2008 verfügbar sein. Mit der vollständig integrier-ten Web-Content-Management-(WCM-)-Lösung könnten Informationen noch leichter und gezielter über Websites, Portale, Extra- und Intranets bereitgestellt werden. Die Suite ermögliche Anwendern nach einmaliger Anmeldung das effiziente Erstellen, Pflegen und Optimieren von redaktionellen und Web-2.0-Inhalten sowie die integrierte Nutzung jeglicher Content-Quellen wie Repositories, Portale oder SAP-Systeme.

Bausteine für Web-Lösungen

Ein weiteres Highlight am Reddot-Stand sind die erweiterten Web-2.0-Funktionalitäten: Foren, Blogs, Wikis und Tagging könnten als voll integrierte und personalisierte Bausteine in Web-Lösungen genutzt werden. Auch die umfangreichen Möglichkeiten, das SAP-Enterprise-Portal mit personalisiertem Content aufzuwerten, wurden weiter ausgebaut.

IBM zeigt in Halle 2, Stand A10, wie Unternehmen mit den IBM-ECM-Lösungen Filenet P8 und Content Manager ihre Geschäftsprozesse automatisieren und in der Storage-Lösung DR550 archivieren können. Der thematisch verwandte Demopunkt "Comply with legal enforcements" beschäftigt sich damit, wie Firmen wichtige Daten gemäß Gesetzen und Regelungen wie FRUG, MiFID und GDPdU speichern und archivieren können. (ue)