Aufgeräumte Stimmung herrscht derzeit im Markt für Dokumenten-Management-Software (DMS). Diesen Eindruck zumindest vermittelte die diesjährige Konferenzmesse "DMS Expo" in Köln. Es sei gelungen, gegen den "negativen Trend im Messegeschäft" zu wachsen, freute sich Geschäftsführer Oliver P. Kurth von der Kölnmesse. Danach kamen mit rund 20 000 Besuchern etwas mehr als im Vorjahr und die Ausstellerzahl (385 statt 345) sowie Ausstellungsfläche gingen nach oben. Bernhard Zöller, Berater und stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Industrieverbands VOI, betonte in Köln, dass auch bei den hiesigen Anbietern Optimismus herrsche. Der Markt für Dokumenten-Management-Software sei gemessen an den Lizenzumsätzen in den letzten zwei Jahren kräftig gewachsen, wobei aktuell vor allem kleine und mittelständische Hersteller profitieren. "Einige Anbieter wachsen derzeit zweistellig".

Zöller und andere Marktbeobachter betonen zudem immer wieder, dass eine angesichts des zersplitterten deutschen Marktes seit Jahren prognostizierte Konsolidierung nicht stattfinde. Es gebe aktuell allein 52 Anbieter mit umfassenden DMS-Lösungen am Markt, die sich trotz der wachsenden Präsenz von Herstellern anderer Märkte (Hardware/Speicher, ERP) bisher behaupten könnten. Sie profitieren davon, dass immer mehr Unternehmen aus Kostengründen eine höhere Automatisierung ihrer Dokumentenprozesse anstrebten und aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Vorgaben, geschäftliche Unterlagen systematisch und revisionssicher zu archivieren und bereitstellen müssen. Die Hersteller haben in den letzten Jahren darauf reagiert, indem sie Funktionen für die Weiterleitung (Workflow) und Verarbeitung von Dokumenten erweitert sowie beispielsweise die SAP-Integration verbessert haben. Zwar ähneln sich heute viele Angebote, doch sind durchaus noch funktionale Unterschiede zu entdecken, beispielsweise beim Ablegen und Archivieren von Dokumenten oder dem Aussehen der Frontends.

Wenig zur Orientierung trägt der seit einiger Zeit benutzte Terminus Enterprise-Content-Management (ECM) bei, der umfassende Produktplattformen für alle Aufgaben suggeriert. Vielmehr herrscht im Markt zum einen Arbeitsteilung, etwa zwischen DMS-Anbietern und Experten für Input- und Output-Management. Zum anderen zeigt sich, dass die Branche auf eine Integration (Synergie) mit anderen Anwendungsgebieten wie ERP-Systemen setzt statt auf Abgrenzung. "Kunden erwarten von uns keine ECM-Lösungen, sondern eine ECM-Strategie", formuliert Michael Otte, Manager Business Process Management beim Anbieter GFT, die Marschrichtung.

Dienste in einer SOA

Seit längerem versuchen Hersteller auch mit dem Thema Prozessintegration Kunden zu neuen Investitionen in das Dokumenten-Management zu bewegen. Konzeptionell wandeln sich danach die Aufgaben der Dokumentenverarbeitung zu Diensten in einer Service-orientierten Architektur (SOA), die beispielsweise die Inhalte einer Kundenakte zusammenstellen helfen. "Die Unternehmen, die DMS-Lösungen modernisieren oder neu implementieren möchten, wollen nicht nur interne Geschäftsvorfälle und -prozesse automatisieren oder optimieren. Sie wollen vielmehr ihre Business-Prozesse zur Verbesserung der Kunden- oder Lieferantenbeziehung nutzen", erklärte Harald Esch, Sales Director Central Europe von Adobe Systems.

Weitere Treiber der nächsten Zeit sind:

die Vermarktung von DMS-Produkten als Lösungen für Branchen und Prozesse;

die E-Mail-Archivierung;

rechtliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aktenführung und aufbewahrung;

höhere Anforderungen an Workflows;

die vollautomatische Dokumentenbearbeitung auch in komplexeren Vorgängen ("Dunkelverarbeitung");

OCR/ICR-Techniken;

die Verdrängung optischer Medien wie Jukeboxen durch Festplattensysteme;

der Einsatz vom PDF/A.

Vor allem die E-Mail-Archivierung sei derzeit bei Kunden ein Thema, berichtet Andr?© Ferlings, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. "E-Mail-Archivierung ist ein sinnvoller Einstieg in das Thema ECM und der erste Schritt in eine größere Rechtssicherheit." Eine wachsende Bedeutung gewinne auch das Thema Sicherheit, ergänzt Bernd E. Klüber, Regional Sales Director Central Europe beim Anbieter eCopy. Bei Kunden herrsche "noch ein großer Aufklärungsbedarf" in puncto Authentifizierung, Nachvollziehbarkeit, verschlüsselter Übertragung und digitaler Signatur von Dokumenten. Das Gleiche treffe auf PDF/A für die Langzeitarchivierung zu.

Fehlende Transparenz

Für Unternehmen wird indes die Wahl des passenden Produktes immer mehr zur Qual. Die Vermarktung der Produkte als Lösung, Service oder Prozessumgebung macht ihre Unterscheidung nicht leichter. Hinzu kommt, dass mittlerweile Anbieter von Collaboration-Software wie Microsoft mit seinem "Microsoft Office Sharepoint Server" (MOSS), Speicherspezialisten wie Hitachi, Datenbankhersteller wie Oracle und vor allem Anbieter von Standardsoftware für ERP und CRM in den DMS-Markt drängen. Branchenkenner Ulrich Kampffmeyer erwartet daher eine weitere Zersplitterung des Marktes. Der Begriff ECM werde in dem eines allgemeinen Informations-Management aufgehen, schreibt er in seinem Newsletter zur DMS Expo.

Auch stünden DMS-Anbieter unter dem wachsenden Druck, ihre Produkte für neue Aufgaben oder Branchen laufend weiterzuentwickeln. Eine immer wichtigere Rolle spielten dabei Partner und Integratoren, die durch Anwendungen wie "elektronischer Postkorb" sowie Industrie- und Prozesslösungen, dem DMS-Produkt zu einem höheren strategischen Wert für den Kunden verhelfen. Für Neueinsteiger in den Markt werde die Latte immer höher gelegt. Andererseits ergeben sich neue Absatzchancen, da in nächster Zeit bei Unternehmen ein großer Druck zur Migration von Insellösungen bestehe.

Schlafende Hunde

Auch VOI-Sprecher Zöller meint, dass DMS-Anbieter trotz aller guten Geschäfte mehr in ihre Produktarchitekturen investieren müssen, um am Ball zu bleiben. Wichtig sei es auch, sich nicht nur auf den deutschen Markt zu verlassen, sondern in den Aufbau des internationalen Geschäfts zu investieren, was mittlerweile viele Hersteller tun. Dass es der hiesigen Branche offenbar gut geht, liegt aber nicht nur an der gestiegenen Nachfrage, sondern auch daran, dass die genannten großen Anbieter bisher den Markt nicht wesentlich für sich vereinnahmt haben.

So werde beispielsweise seit Jahren prognostiziert, dass Microsoft den DMS-Markt umkrempeln könnte. Doch tatsächlich stehen mit dem MOSS die Collaboration-Funktionen und die eigenen Microsoft-Produkte im Fokus, in die sich immer mehr DMS-Anbieter mit ihren Archivlösungen oder Erfassungskomponenten einbinden können, ohne dass man sich wirtschaftlich weh tut. Oracle sei bisher hierzulande kaum in Erscheinung getreten, und auch von der SAP gehe keine existenzielle Bedrohung aus, da sich die Walldorfer mit ihren umfangreichen Content-Funktionen bisher ganz auf die eigene Klientel konzentrierten. Sehr wohl, so Zöller, übertrifft SAP aber heute schon die DMS-Anbieter in Anwendungsgebieten wie Collaboration und in seinen Portalfunktionen.

Doch wie auch immer der Wettlauf der Hersteller ausgeht, in einem Punkt sind alle gefordert, soll der Zuspruch im Markt nicht schwinden: "Die größte Herausforderung ist es, mit dem Kunden den maximalen, wirtschaftlichen Nutzen der DMS-Lösung zu erreichen und auch langfristig praktikabel zu machen. Theoretisch ist das selbstverständlich. In der Praxis finden sich jedoch zu viele Beispiele, in denen wirklich sinnvolle Funktionen nicht genutzt werden", resümiert Ceyoniq-Geschäftsführer Ferling.