Dokumenten-Management-Systeme

DMS boomt im Mittelstand

08.01.2011
Von Bernhard Zöller
Der Markt für Dokumenten-Management-Systeme ist in Deutschland weiterhin stark fragmentiert. Das Werben um den Mittelstand erfolgt inzwischen nicht nur über Preise, sondern über einen Wettlauf bei Funktionen.

Der Markt für Dokumenten-Management- und elektronische Archivierungssysteme (DMS) boomt. Die Ursachen liegen in den wachsenden Problemen im Umgang mit Dokumenten aller Art: Waren in der Vergangenheit die spezifischen Probleme von Papier, vor allem die hohen Ablagekosten und der schwerfällige Zugriff, sowie die mangelnde IT-Integration Auslöser für DMS-Projekte, so treten in den letzten Jahren neue Anforderungen im Zusammenhang mit elektronischen Unterlagen in den Vordergrund.

Der Markt für Dokumenten-Management- und elektronische Archivierungssysteme (DMS) boomt.
Der Markt für Dokumenten-Management- und elektronische Archivierungssysteme (DMS) boomt.
Foto: Blend Images/Fotolia

Die anschwellende Flut bereits in digitaler Form vorliegender Dokumente verteilt sich häufig auf eine unkontrollierbare Vielzahl von Systemen und Ablagen: Lokale PC-Festplatten, File-Server, E-Mail-Systeme und Dateiablagen von Fachanwendungen dienen hierbei als Repositories. Das dezentrale Verwaltungschaos findet seinen Höhepunkt auf vielen Netzlaufwerken, die den Eindruck erwecken, sie seien von „digitalen Messies“ verwaltet. Die Speicher werden mit Dateien gefüllt, die entweder da nicht hingehören und von anderen Mitarbeitern dort auch nicht gefunden werden können.

Ordnungssysteme, also Regeln und Strukturen, nach denen abgelegt werden soll, existieren häufig nicht oder werden - weil zu komplex - ignoriert. Speicherplatz ist aber nur vermeintlich billiger als eine disziplinierte Ablage und in Wahrheit zumeist teurer, weil die mit der mangelnden Ordnung und den manuellen Prozessen einhergehenden hohen Kosten nicht transparent sind.

Die „vollständige Akte“, also die gesammelte Prozessdokumentation als Basis der Prozessbearbeitung aber auch zur Wahrung der einfachen, belastbaren Auskunftsfähigkeit und zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit ist schon lange verloren gegangen. Bei Anwendern, die sich dieser Problematik bewusst sind bildet dies dann häufig auch die Triebfeder zur Einführung einer DMS-Lösung. Dass in vielen Fällen auch die Revision oder die Finanzverwaltung eine Besserung des Mangels an Ordnungsmäßigkeit fordert, verstärkt den Trend.

Haben sich früher vor allem Großanwender DMS-Systeme geleistet, die bezüglich den Mengen und Häufigkeiten auch entsprechende Skaleneffekte ausnutzen konnten, so führte der Preisverfall der für DMS-Lösungen notwendigen Hardware- und Infrastrukturkomponenten zu einer höheren Attraktivität der Systeme auch im Mittelstand und in kleineren Organisationen. Vor allem die dramatisch gesunkenen Kosten für Archivspeicher, schnelle Server sowie für ausreichend dimensionierte Netze im LAN und WAN-Bereich trugen dazu bei. Ursächlich für diese Marktentwicklung ist auch der besonders in Deutschland sehr dichte Wettbewerb, der nicht nur zu einem Preis-, sondern vor allem auch zu einem sehr intensiven Funktionswettbewerb geführt hat.

Der Markt für KMU-Lösungen hat im DMS-Segment zwischenzeitlich den Markt für Großunternehmen überholt, die Umsatzzuwächse und Neu-Installationen sind vornehmlich im KMU-Markt zu verzeichnen, während Großunternehmen eher Konsolidierungsaufgaben zu bewältigen haben, um hierbei Abteilungslösungen in zentrale Systeme zu integrieren.

Viele Lösungen, auch der kleineren mittelständischen Hersteller, verfügen mittlerweile im Standard über umfassende Funktionen wie beispielsweise:

  • Eingangspost-, Ausgangspost-, E-Mail- und MS-Office-Archivierung;

  • Aktenverwaltung mit Werkzeugen zur Erstellung von Aktenmodellen;

  • Abdeckung der Redaktionsprozesse für lebende Dokumente inklusive Vorlagenverwaltung, Versionierung und Automatismen (Erstellungs-Workflow) zur Abbildung komplexer Redaktions-, Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozesse;

  • Workflow-Funktionen für echte papierlose Prozesse mit Regelwerken zur Verteilung elektronischer Arbeit sowie Modellierwerkzeuge für Geschäftsprozesse und deren Integration in andere Fachverfahren; also Workflows in der Definition von Business-Process-Management (BPM);

  • Werkzeuge zur Retrieval-, Output- und Prozessintegration des DMS in unterschiedliche Hintergrundsysteme und Fachanwendungen;

  • Integrationswerkzeuge für Portalanwendungen wie SharePoint oder SAP-Portal;

  • Volltextsuche;

  • Customizing- und Programmierwerkzeuge zur individuellen Anpassung.

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