Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verbessern die Informationsbasis eines Unternehmens und sollen die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Zu den Funktionen der Systeme zählen das Ablegen, Verwalten und Aufbereiten von Daten und Dokumenten. Außerdem stellen DMS-Produkte anderen Anwendungen Inhalte zur Verfügung. Integriert in Groupware- oder Workflow-Management-Systeme unterstützen sie so kooperative Arbeitsformen. Mehrere Nutzer arbeiten an einem Dokument, wobei die Software die Verwaltung der Versionen übernimmt. Auch die Kopplung mit Modulen für das Web-Content-Management sowie mit Portalsoftware gewinnt an Bedeutung. Die Entwicklung vollzieht sich weg vom einfachen Dokumenten-Management über Content-Management bis hin zur Abbildung dokumenten-basierender Workflows.

Die Wahl eines Produkts gestaltet sich schwierig, da sich etwa 150 Hersteller in dem Markt tummeln. Hinzu kommt, dass die Anbieter in puncto Funktionen verschiedene Schwerpunkte setzen, was für den Interessenten anfangs jedoch nicht immer klar ersichtlich ist. Trotz der Vielfalt macht der Anteil der marktbeherrschenden Produkte beziehungsweise Technologieführer nur zehn Prozent aus. Die Situation verschärft sich noch, da Firmenübernahmen und Fusionen die Branche in Atem halten. Durch Zukäufe erweitern Marktteilnehmer ihre Produktstrategie und verlagern mitunter ihre Kompetenzen. So wurde Documentum, ein Anbieter von Dokumenten- und Content-Management-Systemen, vom Speicher-Management-Spezialisten EMC übernommen. Damit verfügt das Unternehmen sowohl über Lösungen zum Verwalten von Speicher als auch über Funktionen zur Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten. Open Text ergänzt sein Angebot an Knowledge-Management und Collaborations-Werkzeugen mit der Übernahme von Gauss Interprise sowie dem geplanten Kauf der Ixos Software AG im Bereich Content-Management, Dokumenten-Management und Archivierung. Unlängst hat auch IBM zugekauft: Big Blue übernahm den amerikanischen Dokumenten-Management-Hersteller Green Pasture Software. Im Sommer 2003 hatte sich der Konzern mit Aptrix einen Anbieter von Web-Content-Management-Software einverleibt.

Für spürbare Marktverschiebungen sorgen auch die Produktstrategien großer Anbieter. So hat IBM mit der Portierung seines "Content Manager" auf Linux eine Vorreiterrolle in Sachen Plattformen übernommen, die viele Mitbewerber enorm unter Druck setzen wird. Insbesondere bei E-Government-Projekten, bei denen bewusst Windows als Betriebssystem ausgeschlossen wird, haben Anbieter von Linux-fähigen Systemen einen guten Stand.

Über ausgereifte Kernfunktionen wie etwa das Scannen und Archivieren von Eingangspost können sich Hersteller kaum noch differenzieren. Abseits der Basisfunktionen unterscheidet sich das Leistungsspektrum erheblich. Allerdings gilt es hierbei, zwischen dem beworbenen Funktionsumfang und den tatsächlichen Produktfähigkeiten zu unterscheiden. Der dazu vom Institut Business Application Research Center (Barc) erstellte Leitfaden "12 Dokumenten-Management- und Archivierungssysteme" umfasst zwölf Produkte. Begutachtet wurden die Software von Ceyoniq, D.velop, Documentum, Docuware, Easy Software, Elo, Filenet, Hummingbird, Hyperwave, IBM, Saperion und Windream. Ixos Software wurde zwar angesprochen, lehnte eine Teilnahme allerdings mit der Begründung ab, man verfüge bereits über ausreichend Marktanteil und sei an der Studie nicht interessiert.

Vier grundlegende Herstellerprofile

Im DMS-Markt haben sich vier Anbieterprofile herauskristallisiert. Hersteller des ersten Profils legen den Fokus auf Ablage- und Recherchesysteme und bieten klassische Archivsysteme an. Zu den wichtigsten Funktionen zählen das Erfassen von Dateien sowie einfache Administrations- und Rechercheaktivitäten. Das zweite Profil umfasst Lösungsanbieter für das elektronische Dokumenten-Management. Merkmale hier sind die Integration digitaler Dokumente sowie kooperative Aufgaben. Eigene Scan-Clients für Papierdokumente sind zumeist nicht vorhanden oder werden von Drittprodukten übernommen. Profil drei kennzeichnet Content-Management-Spezialisten. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Inhaltsbearbeitung und -präsentation. Damit lassen sich Dokumente auf verschiedenen Medien ausgeben, ohne dass der Anwender den Inhalt jeweils neu überarbeiten muss. Archivierungsfunktionen treten eher in den Hintergrund. Unter das vierte Profil fallen Anbieter von prozessorientierten Dokumenten-Management- und Archivsystemen. Der Erfassung, Verwaltung, Recherche und Weiterleitung von Dokumenten können umfangreiche Vorgangs- und Steuerungsregeln zugeordnet werden.

Eine solche Klassifizierung hilft zwar grundsätzlich, Hersteller einzuordnen, doch oftmals decken die Lösungen mehr als ein Profil ab (siehe Tabelle "Herstellerprofile"). Beispiele dafür sind IBM und Easy Software, die beide stark sind bei Ablage und Recherche (Profil eins) sowie prozessorientierten Dokumenten-Management- und Archivsystemen.

Test der funktionalen Kriterien

Die gewählten Testkriterien beziehen sich auf Funktionen zur Erfassung, Indizierung von Dokumenten, Recherche-Features am Web- und am Desktop-Client, Text Mining, E-Mail-Integration, Workflow und Web-Content-Management. Bei der Erfassung von nicht digital vorliegenden Dokumenten (Non Coded Information, kurz NCI) wurde der Funktionsumfang der mitgelieferten Scan-Clients für die Digitalisierung von Papierdokumenten beziehungsweise entsprechender Schnittstellen zu Fremdsystemen bewertet. Spitzenreiter ist hier Filenet mit "P8", das die maximale Punktzahl (5,00) erreichte. Hyperwave dagegen bietet in dieser Kategorie keine Funktionen an (0 Punkte).

Im Bereich der digital vorhandenen Informationen (Coded Information, kurz CI) kamen der Integrationsgrad sowie die Möglichkeiten einer automatischen Verschlagwortung auf den Prüfstand. Nicht untersucht wurde hingegen die Massendatenverarbeitung. Die Rangliste führen hier Saperion und Filenet an, die restlichen Kandidaten bewegen sich im oberen Mittelfeld der Bewertungsskala.

Über die Anbindung an E-Mail-Systeme lassen sich Nachrichten nebst Anhängen archivieren. So gespeicherte Post wird manuell oder automatisch indiziert. Bietet ein System beide Methoden an, erhielt es eine höhere Bewertung. Zudem ermöglichen es die integrierten Mail-Funktionen der DMS-Produkte, Dokumente zu versenden, entweder ad hoc, oder gesteuert durch ein im Workflow-Modul festgelegtes Ablaufschema. Die Mail-Anbindung beherrschen die Produkte von Easy, IBM und Saperion am besten.

Bei den Workflow-Komponenten wurde untersucht, inwieweit die Systeme sowohl Ad-hoc-Abläufe als auch modellierte Workflows unterstützen. So flossen Modellierungs- und Programmierfunktionen in die Benotung ein. Keinen Workflow bietet Ceyoniq, bei Filenet, Hyperwave und Saperion ist die Vorgangssteuerung dagegen besonders gut implementiert.

Einige auf Dokumentenverwaltung spezialisierte Hersteller statten ihre Produkte zusätzlich mit Modulen für das Web-Content-Management aus. Besonders gut gelöst ist dies in den Produkten von Documentum, Filenet, Hyperwave und IBM. Die Erweiterungen dienen dazu, Inhalte auf Web-Servern beziehungsweise Portalen zu publizieren. Veröffentlicht wird dabei der eigentliche Content (etwa Texte, Grafiken, Videos und Sound), davon getrennte Layoutbeschreibungen, die die Darstellung der Inhalte festlegen, sowie Metadaten, zu denen Angaben über den Autor, das Publikationsdatum sowie Schlagwörter zählen. Vorteilhaft ist es hier, wenn Content in unterschiedlicher Formatierung in verschiedenen Web-Auftritten publiziert werden kann. Punkten konnten Hersteller auch mit Schnittstellen, über die Anwender mittels Web-Autorenwerkzeugen auf das Repository zugreifen können. Auch die Art der Datenhaltung des Web-Content sowie Versionierungsfunktionen wurden in Augenschein genommen. Positiv fielen Produkte auf, die für das Web bestimmte Inhalte so speichern, indizieren und verwalten können wie eingescannte Dokumente. Null Punkte in Sachen Web-Content-Management erreichten Ceyoniq, Docuware und Elo.

Neben den Tools zur Web-Publikation bieten Systeme auch Web-Clients für den Anwender als Alternative zum Windows-Client an. Insbesondere die Recherchefunktionen der Browser-Oberfläche sollten mit der Desktop-Variante identisch sein. Recherche-Tools in der Client-Software versetzen Anwender in die Lage, aus der Fülle an Dokumenten gezielt die gewünschten Inhalte aufzuspüren. Zu den von der Benutzer-Schnittstellle zur Verfügung gestellten Mechanismen zählt die Suche über Indizes und Volltext.

Bequeme Recherche

Auch eine Recherche nach ähnlichen Dokumenten steht in manchen Produkten zur Verfügung. Aus der Trefferliste kann sich der Nutzer ein Schriftstück auswählen und über einen Viewer am Bildschirm anzeigen lassen. Pluspunkte heimsten Anbieter ein, bei denen sich die Suche vorzeitig abbrechen lässt, Gleiches gilt für die Anzeige bereits gefundener Einträge während des Suchlaufs. Gute Recherchemöglichkeiten am Desktop-Client kommen von IBM und Saperion (fünf Punkte). Das Besondere: Beide Anbieter können auch bezüglich der Recherchefunktionen am Web-Client die höchste Punktzahl verbuchen. Filenet dagegen bietet am Desktop selbst nichts mehr, die Ausstattung des Web-Clients wird aber ebenfalls mit fünf Punkten honoriert.

Text Mining unterentwickelt

In der Disziplin Text Mining lassen alle Hersteller mehr oder weniger zu wünschen übrig. Gefragt sind hier Mechanismen, die eine inhaltsbezogene Suche nach unstrukturierten Informationen in Dokumenten-Repositories erlauben. Von entscheidender Bedeutung ist dabei die Effizienz beim Sortieren der Ergebnisliste, da der Benutzer selbst über die Relevanz eines Treffers entscheidet. Aus diesem Grund sollten die Programme verschiedene Text-Mining-Verfahren kombinieren können. Dazu zählen die Klassifikation von Dokumenten, Segmentierung, neuronale Netze, Entscheidungsbäume und Cluster-Analysen. Bei der Bewertung dieser Funktionen kam zum Tragen, ob beispielsweise die Klassifizierung automatisch erfolgt. In dieser Kategorie liegen IBM und Easy mit je drei Punkten an der Spitze.

Ergänzend zum Funktionstest wurden die Produkte nach architekturbezogenen Kriterien bewertet, auf die hier nicht näher eingegangen wird. Sowohl die Testergebnisse als auch die Zuordnung in Anbieterprofile können die Produktauswahl allerdings nur begleiten. Entscheidend ist jeweils, wie weit die Funktionen abgedeckt werden, die der Anwender braucht. Hinzu kommt, dass die Komplexität einer Lösung sich mit der Anzahl der Features erhöht, und zwar selbst dann, wenn der Anwender sie gar nicht nutzt. Firmen müssen daher den Schwerpunkt der betrieblichen Anwendung identifizieren. Will ein Unternehmen lediglich ein Papierarchiv ablösen, sind Produkte des dritten Profils (Content-Management) nicht sinnvoll. Anbieter wie Ceyoniq und Docuware (Profil eins und zwei) konzentrieren sich auf klassisches Dokumenten-Management und bieten daher nur einen begrenzten Umfang an weiteren Funktionen der elektronischen Inhaltsverwaltung. Im Gegensatz dazu legen Documentum, Hummingbird (Profil zwei und vier) und Elo (Profil vier) ihren Schwerpunkt auf elektronisches Dokumenten-Management, bieten aber nur wenige Features für Web-Content-Management oder Text Mining an. IBM, D.velop und Saperion haben sowohl in der Archivierung als auch in der prozessorientierten Verarbeitung ihre Stärken.

Documentum gegen Hummingbird

Die Leistungen von Anbietern, die sich dem gleichen Profil zuordnen lassen, weichen zum Teil deutlich voneinander ab. So erzielten beispielsweise Documentum und Hummingbird, die sich beide in den Bereichen elektronisches sowie prozessorientiertes Dokumenten-Management ansiedeln, unterschiedliche Ergebnisse. Im Bereich NCI-Erfassung konnte Hummingbird aufgrund seines Scan-Clients mit standardmäßiger Stapelbildung punkten. Demgegenüber erhielt Documentum für die XML-Verarbeitung bei der CI-Erfassung und Indizierung eine höhere Bewertung. Bei der Recherche bot Hummingbird sowohl im Web-Client als auch im Desktop-Client die Möglichkeit der Suche nach verwandten Dokumenten mit ähnlichen Indizes. Zudem deckt das System mit seinen Versionierungsfunktionen zumindest einen Teilaspekt des Web-Content-Managements ab.

Die Barc-Studie liefert neben einer Erläuterung der hier vorgestellten Kriterien eine umfangreiche Einführung in die Thematik sowie jeweils eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Anbieter und deren Produkte. (fn)

*Alexander Hagn und Martin Böhn sind Diplomkaufleute und am Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg tätig.

Studie als Leitfaden

Das Business Application Research Center (Barc) ist aus Aktivitäten am Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik von Professor Dr. Rainer Thome an der Universität Würzburg entstanden und verfolgt das Ziel, Unternehmen bei der Auswahl von betriebswirtschaftlichen Anwendungen herstellerunabhängig zu unterstützen.

Barc will mit der Dokumenten-Management-Studie Anwendern die Auswahl solcher Software erleichtern. Die Produkte werden beschrieben und anhand eines Kriterienkatalogs, verbunden mit Tests in einem Labor, bewertet. Dabei analysierten die Autoren sowohl die Architektur als auch den Funktionsumfang. Zudem enthält die Studie einen Leitfaden zur Produktauswahl. Dem Leser soll es gelingen, mit Hilfe der Informationen die Zahl möglicher Anbieter auf zwei bis drei einzuschränken, um dann ein konkretes Angebot anzufordern.

Die Studie "Dokumenten-Management - 12 Dokumenten-Management- und Archivierungs-Systeme im Vergleich" kann unter www.barc.de zum Preis von 749 Euro bezogen werden.

Kategorisierung der Hersteller

Hersteller / Produkt / Produktschwerpunkt

Ceyoniq Technology GmbH / Ceyoniq Content Manager 5.0 / Profile 1 und 2

D.velop AG / d.3 5.4 / Profil 4

Documentum GmbH / Documentum 5.0 / Profile 2 und 4

Docuware AG / Docuware 4.5b / Profile 1 und 2

EASY Software AG / Easyware 3.3 / Profile 4 und 1

Elo Digital Office GmbH / Elo Enterprise Server 1.0 Elo Professional Client 4.0 / Profil 4

Filenet GmbH / Filenet P8 2.01 / Profile 3 und 4

Hummingbird Ltd. / Hummingbird DM 5.1 / Profile 2 und 4

Hyperwave AG / IS/6 6.2 / Profile 2 und 3

IBM GmbH / Content Manager 8.1 / Profile 1 und 4

Saperion AG / Saperion 5.0 / Profile 1 und 4

Windream GmbH / Windream 3.6 / Profil 2

Profil 1: Ablage und Recherche, klassische Archive; Profil 2: Elektronisches Dokumenten-Management;Profil 3: Content-Management, Profil 4: Prozessorientiertes DMS und Archivierung

Ergebnisse des Funktionstests

Funktionale Kriterien // Ceyoniq / D.velop / Documentum / Docuware / Easy / Elo / Filenet / Hummingbird / Hyperwave / IBM / Saperion / Windream

Erfassung von NCI / 3,33 / 4,58 / 1,42 / 2,92 / 4,58 / 4,17 / 5,00 / 2,92 / 0 / 4,58 / 4,17 / 2,92

Erfassung von CI / 3,33 / 4,17 / 4,17 / 3,75 / 4,58 / 3,75 / 5,00 / 3,33 / 4,17 / 4,17 / 5,00 / 4,17

Indexierung / 3,33 / 4,17 / 4,17 / 2,92 / 4,17 / 4,17 / 5,00 / 3,75 / 3,33 / 3,33 / 5,00 / 4,58

Recherche Desktop-Client / 2,50 / 4,58 / 2,92 / 2,5 / 2,92 / 3,75 / 0 / 4,58 / 0 / 5,00 / 5,00 / 4,17

Recherche Web-Client / 1,67 / 3,75 / 2,50 / 0,42 / 2,92 / 2,08 / 5,00 / 4,58 / 3,33 / 5,00 / 5,00 / 4,17

Text Mining / 0 / 2,00 / 0 / 0 / 3,00 / 0 / 2,00 / 0 / 2,00 / 3,00 / 0 / 0

Mail-Integration / 2,50 / 4,50 / 4,00 / 3,50 / 5,00 / 3,50 / 3,00 / 4,00 / 3,00 / 5,00 / 5,00 / 4,00

Workflow / 0 / 3,75 / 3,75 / 1,25 / 3,75 / 3,75 / 5,00 / 3,33 / 5,00 / 3,33 / 5,00 / 1,67

Web-Content-Management (WCM) / 0 / 2,50 / 5,00 / 0 / 4,17 / 0 / 5,00 / 0,83 / 5,00 / 5,00 / 0,83 / 2,92

0 = keine Funktion angeboten; 5 = höchste Punktzahl