Digitale Prozessoptimierung

Digitale Transformation - nicht nur für Konzerne

Silvan Dolezalek ist Gründer und Geschäftsführer des Shopsystemherstellers und eBusiness Agentur CosmoShop GmbH.  Mit über 18 Jahren im Geschäft ist er zum Experten für eCommerce und webbasierten Anwendungen geworden. Sein Bild vom modernen Onlinehandel setzt sich zusammen aus der langjährigen Erfahrung, aktuellen Trends und Technologien sowie seiner Leidenschaft für zukunftsträchtige Shopkonzepte. Vor allem widmet er sich dem mobilen Kunden, Retail-Lösungen sowie der digitalen Transformation.
Der Einstieg und die kontinuierliche Umsetzung der internen Prozessoptimierungen ist oft nicht einfach. Wie behält man den Überblick, welche Strategie ist richtig und welche Grenzen gibt es?

"Unsere IT ist historisch gewachsen", das ist die häufigste Aussage, wenn man nach den Hintergründen fragt. Wie konnte es so weit kommen, daß große Anwendungen von nur einer Person und dann auch noch in Excel konstruiert wurden? Meist ist die Antwort einfach im Pragmatismus zu suchen. Oft werden hausinterne Projekte klein begonnen und dann immer weiter ausgebaut.
Häufig ist dann Excel auch der einfachste Ansatz, um mit wenig Aufwand zum Ziel zu kommen. Zudem hat jeder Excel im Einsatz und kennt sich damit aus. Statt einer Datenbank beziehungsweise proprietären Anwendung wird dann eben selbst eine Lösung erstellt. Das hat natürlich auch den Vorteil, daß keine hohen Budgets, kein Zeitverlust und keine firmeninternen Grabenkämpfe stattfinden müssen.

Eine übergeordnete Stelle, die einen Überblick zu allen im Unternehmen aktiv genutzten Software-Anwendungen hat, sollte vorhanden sein.
Eine übergeordnete Stelle, die einen Überblick zu allen im Unternehmen aktiv genutzten Software-Anwendungen hat, sollte vorhanden sein.
Foto: isak55 - shutterstock.com

Consultants haben dafür oft eine passende Bezeichnung parat: "Make or Buy" heißt es da oft. Wobei der richtige Weg sehr oft auf der Hand liegt. Vor allem bei größeren Unternehmen ist eine Umsetzung im eigenen Haus nicht umsetzbar. Fehlende Ressourcen, eine randvolle Roadmap und die daraus resultierende zeitliche Verzögerung machen es schlicht unmöglich selbst zu entwickeln.
Zudem gibt es fast in jedem Fall proprietäre Systeme, welche erprobte Workflows und sinnvolle Funktionen bieten.
Sobald die Anwendung unternehmenskritisch wird, das heißt bei einem Verlust der betreuenden Person oder der Anwendung selbst, sollte man sich Gedanken machen, alles auf stabilere Füße zu stellen.

Definieren Sie Anforderungen und Prioritäten

Jeder Softwareanbieter wird Sie nach einem Lastenheft oder konkreten Anforderungen fragen. Also beginnen Sie damit, Ihren gewünschten Funktionsumfang zu definieren. Oft erlebt man dabei zwei Extreme. Entweder werden nur sehr wenige Personen oder Abteilungen gefragt - oft aus Angst vor einer zeitlichen Verzögerung und einer Aufblähung des Projektes - oder es werden alle gefragt, was sich natürlich im Umfang des Dokumentes niederschlägt.
Dennoch sollte letzterer Weg eingeschlagen werden. Es ist immer vorteilhaft den Gesamtumfang zu kennen, bevor man mit einem IT Projekt beginnt. Zur Bewältigung des vermutlich recht hohen Funktionsumfanges sind nun Prioritäten zu definieren. Dabei sollte die erste Projektphase nicht zu umfangreich gestaltet sein. Erfahrungsgemäß kommen bei genauerer Betrachtung noch diverse Feinheiten, Anpassungen und neue Wünsche auf. Gemeinsam mit dem Softwareunternehmen können nun sinnvolle Schritte, die Gesamtarchitektur und ein Zeitplan aufgestellt werden.

Das Ende des digitalen Perfektionismus

Bei Einführung der neuen Software sind alle Feuer und Flamme. Jetzt geht es meist erst richtig los und die Begehrlichkeiten wachsen. Die Phantasie, Ideen und Inspiration der Benutzer beziehungsweise Abteilungen dringt in den letzten Winkel der Prozesse vor. Jeder möchte nun am besten alles online abgebildet haben. Es werden auch seltenste Einzelfälle berücksichtigt, die Mitarbeiterfluktuation vernachlässigt und damit Teile der Software ungenutzt und das System mit feingranularen Daten angereichert, die man im Tagesgeschäft nicht mehr aktuell halten kann. Das sind nur einige der Gefahren, die in der Praxis lauern, sofern man nicht eine Instanz oder Abteilung vorschaltet, die für Struktur und Übersicht sorgt.

Zentrales Single Sign On als Kontroll-Organ

Ein sehr elegantes Mittel ist dabei der SSO Host. Das heißt der für den Single Sign On zuständige Dienstleister oder die Abteilung kann sehr gut überblicken, welche Anwendungen mit welchem Nutzen angeschlossen werden. Ebenso können Softwareerweiterungen über diese zentrale Stelle koordiniert werden.