Dokumenten-Management

DMS erobert den Mittelstand

25.02.2009
Von RAAD Research
Das Thema Dokumentenmanagement-Systeme spielt eine zunehmend wichtige Rolle in deutschen Unternehmen. Während früher hauptsächlich Großunternehmen die Nachfrager waren, ist implementieren immer mehr Mittelständler DMS.

Die Unternehmen müssen nicht nur gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf Archivierung und Sicherung von Unternehmens- und Produktdaten erfüllen, auch auf das papierlose Büro wird immer wieder als kostensparende Arbeitsform verwiesen. Allerdings ist das Thema DMS für Anwender nicht immer leicht zu überschauen. Unterschiedliche Begriffswelten der verschiedenen Anbieter lassen den Markt auch heute noch schwer durchdringbar und heterogen erscheinen, wie schon die Vorläufer einer aktuellen RAAD-Studie zum Thema DMS zeigten.

Eindeutig ist das Ergebnis hinsichtlich des hohen Verbreitungsgrades von DMS-Systemen bei Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern. Mehr als zwei Drittel dieser Firmen setzen hier inzwischen DMS-Systeme ein.

So viele Mitarbeiter haben DMS-Anwender.
So viele Mitarbeiter haben DMS-Anwender.
Foto: RAAD Research

In der Regel investieren zunächst größere Unternehmen in neue Softwaretechnologien und kleinere sowie mittelständische Unternehmen ziehen in der Masse nach, wenn die Technologie ausgereift und dadurch weniger risikobehaftet ist. Die aktuelle RAAD-DMS-Studie wurde Ende 2008 in Zusammenarbeit mit ELO Digital Office GmbH durchgeführt und diesmal wurden explizit auch kleinere und mittelständische Unternehmen nach dem DMS-Einsatzstatus befragt. Insgesamt standen 429 IT-Leiter für ein Interview zur Verfügung. Mehr als 50 Prozent der befragten Unternehmen beschäftigten weniger als 1000 Mitarbeiter.

Das Ergebnis zeigt, dass DMS mittlerweile über alle Unternehmensgrößen hinweg ein wichtiges Softwareinvestitionsfeld geworden ist und auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen im vollen Umfang angekommen ist. Insgesamt 56 Prozent der Unternehmen setzen aktuell eine DMS-Standardsoftware ein. Nur etwa drei Prozent gaben an, eine Eigenentwicklung einzusetzen.

Interessant ist hierbei auch, mit welcher Dynamik Dokumentenmanagement-Software Einzug in die Unternehmen hält. Allein in den vergangenen vier Jahren wurden über 50 Prozent der aktuellen DM-Systeme in den Unternehmen eingeführt. Ein zweistelliges Wachstum kann sogar seit 2003 beobachtet werden. Dieser Trend wird sich auch in Zukunft weiter fortsetzen.